Så fungerar Visma Tid

För att ladda ner senaste versionen av ditt program och få personligt anpassad information om den eller de produkter du använder måste du vara inloggad.

Min sida innehåller följande delar:

För att få ut mesta möjliga av ditt program behöver du göra några grundläggande inställningar och ange vissa grunduppgifter.

Under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar gör du inställningar som gäller generellt för företaget. Här kan du exempelvis välja arbetsläge utifrån din typ av verksamhet. Läs mer om arbetsläget Redovisnings-/revisionsbyrå nedan.

När du är klar med företagsinställningarna är det dags att lägga upp dina register. Börja med att lägga upp medarbetare, kunder och standardaktiviteter. Därefter kan du enkelt skapa projekt för dina uppdrag.

Du väljer själv vilka inställningar och register som ska användas, men ju bättre förberett programmet är desto bättre uppföljning får du.

Bra att veta!

För att snabbt komma igång med ditt företags tidsregistrering kan du importera kund-, projekt- och artikelregister från Visma Administration eller Visma Compact. Har du kund- och/eller projektregister från något annat program kan du importera dem via en textfil.

Inställningar för redovisnings- och revisionsbyråer

Du kan välja att ställa in programmet för redovisnings- och revisionsbyråer. Det innebär att du får tillgång till fler fält och funktioner som är anpassade utifrån den här branschens behov.

Om du arbetar med Visma Byråstöd kan du exportera kundregistret därifrån till Visma Tid. När du sedan ska uppdatera eller lägga till kunder behöver du bara göra det i Visma Byråstöd, eftersom kundregistret synkroniseras mot Visma Tid. Integrationen möjliggör även export av faktura- och bokföringsunderlag från tidprogrammet till Visma Byråstöd.

Med tidsregistreringen säkrar du att alla timmar finns på bordet när det är dags att fakturera. Med hjälp av olika inmatningslägen är det enkelt att registrera den tid du lägger ner på arbete åt dina kunder, interna möten och fortbildning. Dessutom kan du lägga in ordinarie arbetstid, övertid och restid.

Med hjälp av inställningarna väljer du själv vad som ska anges vid registreringen, exempelvis kund, projekt och aktivitet.

I utläggsregistreringen kan du registrera både privata utlägg som ska med på löneunderlaget och utlägg som ska med på fakturaunderlaget, till exempel resekostnader och förbrukningsmaterial.

Bra att veta!

De anställda registrerar normalt sin egen tid, men den som har behörigheten Administratör kan även registrera tid åt andra.

Programmet skapar faktura- och bokföringsunderlag från de uppgifter som lämnas vid tidsregistreringen. Innan du exporterar underlagen till ditt ekonomiprogram har du möjlighet att kontrollera och eventuellt justera de tider som registrerats. Du kan även ändra inställningar för vad som ska visas på fakturorna.

Faktura- och bokföringsunderlagen kan föras över till Visma Administration eller Visma Compact via fil. Du kan även välja att exportera fakturaunderlagen som orderunderlag, vilket innebär att de istället importeras som order i ditt ekonomiprogram. Det kan vara användbart om du har behov av att samlingsfakturera.

Bra att veta!

När du skapar faktura- och/eller bokföringsunderlag i Visma Tid kan du få en varning om att prissättning saknas. I bilden som dyker upp talar programmet om vilket projekt och vilken kund prisvarningen gäller för.

När det är dags för lönebearbetningen kan du kontrollera, justera och attestera dina medarbetares tidrapporter. Därefter kan du välja att skriva ut tidrapporter och löneunderlag.

För att slippa dubbelarbete och underlätta lönearbetet kan du exportera dina löneunderlag till Visma Lön 300/600. Du importerar löneunderlagen i samband med att en ny lönekörning ska skapas eller till en befintlig lönekörning. För varje importerad anställd uppdateras kalendariet i löneprogrammet. De tidkoder som du använder i Visma Tid är kopplade till de snabbval och lönearter som används i Visma Lön 300/600. Genom denna koppling sparar du både tid och minskar risken för felregistrering vid lönekörningen.

Bra att veta!

Löneunderlag kan skapas, redigeras och attesteras av de medarbetare som har behörigheten Administratör. En medarbetare som är löneansvarig i kombination med behörigheten Projektansvar eller Kundansvar, får kontrollera och attestera sina underordnades tider, men inte skapa löneunderlag.

I programmet finns en utskriftscentral och en rapportgenerator.

Utskriftscentralen innehåller ett stort antal färdiga rapporter som du kan använda för uppföljning av olika slag. Vill du skapa egna rapporter gör du det i rapportgeneratorn. De rapporter som du skapar hamnar i utskriftscentralen.

När du vill skriva ut en rapport har du flera utskriftsval, till exempel kan du skriva ut till en pdf- eller excel-fil. Vill du mejla rapporten väljer du alternativet E-post.

Bra att veta!

I kund- respektive projektregistret finns en användbar flik som heter Statistik/Spårning. Här kan du snabbt ta fram aktuell statistik för en kund eller ett projekt, eller se vad som ingått i ett visst fakturaunderlag.