Kom igång med Visma Tid

Här följer ett förslag till arbetsordning som du kan följa när du börjar arbeta med Visma Tid. Ordningen i navigeringsfönstret visar i vilken ordning registren bör uppdateras.

De fyra första stegen gäller uppläggning av företaget, medarbetare samt hur du anpassar programmet för din verksamhet. Resten av stegen gäller uppläggning av övriga register. Vilka register som är aktuella beror på vilka register du vill arbeta med. Det är exempelvis inte tvingande att arbeta med projekt.

I avsnitten Exempel: Mindre tjänsteföretag och Exempel: Redovisningsbyrå finns exempel på hur mindre tjänsteföretag respektive redovisningsbyråer kan lägga upp sin tidsredovisning i Visma Tid.

Steg 1: Skapa nytt företag

Det första du måste göra är att skapa ett nytt företag. Du kan skapa ett nytt företag helt från början eller att skapa företag från säkerhetskopia. Läs mer i avsnitten Skapa nytt företag och Skapa företag från säkerhetskopia.

Steg 2: Lägg in medarbetare

Börja med att lägga upp dig själv i medarbetarregistret med rollen Administratör. Lägg sedan upp övriga medarbetare. För att lägga upp ny medarbetare väljer du Register - Medarbetare m m - Medarbetare och klickar på knappen Ny. Läs mer om de olika fälten i avsnittet Medarbetare, detaljinformation.

Steg 3: Gör personliga inställninar

Gör personliga inställningar. De inställningar som görs under Arkiv - Personliga inställningar gäller för den inloggade användaren. Läs mer i avsnittet Personliga inställningar.

Steg 4: Anpassa programmet till din verksamhet

I företagsinställningarna ser du vilka inställningar som är aktiva. Det är endast medarbetare med rollen Administratör som kan ändra inställningarna. Gå igenom alla menyer under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar och gör aktuella inställningar. Läs mer i avsnittet Företagsinställningar, översikt.

Steg 5: Lägg upp standardaktiviteter

Om du har ett antal standardaktiviteter som används i många projekt, lägger du upp aktiviteterna under Register - Standardinställningar m m - Standardaktiviteter. Läs mer i avsnittet Standardaktiviteter, översikt.

Steg 6: Lägg upp standardprojekt

Lägg upp standardprojekt och välj om några standardaktiviteter ska kopplas till respektive standardprojekt (gäller enbart om du har valt företagstyp Redovisnings-/revisionsbyrå). Du lägger upp standardprojekt under Register - Standardinställningar m m - Standardprojekt. Läs mer i avsnittet Standardprojekt, översikt.

Steg 7: Lägg upp standardprislistor

Lägg upp standardprislistor och ange vilken prislista som ska föreslås då ny kund läggs upp. Standardprislistor läggs upp under Register - Standardinställningar m m - Standardprislistor. Läs mer i avsnittet Standardprislistor, översikt.

Steg 8: Lägg in befintliga kunder

Nästa steg är att lägga upp befintliga kunder i kundregistret. Du kan antingen exportera en fil från Visma Administration, Visma Compact innehållande kundregistret som du sedan kan läsa in till Visma Tid, eller uppdatera registret manuellt. Läs mer i avsnitten Kunder, översikt och Importera kundregister till Visma Tid.

Steg 9: Lägg in befintliga projekt

Nu är det dags att lägga upp nya projekt. Du kan antingen importera projektregister från Visma Administrationeller Visma Compact, eller uppdatera registret manuellt. Koppla projekten till kund, välj typ av bearbetning och ange prissättningsmetod samt typ av fakturering för projekten. Läs mer i avsnitten Projekt, översikt och Importera projektregister till Visma Tid.

Om du vill arbeta med projektkategorier i din redovisning och vill ha möjlighet att göra urval på dessa för olika rapporter i Visma Tid, lägger du in dem i registret Projektkategorier och väljer in dem på dina projekt. Läs mer i avsnittet Projektkategorier, detaljinformation.

Om du arbetar med utökad integration med Visma Administration kan du lägga upp nya projekt i Visma Tid som automatiskt uppdaterar projektregistret i Visma Administration. Läs mer om utökad integration i avsnittet Utökad integration med Visma Administration.

Steg 10: Lägg in återkommande utlägg

I det här steget lägger du upp återkommande utlägg/material du vill kunna välja in vid registrering. Det kan antingen vara sådana utlägg som ska faktureras kund (utlägg som ska finnas med på fakturaunderlaget), eller privata utlägg som ska ersättas (utlägg som ska finnas med på löneunderlaget). Läs mer i avsnitten Utlägg/Material, översikt och Utlägg/material, detaljinformation.

Steg 11: Anpassa tidkoder

De tidkoder du vill kunna arbeta med lägger du upp i registret Tidkoder. Tidkod anges per registrering för att visa om arbetad tid avser normaltid, restid, övertid etc, eller om registreringen avser frånvaro, t ex semester eller sjukdom. Läs mer i avsnittet Tidkoder, översikt.