Importera projektregister till Visma Tid
Du kan importera ett projektregister till Visma Tid från en annan källa, t ex en fil du har exporterat från Visma Administration eller Visma Compact. Projektansvarig är ett obligatoriskt fält i Visma Tid. Om det inte finns någon projektansvarig angiven i den fil som importeras läggs den inloggande användaren in som projektansvarig.
Om du vill att den medarbetare som står som ansvarig för projektet i Visma Administration eller Visma Compact ska stå som projektansvarig i Visma Tid, måste det finnas en signatur i fältet Ansvarig på projektet i Visma Administration som motsvarar medarbetarens signatur i Visma Tid.
Obs!
Om du både vill importera projekt- och kundregistret från Visma Administration måste du importera kundregistret först och därefter projektregistret.
Obs!
För att importen ska fungera krävs det att du först har exporterat registret från Visma Administration eller Visma Compact. Läs mer i avsnittet Exportera register från Visma Administration/Visma Compact.
Om du redan har lagt in poster i Visma Tid rekommenderar vi att du tar en säkerhetskopia innan du gör importen.
Gör så här för att importera projektregister till Visma Tid:
- Se till att den senaste versionen av projektregistret är exporterad till en fil från Visma Administration eller Visma Compact och att den är placerad i importmappen för Visma Tid (normalt C:\Users\Public\Documents\SPCS\Tid\xxxxxx-xxxx). Den sista mappen i sökvägen är företagets organisationsnummer.
- Välj Arkiv - Importera register - Importera projektregister.
Nu visas t ex:
- Markera den fil som innehåller det projektregister du vill importera. Vid behov kan du bläddra dig fram till en annan sökväg.
- Klicka på Öppna.
Nu sker en kontroll av att det företagsnamn och organisationsnummer som finns angivet i Visma Tid stämmer överens med det som finns angivet i importfilen. Skulle företagsnamnet inte stämma får du upp följande dialogruta. Om det är organisationsnumret som inte stämmer får du ett liknande meddelande.
Obs!
Båda dessa meddelanden kan vara en indikation på att du importerar fel fil. Gör en extra kontroll av det verkligen är rätt fil du importerar innan du går vidare.
- Klicka på OK om du vill gå vidare. Välj annars Avbryt.
Nu öppnas den fil du har valt att importera. Så här kan det se ut om du importerar en XML-fil:
Här matchar du fälten i det register du importerar med motsvarande fält i Visma Tid.
- Kontrollera kopplingarna mellan Fält i fil och Fält i register. Eftersom du importerar en fil från Visma Administration ska du inte behöva göra några ändringar, men det kan ändå vara bra att kontrollera kopplingarna. Om du behöver göra ändringar markerar du raden du vill ändra i kolumnen Fält i register. Klicka sedan på listpilen i fältet för att öppna listan med möjliga alternativ. Läs mer i avsnittet
Dialogrutan Import av register, detaljinformation.
- Spara eventuella ändringar i kopplingarna till befintlig importmall eller som en ny importmall, genom att välja Spara som. Ange sedan ett nytt filnamn eller behåll det befintliga. Om du anger ett nytt filnamn skapas en ny importmall. Klicka på knappen Hämta för att se vilka importmallar du har att välja mellan. Nästa gång du importerar registret kommer den senast använda importmallen att föreslås.
- Klicka på Kontrollera för att kontrollera att importfilen är korrekt. Nu visas en avstämningslista. Eventuella felmeddelanden måste åtgärdas innan du kan starta importen. Du kan välja att skriva ut avstämningslistan till skrivare, pdf-fil eller att skicka som e-post.
- Klicka på Stäng för att stänga avstämningslistan och fortsätta.
- Klicka på Importera.
Nu importeras posterna till projektregistret i Visma Tid. Om det vid importen visar sig att något behöver åtgärdas visas en varningslista. Läs mer i avsnittet Varningslista vid import av register.
Obligatoriskt fält i filen är Kundansvarig. Saknas en kundansvarig för en eller flera kunder kommer programmet att föreslå den inloggade administratören som kundansvarig för dessa kunder. När importen är klar kan du spara importmallen för att vid ett senare tillfälle hämta upp mallen. Du kan då välja att uppdatera fälten i kundregistret i Visma Tid från en ny textfil skapad av ditt program.
Alla dina kunduppgifter från importen är nu överförda till Visma Tid. Här du kan fortsätta som vanligt med att exempelvis lägga in aktiviteter och ytterligare uppgifter.
Efter importen bör du gå igenom alla importerade projekt och kontrollera om du behöver komplettera med något, exempelvis projektdeltagare, typ av bearbetning och prissättning.
Obs!
Om du efter importen gör ändringar av exempelvis projektansvarig i projektregistret i Visma Tid, exporterar projektregistret från Visma Administration och sedan gör om importen i Visma Tid, så skrivs dessa ändringar över. Den inloggade användaren i Visma Tid läggs då in som projektansvarig. Om du har lagt in en signatur fältet Ansvarig på projektet i Visma Administration som motsvarar medarbetarens signatur i Visma Tid, så läggs istället den medarbetaren in som projektansvarig i Visma Tid. Du kan också välja att lämna fältet Projektansvarig i dialogrutan Import av projekt tomt, och sedan manuellt vill lägga in uppgift om projektansvarig i Visma Tid.
Se även
