Utökad integration med Visma Administration

Utökad integration är enbart aktuellt för dig som vill underhålla ditt kund- och projektregister i Visma Administration, från Visma Tid och för dig som vill hämta kostnader från leverantörsfakturor registrerade i Visma Administration1000/2000. Den utökade integrationen mellan Visma Tid och Visma Administration är en förutsättning för att vissa funktioner i Visma Tid ska kunna användas.

Funktioner vid utökad integration

Följande funktioner blir tillgängliga när den utökade integrationen är aktiverad:

Automatisk uppdatering av register i Visma Administration

Denna funktion innebär att du kan sköta all ändring och nyuppläggning av kunder och projekt i Visma Tid. När du sparar uppgifterna i Visma Tid uppdateras automatiskt motsvarande register i Visma Administration. Observera att det inte finns en omvänd koppling, d v s kunder och projekt som läggs upp i Visma Administration kan inte automatiskt uppdateras i registren i Visma Tid, utan detta får hanteras med hjälp av export och import av fil.

Använd priser på utlägg/material från Visma Administration

Denna funktion ger dig möjlighet att hämta priser från prislistorna i Visma Administration på utlägg du registrerat i Visma Tid. Detta kan vara aktuellt om du exempelvis har väldigt många artiklar i Visma Administration. Du kan då importera dem till registret Utlägg/Material i Visma Tid för att sedan använda dem i utläggsregistreringen. Samtidigt hämtas priset från aktuell prislista i Visma Administration. Läs mer i avsnitten Utlägg/Material, översikt och Utlägg, detaljinformation.

Hämta journalförda leverantörsfakturor från Visma Administration

Denna funktion ger dig möjlighet att hämta kostnader till Visma Tid från journalförda leverantörsfakturor som konterats på projekt i Visma Administration 1000/2000. Kostnaderna belastar då kund/projekt för uppföljning i Visma Tid och du kan även välja att vidarefakturera dem.

Denna arbetsgång beskriver de inställningar du behöver göra för att komma igång och använda den utökade integrationen mot Visma Administration. Vi rekommenderar dig att följa de olika stegen nedan.

Aktivera utökad integration med Visma Administration

Obs!

Det är mycket viktigt att du börjar med att exportera hela kundregistret och hela projektregistret från Visma Administration och importerar dessa till Visma Tid, samt ser till att alla uppgifter kommer med, innan du aktiverar den utökade integrationen. Annars kan du råka ut för att uppgifter som finns i Visma Administration men inte i Visma Tid, tas bort i Visma Administration, när du sparar posten i Visma Tid. Läs mer i avsnitten Exportera register från Visma Administration/Visma Compact och Importera register till Visma Tid.

Inställningar i Visma Administration

Gör följande inställningar i Visma Administration innan du aktiverar den utökade integrationen:

Välj Arkiv - Inställningar - Länder och ange vilka länder som är aktuella. Det underlättar vid uppdatering av kunduppgifter om du har samma innehåll i Visma Administration som i Visma Tid.

För att överföringen ska fungera så smidigt som möjligt bör alla medarbetare som har rollen kundansvariga i Visma Tid läggas upp i listan över referenspersoner i Visma Administration.

Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar. Under Företag - Referens/Attest ska de medarbetare som har rollen kundansvarig i Visma Tid läggas upp i listan över referenspersoner.

Obs!

Det är viktigt att medarbetarens signatur är densamma i Visma Administration som i Visma Tid.

Inställningar i Visma Tid

Gör följande inställningar i Visma Tid för att aktivera den utökade integrationen:

Välj Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar - Integration och fliken Visma Administration 1000/2000.
Lägg in sökvägen till ditt företag i Visma Administration. Läs mer i avsnittet Integration Visma Administration, detaljinformation.

Om du arbetar med Visma Tid i nätverk så måste du ange sökvägarna som nätverkssökvägar . Om du använder Visma Tid på en dator så går det även bra att ange en vanlig sökväg.

Nätverk

Enklaste sättet att få en korrekt nätverkssökväg för dina integrationsinställningar är att göra inställningen i Visma Tid från en dator där du redan har installerat en arbetsplatsinstallation av Visma Administration.

Samma nätverkssökväg, som Visma Administrations arbetsplats använder för att öppna företaget, föreslås då automatiskt även i Visma Tid när du klickar på knappen till höger om fältet för sökvägen.

Om du inte har möjlighet att göra inställningen i Visma Tid enligt ovan, klickar du på knappen till höger om fältet för sökvägen och bläddrar dig fram till den utdelade mappen som tillhör ditt företag i Visma Administration.

Du kan även skriva in sökvägarna direkt genom att exempelvis skriva: \\ServerNamn\SPCS_Administration\Företag\*företagsnamn*.

Inte nätverk

Arbetar du inte i nätverk har du Visma Administration installerat på samma dator som du har Visma Tid, då föreslås rätt sökvägar när du klickar på knappen till höger om fältet. Om du själv bläddrar fram sökvägen till företaget kan de se ut så här:

C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Företag\Ftg1

Under fälten för sökvägar i företagsinställningar kan du ange om du vill kunna hämta priser för registrerade utlägg/material från aktuell prislista i Visma Administration. Läs mer i avsnittet Integration Visma Administration, detaljinformation.

I kund- och projektregistret tillkommer nu inställningen Uppdatera posten i Visma Administration. Rutan är automatiskt markerad för alla nya kunder och projekt du lägger upp, men du får själv markera för befintliga kunder och projekt om du gör någon ändring. När du har gjort dina ändringar och väljer Spara, så sparas dina ändringar både i registret i Visma Tid och i Visma Administration.

Det är enbart externa kunder och vanliga projekt som kan uppdateras i Visma Administration. Om du i företagsinställningar valt att köra programmet som redovisnings-/revisionsbyrå, och du använder standardprojekt, uppdateras inte projekt skapade utifrån ett standardprojekt automatiskt i Visma Administration.

Hämta priser från Visma Administration

Du kan välja att hämta priser från Visma Administration för de artiklar som är upplagda i registret Utlägg/Material i Visma Tid. Själva hämtningen av aktuella priserna görs i samband med att du har gjort dina registreringar i utläggsregistret och klickar på knappen Hämta priser.

För att detta ska fungera krävs följande:

Nödvändiga inställningar för den utökade integrationen med Visma Administration måste vara gjorda under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsintällningar på sidan Integration, fliken Visma Administration. Här måste du även markera Använd priser på utlägg/material från Visma Administration, vilket gör att kolumnen Använd pris från Visma Administration visas i registret Utlägg/Material.
I registret Utlägg/Material måste varje post vara kopplad till rätt artikelnummer i Visma Administration. Detta görs i fältet Koppling till art nr.
De artiklar för vilka du vill hämta priser från Visma Administration måste ha en bock i kolumnen Använd pris från Visma Administration.
Själva hämtningen av aktuella priser görs sedan i utläggsregistreringen i samband med att du registrerat dina utlägg/material och därefter klickar på knappen Hämta priser. Rätt pris hämtas utifrån vilken prislista som gäller för den aktuella kunden och artikeln enligt inställningar gjorda i Visma Administration.

De priser som hämtas är inklusive de rabatter som finns angivna i Visma Administration. Stafflade priser hämtas inte från Visma Administration.

Hämta leverantörsfakturor från Visma Administration 1000/2000

Du kan välja att hämta kostnader som bokförts på projekt på leverantörsfakturor från Visma Administration. Hämtningen görs från utläggsregistreringen genom att du klickar på knappen Hämta lev.fakturor.

För att detta ska fungera krävs följande:

Nödvändiga inställningar för den utökade integrationen med Visma Administration måste vara gjorda under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsintällningar på sidan Integration, fliken Visma Administration.
Markera sedan rutan Hämta journalförda lev. fakturor fr o m löpnummer och skriv in löpnumret.
Om det inte finns några artiklar på leverantörsfakturan väljer du till vilken Typ av utlägg kostnader bokförda på ett bokföringskonto eller ett kontointervall ska kopplas. Du kan även koppla konton i ett intervall till ett gemensamt utlägg.

När du aktiverat funktionen skrivs automatiskt kontointervallet 4000-8999 in i kolumnen Konto. I kolumnen Typ av utlägg kopplas intervallet till utlägget Leverantörskostnader som också skapas automatiskt. Uppgifterna visas som ett exempel men går att ta bort och ändra.

Du kan göra ett påslag med en procentsats på kostnader som hämtas via koppling till konto. Skriv in procentsatsen för påslaget i kolumnen Påslag i %.

Procentsatsen används som standardförslag men går att ändra i utläggsregistreringen.

Välj om artiklar som inte är lagerartiklar ska kopplas till ett utlägg i Visma Tid eller registreras rad för rad. Även här kan du ange med vilken procentsats du vill öka kostnaden. Lagerartiklar som hämtas från leverantörsfakturor registreras alltid rad för rad.
Du måste ha valt kund på projektet i Visma Administration innan du kan hämta leverantörsfakturor till ett projekt.

När du ska hämta leverantörsfakturor går du till Utläggsregistrering och klickar på knappen Hämta lev. fakturor. Kostnaderna hämtas enligt de inställningar du gjort i programmets Företagsinställningar. Om du valt att använda priser från Visma Administration hämtas dessa samtidigt.

Fält som är längre i Visma Tid

Det finns några fält där du kan använda fler tecken i Visma Tid än i Visma Administration. I sådana fält kan du inte använda fler tecken än vad Visma Administration tillåter, för att kunden eller projektet ska kunna sparas. Om du lägger in för många tecken i ett fält får du ett meddelande om det så att du kan ändra uppgiften och spara på nytt.

Följande fält i kundregistret är längre i Visma Tid än i Visma Administration. I tabellen ser du hur många tecken du maximalt får använda när du lägger upp en kund i Visma Tid, för att kunden ska kunna sparas.

Fält	Antal tecken
Kundnr	16
Org nr	14
Postadress	35
Postadress2	35
Besöksadress	35
Postort	24
Referens	24
E-post	40
Säljare/Kundansvarig	8+25

Följande fält i projektregistret är längre i Visma Tid. I tabellen ser du hur många tecken du maximalt får använda när du lägger upp ett projekt i Visma Tid, för att projektet ska kunna integreras.

Fält	Antal tecken
Ansvarig	20
Kontaktperson	20

Se även

Integration Visma Administration, detaljinformation