Anställd
Skapa eller redigera avtal
Detta avsnitt gäller bara dig som är löneadministratör och arbetar i Visma Lön 300 eller Visma Lön 600.
Om du arbetar i Lön gör du alla inställningar för avtal där. I Anställd kan du bara se vilka inställningar som är gjorda. Läs mer i avsnittet Löneinställningar.
Alla anställda som arbetar måste ha ett avtal eftersom det bland annat styr reglerna kring hur flextid, OB, övertid och komptid ska beräknas.
När du arbetar med Visma Lön 300/600 görs inställningar för avtal i Anställd, men vissa uppgifter hämtas från löneprogrammet. Läs mer i avsnittet Redigera uppgifter för anställd.
Så här gör du för att skapa eller redigera avtal.
Ett avtal kan redigeras så länge det inte används av någon anställd eller ligger i en klarmarkerad eller låst period.
- Välj Avtal.
- Markera det aktuella avtalet om du vill redigera avtal eller klicka på Skapa nytt om du vill skapa ett nytt avtal.
- Fyll i eller ändra Benämning.
Eftersom ett avtal kan användas till flera anställda är det bra om avtalets benämning är en beskrivning av dess upplägg, till exempel Tjänsteman utan flexhantering.
- Välj eller ändra inställning under Typ av avtal.
Avtalstypen Ej specificerat i Visma Lön 300/600 motsvaras av det heter Tjänsteman och Hotell och Restaurang i Anställd.
- Gör inställningar under Tidsregler, OB-regler och Övertidsregler.
Tidsregler
Det är bara om du arbetar i Visma Lön 300/600 som du gör inställningar för tidsregler i Anställd. Om du arbetar i Lön gör du istället inställningarna på fliken Tidsregler när du skapar eller redigerar avtal där. Läs mer i avsnittet Skapa eller redigera avtal.
Hantera flextid och Hantera tidssaldo kan inte vara aktiva samtidigt.
Hantera flextid
Flextid ger medarbetarna möjlighet att variera sin arbetstid. Saldot för dagen ackumuleras och sparas som flexsaldo. Saldot för flextiden visas inte i lönefunktionen utan i kalendern i Anställd.
Flextid kan inte användas för anställda med timlön, månadsavlönade med oregelbunden arbetstid eller anställda med förtroendetid.
Gör så här om avtalet ska hantera flextid:
- Välj fliken Tidsregler.
- Markera Hantera flextid om det ska hanteras i avtalet.
- Skriv in timmar och minuter i fältet Flextiden får inte understiga.
- Skriv in timmar och minuter i fältet Flextiden får inte överstiga.
Flextid utanför gränsen visas med röd text i kalendern.
Hantera tidssaldo
Tidssaldo ger medarbetarna möjlighet att variera sin arbetstid. Saldot för avvikelseperioden ackumuleras och genererar ett löneavdrag eller överföring till kompsaldo på lönespecifikationen.
Tidssaldo kan inte användas för månadsavlönade med oregelbunden arbetstid eller anställda med förtroendetid.
Gör så här om avtalet ska hantera tidssaldo:
- Välj fliken Tidsregler.
- Markera Hantera tidssaldo om det ska hanteras i avtalet.
Avdrag görs med lönearter av typen Övrig frånvaro - Avdrag, Övrig frånvaro - Timavdrag, semestergrundande. Kompsaldot visas med lönearter av typen Tidbank - Komptid uppräkning på lönespecifikationen.
Hantera stämplingsavrundning
Stämplingsavrundning innebär att företaget kan sätta en gräns för hur många minuter före och efter den anställde får stämpla in och ut i förhållande till sitt arbetsschema. Tid arbetad före eller efter denna gräns kommer inte att räknas som arbetad tid, såvida det inte är övertid.
Gör så här om avtalet ska hantera stämplingsavrundning:
- Välj fliken Tidsregler.
- Markera Hantera stämplingsavrundning om det ska hanteras i avtalet.
- Skriv in antal minuter i fälten Före ordinarie arbetstid och Efter ordinarie arbetstid.
Exempel
Om den anställde ska jobba 08.00-17.00 enligt arbetsschemat och stämplingsavrundningen är 10 minuter, innebär det att stämplingar 10 minuter före och efter arbetstiden inte kommer att räknas som arbetad tid. Om den anställde exempelvis börjar jobba kl 07.45 visas en varning den aktuella dagen. Den anställde eller löneadministratören kan ändra registreringen till ett värde inom stämplingsavrundningen.
OB-regler
Gör så här om avtalet ska hantera obekväm arbetstid:
- Välj fliken OB-regler.
- Markera Hantera OB.
I listan under OB-regler finns förslagna perioder utifrån vald typ av avtal. Så länge avtalet inte används av någon anställd eller ligger i en klarmarkerad eller låst period kan du lägga upp egna perioder, anpassa start- och sluttid och välja vilken OB-typ som ska gälla för perioden.
Om starttid ska vara vid midnatt anges tiden i formatet 00:00. Om sluttid ska vara vid midnatt anges tiden i formatet 24:00.
När du skapar nytt avtal och rutan Hantera OB är markerad kommer OB-regler enligt den typ av avtal du har valt att föreslås. Så länge avtalet inte används av någon anställd kan du enkelt lägga till/ta bort och ändra OB-regler så att det passar företaget. OB-timmar utfaller under schemalagd arbetstid för en månadsavlönad och under betald tid för en timavlönad. OB-timmarna förs automatiskt över till löneprogrammet vid synkroniseringen.
Om olika regler är valda för hel eller del av period, väljer Anställd den regel som ger högst ersättning.
I avsnittet Beskrivning av perioder när du skapar nya avtal beskrivs de fördefinierade inställningarna för olika perioder.
Lägg till/ta bort period
När du skapar ett nytt avtal eller redigerar ett avtal som inte används av någon anställd, visas kolumnen Lägg till/ta bort period.
Lägg till period
Om du vill skapa en ny period klickar du på plustecknet på sista raden. Då läggs en ny rad till. Klicka sedan på pennan på den nya raden. Välj fliken Skapa ny och skriv in benämning och datum för den nya perioden. I avsnittet Beskrivning av perioder när du skapar nya avtal kan du läsa mer om de olika perioderna.
Det går bara att skapa egna perioder för händelser som infaller på samma datum varje år. För händelser där datumet inte är detsamma varje år måste de fördefinierade perioderna användas.
Ta bort period
Klicka på minustecknet i kolumnen Lägg till/ta bort period på raden för den period du vill ta bort.
Använd inställningarna för en period till en annan period
Om du vill använda inställningarna för en viss period i listan till en annan period, markerar du pennsymbolen vid den period du vill ändra. I dialogrutan som öppnas markerar du sedan den period du vill använda inställningarna för och väljer Spara.
I listan Benämning kan du justera och ta bort perioder som du skapat. De perioder som är definierade av programmet går inte att justera eller ta bort.
Övertidsregler
Gör så här om avtalet ska hantera övertid:
- Välj fliken Övertidsregler.
- Markera rutan Hantera övertid.
Nu visas val för vilka övertidsregler som ska gälla för avtalet. Valen som visas här styrs av vilket avtal som är valt under Typ av avtal. Om olika regler är valda för hel eller del av period, väljer Anställd den regel som ger högst ersättning.I avsnittet Beskrivning av perioder när du skapar nya avtal beskrivs de fördefinierade inställningarna för olika perioder.
- Om avtalet ska hantera mertid anger du hur många minuter efter ordinarie arbetstid som mertid ska registreras.
- Ange hur många minuter efter ordinarie arbetstid som övertid ska registreras.
- Markera I pengar och/eller I komp beroende på hur den anställde ska kunna ta ut övertiden.
- Skriv in timmar och minuter i fälten Komptiden får inte understiga och Komptiden får inte överstiga.
- Markera Hantera mertid om avtalet ska hantera det.
- Markera Använd tvåtimmarsregeln om det ska hanteras.
Hantera mertid
Hantera mertid är markerat om det stöds av den typ av avtal som är valt. Mertid hanteras inte per automatik för deltidsanställda med oregelbunden arbetstid.
Använd tvåtimmarsregeln
Tvåtimmarsregeln innebär att om en anställd med regelbunden arbetstid arbetar övertid inom två timmar direkt före eller efter ordinarie arbetstid så beräknas övertiden som Övertid 1 i max två timmar. Därefter övergår den arbetade tiden till Övertid 2. Samma regler gäller om arbetspasset sträcker sig över midnatt. För anställda med oregelbunden arbetstid beräknas tiden som Övertid 2 direkt.
Exempel
En anställd med regelbunden arbetstid har ordinarie arbetstid kl. 8.00-17.00. Om den anställde arbetar 6.00-19.00 så beräknas övertiden så här:
| Övertid 1: | 2 timmar (kl. 6.00 - 8.00) |
| Övertid 2: | 2 timmar (kl. 17.00 - 19.00) |
Övertidsregler
Du kan anpassa start- och sluttid och vilken övertids- och komptyp som ska gälla för perioden i listan Övertidsregler.
Om starttid ska vara vid midnatt anges tiden i formatet 00:00. Om sluttid ska vara vid midnatt anges tiden i formatet 24:00.
Lägg till/ta bort period
När du skapar ett nytt avtal eller redigerar ett avtal som inte används av någon anställd, visas kolumnen Lägg till/ta bort period.
Lägg till period
Om du vill skapa en ny period klickar du på plustecknet på sista raden. Då läggs en ny rad till. Klicka sedan på pennan på den nya raden. Välj fliken Skapa ny och skriv in benämning och datum för den nya perioden. I avsnittet Beskrivning av perioder när du skapar nya avtal kan du läsa mer om de olika perioderna.
Det går bara att skapa egna perioder för händelser som infaller på samma datum varje år. För händelser där datumet inte är detsamma varje år måste de fördefinierade perioderna användas.
Ta bort period
Klicka på minustecknet i kolumnen Lägg till/ta bort period på raden för den period du vill ta bort.
Använd inställningarna för en period till en annan period
Om du vill använda inställningarna för en viss period i listan till en annan period, markerar du pennsymbolen vid den period du vill ändra. I dialogrutan som öppnas markerar du sedan den period du vill använda inställningarna för och väljer Spara.
I listan Benämning kan du justera och ta bort perioder som du skapat. De perioder som är definierade av programmet går inte att justera eller ta bort.
Restidsregler
Restid registreras vid tjänsteresor utanför schemalagd arbetstid. Om resan görs under schemalagd arbetstid räknas det in i arbetstiden och ska inte registreras som restid.
Hantera restid
När rutan är markerad kan de anställda registrera restiden på webben eller i appen Spiris Anställd och registreringarna förs över till löneprogrammet.
För att kunna använda funktionen i appen måste version 4.1.6 eller senare (iOS) eller 4.1.2 eller senare (Android) vara installerad.
Restidersättning betalas ut med tidsintervallet (min)
Ange det minsta antal minuter för tidsintervallet som måste uppfyllas för att restidsersättning ska betalas ut. Om restid registreras före och efter schemalagd arbetstid, ska tidsperioderna räknas ihop.
Exempel
30 minuter anges i fältet Restidersättning betalas ut med tidsintervallet.
-
Om den anställde registrerar 20 minuters restid före schemalagd arbetstid och 20 minuters efter schemalagd arbetstid kommer 30 minuter att räknas som restid. De resterande 10 minuterna räknas som restid utan ersättning.
-
Om den anställde registrerar 40 minuters restid före schemalagd arbetstid och 40 minuters efter schemalagd arbetstid, räknas 60 minuter som restid. Resterande 20 minuter räknas som restid utan ersättning.
Annan restidsersättning för helgdagar
Markera denna rutan om vill betala ut annan ersättning för restid under helgdagar.
-
Klicka på Spara.
Fältförklaringar
Typ av avtal
Avtalstypen Ej specificerat i Visma Lön 300/600 motsvaras av det heter Tjänsteman och Hotell och Restaurang i Anställd. Om du använder Visma Lön 300 finns det bara kopplingar till dessa avtalstyper.
Kopiera avtalet
När du redigerar avtal har du val för att kopiera avtal längst ner på sidan.
Ta bort avtalet
När du redigerar avtal har du val för att ta bort avtal längst ner på sidan. Observera att det inte går att ta bort avtal som används av någon anställd eller som ligger i en klarmarkerad eller låst period.
Koppla anställd till avtalet
Här kan du koppla anställd till avtal. Läs mer i avsnittet Koppla anställd till avtal.
