Inkoopfacturen goedkeuren

In bedrijven met meerdere medewerkers, of bedrijven die samenwerken met een accountantskantoor, kan het nuttig zijn om inkoopfacturen te kunnen goedkeuren of ter goedkeuring te kunnen verzenden in Visma eAccounting Pro. Degenen die de factuur moeten goedkeuren, kunnen dit in de webversie of in de Visma eAccounting-app doen. De goedkeurders moeten ook beschikken over toegangsrechten en een licentie voor Visma eAccounting.

Om inkoopfacturen ter goedkeuring te verzenden moet je die functie inschakelen. De instelling Inkoopfacturen moeten worden goedgekeurd kun je inschakelen bij Instellingen - Bedrijf, op het tabblad Boekhouding. Daar kun je ook Verzend e-mail naar goedkeurders van inkoopfacturen inschakelen en vastleggen wanneer de e-mail naar de goedkeurders moet worden verzonden.

Door op een van de koppen hieronder te klikken kun je meer lezen over de verschillende manieren waarop je deze functie kunt gebruiken.

Je kunt meerdere goedkeurders selecteren en bepalen in welke volgorde zij moeten goedkeuren. Deze goedkeuringsinstellingen vind je bij de crediteur. Als iemand een wijziging aanbrengt in een factuur die al is goedgekeurd, dan wordt de goedkeuringsworkflow opnieuw gestart en moeten degenen die hun goedkeuring al hadden gegeven dit opnieuw doen. Dit is van toepassing als je de goedkeuringsworkflows In deze volgorde en In willekeurige volgorde gebruikt. Als je echter voor Geen specifieke goedkeurder hebt gekozen, dan kun je wijzigingen aanbrengen zonder dat er opnieuw moet worden goedgekeurd.

Als je je inkoopfacturen wil laten controleren door andere medewerkers voordat deze worden geboekt, dan kun je ze ter goedkeuring verzenden.

  1. Selecteer Inkoop - Inkoopfacturen.
  2. Maak een nieuwe inkoopfactuur aan.
  3. Selecteer Verzend ter goedkeuring.

De inkoopfactuur wordt dan als concept bewaard en ter goedkeuring verzonden. De personen die de inkoopfactuur moeten goedkeuren, ontvangen een melding in Visma eAccounting of online.

Het is het makkelijkst om een factuur in de app weer te geven en goed te keuren, waardoor het niet nodig is om in de webversie in te loggen en de handelingen daar te verrichten. Als de factuur wordt afgekeurd, dan ontvang je een bericht met de reden voor de afkeuring.

Je kunt dit proces automatiseren door de instelling Verzend facturen automatisch ter goedkeuring bij de crediteurgegevens in te schakelen.

Je kunt kiezen welke toegangsrechten voor het goedkeuren de verschillende gebruikers moeten krijgen. Je vindt deze bij Instellingen - Toegangsrechten.

Onder Inkoop - Inkoopfacturen - Concept kun je je facturen filteren, zodat je kunt zien of er eventueel facturen zijn die op jouw goedkeuring wachten. Facturen die ter goedkeuring zijn verzonden, hebben de status Klaar voor goedkeuring. Het is het makkelijkst om een factuur in de app weer te geven en goed te keuren, waardoor het niet nodig is om in de webversie in te loggen en de handelingen daar te verrichten.

  1. Open de inkoopfactuur en controleer de gegevens.
  2. Selecteer, als alles correct is, Keur goed en boek (als je de laatste goedkeurder van de lijst bent) of Keur goed (als je niet de laatste goedkeurder van de lijst bent). De factuur komt dan bij Openstaand te staan.

Als je de factuur wil afkeuren, dan selecteer je Acties - Keur af, waarna een verplicht venster wordt getoond. In dit berichtenvenster geef je de reden op voor het afkeuren van de factuur.

Het goedkeuren van inkoopfacturen is vooral nuttig wanneer:

  • Je gebruikmaakt van een accountantskantoor waarbij zij jouw inkoopfacturen registreren en jij controleert of alle gegevens correct zijn voordat de facturen worden geboekt.
  • Je gebruikmaakt van een accountantskantoor waarbij jij de inkoopfacturen registreert en zij controleren of dit correct is gebeurd voordat de facturen worden geboekt.
  • Iemand je helpt met de administratie en voor jou de inkoop afhandelt, en jij wil controleren of de leveringen in orde zijn en dat alles op de facturen correct is voordat deze worden geboekt.

Bij Inkoop - Inkoopfacturen - Concept kun je met de knop Verwerk meerdere facturen kiezen of je meerdere inkoopfacturen tegelijk wil verzenden en goedkeuren.

  1. Selecteer de knop Verwerk meerdere facturen en de optie Verzend ter goedkeuring.

Alle inkoopfacturen met de status In behandeling worden getoond.

  1. Deselecteer in het dialoogvenster de facturen die je niet ter goedkeuring wil verzenden.
  2. Selecteer Verzend ter goedkeuring.
  1. Selecteer de knop Verwerk meerdere facturen en de optie Keur goed en boek.

Alle inkoopfacturen met de status Klaar voor goedkeuring worden getoond.

  1. Deselecteer in het dialoogvenster de facturen die je niet wil goedkeuren en boeken.
  2. Selecteer Keur goed en boek.

Verwante onderwerpen

Inkoopfacturen registreren
Toegangsrechten
Btw-aangifte goedkeuren

Zoekwoord: uitgaven, kosten, crediteurfactuur, crediteurenrekeningen, factuur boeken, aanschaf registreren