Instellingen voor automatische incasso inschakelen

1. Ga naar Instellingen - Kas- en bankrekeningen.

2. Selecteer de bankrekening waarop je de betaling van de automatische-incassofacturen wil ontvangen en selecteer Bewerk.

3. Markeer Automatische incasso.

4. Voer jouw Incassant-ID in. Als incasserende organisatie heb je dit identificatienummer bij het afsluiten van het incassocontract ontvangen van de bank.

5. We adviseren om de instelling Batchboeking in te schakelen. Bij batchboekingen betaalt de bank de incasso-opdracht als één totaalbedrag per batch op jouw bankrekening uit. Dit maakt het afstemmen eenvoudig.

6. De instelling Verzend direct naar bank bepaalt of de incasso-opdracht rechtstreeks naar de bank wordt verzonden, of als incassobestand op jouw computer wordt opgeslagen.

   Als de bank dit ondersteunt en deze functie in de bankomgeving is ingeschakeld, dan kun je Verzend direct naar bank inschakelen door Ja te selecteren. Na het verzenden van de opdracht moet deze nog wel in de bankomgeving worden geaccordeerd. Directe verzending is mogelijk bij Rabobank, ING en ABN AMRO. In andere gevallen staat deze instelling op Nee en kun je deze instelling niet handmatig aanpassen. De incasso-opdracht zal dan als SEPA XML-bestand naar de standaard downloadlocatie van jouw besturingssysteem worden geëxporteerd, waarna je dit bestand bij jouw bank kunt uploaden.

7. Selecteer Bewaar.

8. Selecteer OK als er een melding verschijnt om de overeenkomst voor de bankkoppeling goed te keuren. Als er geen melding verschijnt, dan kun je doorgaan met het vastleggen van de bedrijfsinstellingen voor automatische incasso.

9. Markeer vervolgens het aankruisvakje Ingeschakeld achter het desbetreffende rekeningnummer, bevestig de daaropvolgende melding voor het inschakelen en ga weer terug naar Visma eAccounting Standaard.

   Werk je met meerdere bedrijven in Visma eAccounting Standaard en komen de juiste rekeningen niet meteen naar voren? Gebruik dan de optie Bankkoppelingen voor alle bedrijven om alle rekeningen te tonen en daar de juiste rekening in te schakelen.

Op verkoopfacturen moet duidelijk worden aangegeven dat deze via automatische incasso zullen worden geïncasseerd. De tekst hiervoor leg je vast bij Instellingen - Bedrijf - Overige, in het veld Automatische incasso onder Documentteksten.

Als je werkt met het standaardrekeningschema van Visma eAccounting Standaard, dan wordt grootboekrekening 1245 automatisch gebruikt om facturen als betaald te markeren zodra het incassobestand is aangemaakt. In dat geval hoef je niets te doen. Als je echter met een aangepast rekeningschema uit een geïmporteerde Auditfile werkt, dan moet je de tussenrekening voor automatische incasso nog vastleggen. Ga naar Instellingen - Bedrijf - Standaardrekeningen en leg de gewenste rekening vast bij Tussenrekening automatische incasso.

Leg vervolgens de instellingen vast voor de debiteuren die je met automatische incasso gaat factureren. De meeste van deze instellingen weerspiegelen informatie uit de automatische incassomachtiging tussen jou en jouw debiteur.

1. Ga naar Verkoop - Debiteuren.

2. Klik op de desbetreffende debiteur en selecteer Bewerk.

3. Voer de IBAN van de debiteur in.

4. Selecteer Automatische incasso.

5. Leg de instellingen voor automatische incasso van de debiteur vast. Informatie over deze instellingen vind je bij Veldtoelichtingen in Debiteurgegevens bewerken.