Bedrijfsinstellingen

Het btw-nummer is voor zzp’ers in principe hun burgerservicenummer met de toevoeging B01. Voor grensoverschrijdende handel is er een btw-identificatienummer of internationaal EORI-nummer, bestaande uit 14 tekens, namelijk het btw-nummer, zo nodig aangevuld met voorloopnullen tot 9 cijfers, voorafgegaan door de landcode NL en gevolgd door een code van 3 tekens: B01 t/m B99. Speciale tekens zijn niet toegestaan. Het btw-nummer dat je hier invoert, komt op alle facturen aan jouw debiteuren te staan. Als je zonder btw factureert aan debiteuren in andere EU-landen, moet het btw-nummer van de debiteur op de factuur staan. De reden daarvoor is dat je van btw vrijgestelde leveringen moet aangeven bij de Belastingdienst via de ICP-opgaven.Als het btw-nummer van de debiteur niet op de factuur wordt vermeld, dan gelden de Nederlandse btw-regels.

Als de synchronisatie met Webshop is ingeschakeld, kun je ervoor kiezen de synchronisatie hier uit te schakelen. Als je het bedrijf opnieuw wil instellen (zie onder), moet je eerst de synchronisatie uitschakelen. Denk eraan dat als je de synchronisatie uitschakelt, je de betalingsvoorwaarden en de verzendwijze opnieuw aan je webshop moet toevoegen wanneer je de synchronisatie weer inschakelt.

Markeer deze optie als je de instellingen van dit bedrijf als sjabloon voor andere bedrijven wil gebruiken.

De volgende instellingen worden gekopieerd:

• instellingen voor boekstukcodering
• gebruik van kostenplaatsgroepen en projecten
• gebruik van Omschrijving regel
• afschrijvingsinterval
• rekeningschema
• standaardgrootboekrekeningen
• vasteactiva-categorieën
• verkoopcategorieën
• boekingssjablonen
• btw-codes

Je kunt je bedrijf opnieuw instellen door Stel opnieuw in te selecteren. De naam en identiteit van het bedrijf blijven behouden, maar de overige informatie, zoals boekhouding, facturen, debiteur- en crediteurgegevens, worden verwijderd. Die informatie kan niet worden teruggehaald.

Lees meer in Bedrijf opnieuw instellen.

Als je deze optie markeert, dan worden de velden voor btw-verlegging ingeschakeld. Btw-verlegging is verplicht als je bepaalde diensten verleent. De regeling is van toepassing wanneer je debiteuren factureert die geen btw mag worden berekend.

Markeer deze optie als je tussenhandelaar bent bij een ABC-transactie binnen de EU en als wat je factureert moet worden opgenomen in de ICP-opgaven.

Markeer Pas OSS-regeling toe (One Stop Shop) op het tabblad Facturering bij Instellingen - Bedrijf om de instellingen voor de OSS-regeling in te schakelen. Dan kun je de verkochte goederen en diensten die onder die regeling vallen boeken. De verkoop van deze goederen en diensten wordt bijgehouden en er wordt een aangifte voor de Belastingdienst aangemaakt. Om de aangifte correct te kunnen opstellen moet je ook een aankruisvakje markeren bij elk artikel dat bij de verkoop van deze goederen en diensten hoort. Lees meer over de OSS-regeling op de website van de Belastingdienst.

Markeer deze optie als je de prijs van een artikel zonder btw wil tonen wanneer je een factuur voor een particulier aanmaakt.

Als je deze optie markeert, dan wordt voor alle facturen en conceptfacturen de oorspronkelijke datum van de conceptfactuur gebruikt. Als je deze optie niet markeert, dan wordt de datum van de factuur verschoven en wordt deze gelijk aan de datum van de dag waarop je de factuur voltooit.

Voer het bedrag in dat je wil toevoegen wanneer je herinneringen verzendt.

Vink het vakje aan als je de eerste herinnering wil verzenden zonder incassokosten in rekening te brengen.

Vink E-invoices ontvangen aan als je wil dat jouw crediteuren je e-invoices kunnen sturen. Wanneer je een e-invoice ontvangt via Visma AutoInvoice, wordt de informatie in de inkoopfactuur automatisch toegevoegd aan het programma, waarna je de factuur zoals gebruikelijk kunt invoeren en voldoen. Voor elke e-invoice die je ontvangt, worden je kosten in rekening gebracht. Lees op visma.com meer over de prijzen voor het ontvangen van e-invoices.

Lees meer over de dienst in Visma AutoInvoice.

Jouw ID-nummer bij je serviceprovider wordt hier getoond. De velden Electronic ID en Serviceprovider dienen om jouw bedrijf te identificeren als afzender en ontvanger van e-invoices.

Mogelijk moet je deze informatie aan je crediteur verstrekken als die jouw gegevens niet bijvoorbeeld via Visma AutoInvoice kan opzoeken.

Lees meer over de dienst in Visma AutoInvoice.

De serviceprovider waarvan het bedrijf gebruikmaakt om elektronische documenten te verzenden, wordt hier getoond. De velden E-invoicingprovider en Electronic ID dienen om jouw bedrijf te identificeren als afzender van e-invoices.

Lees meer over de dienst in Visma AutoInvoice.

Als je gebruikmaakt van de scanservice van Visma AutoInvoice, dan worden inkoopfacturen die per post naar je worden gezonden, naar de scanservice gezonden in plaats van naar jou. De scanservice zet papieren facturen en pdf-facturen om in e-invoices en verzendt deze rechtstreeks naar jouw programma.

Markeer deze optie als je een e-mail wil ontvangen waarin staat dat er nieuwe e-invoices voor je klaar staan. Het e-mailadres dat voor deze meldingen wordt gebruikt, wordt ontleend aan het tabblad Algemeen van Instellingen - Bedrijf, maar je kunt dit op elk gewenst moment wijzigen. Je kunt ook aangeven of je deze meldingen elke keer wil ontvangen als er een e-invoice is binnengekomen of dat je de meldingen op dagelijkse of wekelijkse basis wil ontvangen, op voorwaarde dat er ook inderdaad e-invoices zijn binnengekomen. Als je ervoor kiest om de e-mails met de meldingen dagelijks te ontvangen, dan worden deze elke ochtend naar je verzonden. Als je de e-mails wekelijks wil ontvangen, dan worden deze op maandagochtend naar je verzonden. Als je geen keuze maakt, dan is de standaardinstelling dat je steeds een e-mail met een melding ontvangt wanneer er een e-invoice is binnengekomen.

Schakel het versturen van verkoopfacturen met betaallinks in als je QR-codes op jouw verkoopfacturen wil gebruiken en een betaalknop in de e-mail wil hebben die je met de verkoopfacturen verstuurt. Lees meer over de dienst in Betaallinks.

Door Sta bewerken van inkoopfacturen toe te markeren, maak je het mogelijk dat bepaalde wijzigingen rechtstreeks in de factuur kunnen worden aangebracht. Een inkoopfactuur kan worden bewerkt zolang deze niet is opgenomen in een btw-aangifte of een geblokkeerde periode. Lees meer in Inkoopfacturen annuleren of bewerken.

Markeer deze optie om een betalingsbestand te kunnen aanmaken voor inkoopfacturen. Lees meer in Inkoopfacturen betalen via een betalingsbestand.

Deze optie is alleen van toepassing als je een ingeschakelde bankkoppeling hebt waarbij inkoopfacturen automatisch naar de bank worden verzonden om te worden betaald. Als je Bevestig betalingen voordat betalingsbestand naar bank wordt verzonden markeert, dan kun je selecteren welke inkoopfacturen je voor betaling naar de bank wil verzenden.

Als je deze optie markeert, moet je de grootboekrekeningen voor je inkoopfacturen opgeven en vermelden of het bedrag als debet of als credit moet worden geboekt. De keuze maak je bij Instellingen - Bedrijf - Facturering. Je kunt de instelling op elk gewenst moment wijzigen.

Hier geef je op hoe vaak je btw-aangifte doet. Wanneer je je aangifte opstelt, worden op basis van deze instelling de gegevens voor de juiste periode opgehaald.

Als je de instelling wijzigt, dan heeft dat geen gevolgen voor btw-aangiftes die al zijn geregistreerd. Als je bent begonnen met een nieuwe btw-aangifte en vervolgens de instelling van de btw-periode wil wijzigen, dan moet je het venster Nieuwe btw-aangifte sluiten, de instelling bij Bedrijf - Boekhouding wijzigen, en daarna de btw-aangifte helemaal opnieuw aanmaken om ervoor te zorgen dat de wijzigingen worden opgenomen in de nieuwe aangifte.

Als je de periode wil wijzigen voor btw-aangiftes die al zijn geregistreerd, dan moet je die annuleren. Daarna wijzig je de instelling van de Aangifteperiode btw bij Bedrijf - Boekhouding. Vervolgens kun je nieuwe btw-aangiftes aanmaken met de nieuwe periodes.

Met de instelling Boekhouding geblok. t/m kan er een blokkade worden ingesteld voor alle boekingen in een boekjaar tot en met een bepaalde periode. Dit kan van belang zijn als er bijvoorbeeld geen wijzigingen meer mogen worden gemaakt in de periode die je al hebt gecontroleerd. Er kan nog wel worden geboekt op de laatste dag van het boekjaar. Als je een geheel boekjaar wil blokkeren, dan doe je dit bij Instellingen - Boekjaren en openingsbalans. De selectie van de periode in dit veld staat los van het wel of niet blokkeren van een geheel boekjaar via Instellingen - Boekjaren en openingsbalans - Bewerk - Blokkeer boekjaar.

De optie Kostenplaatsen inschakelen is in eerste instantie ingeschakeld. Dat betekent dat je in het menu bij Boekhouding - Kostenplaatsen kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen kunt toevoegen. Zie Kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen voor meer informatie over het werken met kostenplaatsgroepen.

Als je het vinkje bij Kostenplaatsen inschakelen verwijdert, worden alle instellingen voor kostenplaatsen uitgeschakeld. Dat betekent dat het volgende wordt verborgen:

• In het menu is bij Boekhouding de optie Kostenplaatsen niet meer te zien. Alle informatie die je bij kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen hebt ingevoerd, wordt bewaard voor het geval je Kostenplaatsen inschakelen weer wil inschakelen.
• Bij Verkoopfacturen, Inkoopfacturen, Aankoop met bon of Handmatig boekstuk worden geen kostenplaatsgroepen meer getoond.

Let op: Als je eerder met kostenplaatsen hebt gewerkt, dan blijven die nog altijd weergegeven op aangemaakte boekstukken.

Als de optie is geselecteerd, dan wordt iedereen die facturen registreert waarvoor een kostenplaats moet worden opgegeven, eraan herinnerd dat ook te doen.

Als je delen van je bedrijf op een meer gedetailleerd niveau en gedurende meerdere boekjaren wil volgen, dan kun je Projecten gebruiken. Als je de optie selecteert, dan wordt het mogelijk om projectgegevens toe te voegen voor de volgende documenttypes: inkoopfacturen, offertes, orders, verkoopfacturen en boekstukken voor Aankoop met bon en Overige afschrijvingen.

Projecten worden ingeschakeld voor alle grootboekrekeningen met een nummer tussen 3000 en 8999. Je kunt het gebruik van projecten voor rekeningen in- en uitschakelen door de desbetreffende rekeningen te bewerken bij Instellingen - Rekeningschema.

Lees meer in Project..

Als de optie is geselecteerd, dan wordt iedereen die facturen of andere boekstukken registreert waarvoor projectgegevens moeten worden opgegeven, eraan herinnerd dat ook te doen.

Door de optie Gebruik de instellingen voor agrarische bedrijven te selecteren kun je bepalen welke kolommen je in je inkoopfacturen, handmatige boekstukken en bepaalde kas- en banktransacties wil opnemen. Het inschakelen van deze optie reserveert de eerste kostenplaatsgroep voor de Vennoot. Als je op een grootboekrekening van het type ‘kapitaal firmant’ boekt, dan is het verplicht om de kostenplaatsgroep Vennoot te gebruiken wanneer je aankopen op grootboekrekeningen van het type ‘kapitaal firmant’ boekt.

Wanneer je deze optie markeert, is de functionaliteit voor het handmatig registreren van facturen beschikbaar. Hiermee kun je verkoopfacturen en inkoopfacturen boeken met handmatige boekstukken. Lees meer in Snelle factuurinvoer gebruiken.

Wanneer je deze optie markeert, is bij het aanmaken van boekstukken of het boeken van facturen ook de kolom Omschrijving regel beschikbaar. In het venster Analyse kun je zoeken in de teksten die je in de tekstvakken hebt ingevoerd.

Selecteer deze optie als je btw-aangiftes digitaal wil aanmaken en verzenden naar de Belastingdienst.

Door dit selectievak te demarkeren schakel je het automatisch interpreteren van geüploade foto's uit. Je kunt deze functie op elk gewenst moment weer inschakelen door het selectievak weer te markeren.

Als je deze instelling gebruikt, dan boekt Visma eAccounting Standaard je verdelingen automatisch. Wanneer de datum voor een toekomstige verdeling wordt bereikt, wordt de verdeling automatisch geboekt. De eerste automatische boeking gebeurt de dag nadat deze instelling is geactiveerd, mits er iets te boeken is.

Stel de afschrijving van je vaste activa in op Maandelijks of Jaarlijks.

Als je Btw-aangiftes moeten worden goedgekeurd markeert, dan krijg je bij Boekhouding - Btw-aangifte de mogelijkheid om de aangifte eerst ter goedkeuring te verzenden. Je maakt eerst de btw-aangifte en selecteert daarna Verzend ter goedkeuring en boek aangifteVerzend ter goedkeuring. De ontvanger opent vervolgens de aangifte en selecteert Goedgekeurd of Afgekeurd. Als de ontvanger de btw-aangifte afkeurt, dan wordt een verplicht berichtenvenster weergegeven waarin de ontvanger de reden voor de afkeuring moet geven.

Als je Inkoopfacturen moeten worden goedgekeurd markeert, dan kun je bij Inkoop - Inkoopfacturen de factuur eerst voor goedkeuring verzenden voordat deze in het grootboek wordt geboekt. Eerst maak je de inkoopfactuur aan en kies je Verzend ter goedkeuring. De factuur wordt dan bewaard bij Concept. Wanneer de ontvanger de factuur heeft geopend en Keur goed en boek heeft gekozen, dan wordt de factuur bewaard in de lijst Openstaand. Als de ontvanger de factuur afkeurt, dan wordt een verplicht berichtenvenster weergegeven waarin de ontvanger de reden voor de afkeuring moet geven.

Je kunt ervoor kiezen om met boekstukcodering te werken. Hier kun je per onderdeel aangeven welke boekstukcodering van toepassing is. Het voordeel van het werken met boekstukcoderingen is dat het in de toekomst makkelijker is om een bepaald type transactie te traceren, met name als je een groot aantal boekstukken hebt.

Je kunt kiezen uit 11 voorgedefinieerde boekstukcoderingen. Je kunt zelf nog 5 boekstukcoderingen toevoegen. Om de verschillende boekstukcoderingen makkelijker uit elkaar te houden kun je een omschrijving toevoegen wanneer je een letter voor een boekstukcodering selecteert. Als je geen wijzigingen aanbrengt, staan de letters van alle aangemaakte boekstukcoderingen standaard in alfabetische volgorde.

Hier kun je standaardteksten toevoegen die je in verschillende soorten documenten wil opnemen. Bijvoorbeeld om erop te wijzen dat een adres is gewijzigd.

Je kunt teksten toevoegen in het Nederlands en in andere talen. Om teksten in een andere taal toe te voegen, kies je Toon buitenlandse teksten. Deze teksten worden vervolgens opgenomen in documenten voor je buitenlandse debiteuren.

Intracommunautaire levering van goederen/diensten

Voor verkoopfacturen aan bedrijven met een geldig btw-nummer in de EU kun je hier aanvullende teksten vastleggen. Deze teksten worden dan automatisch toegevoegd aan facturen voor intracommunautaire leveringen van goederen en/of diensten die deel uitmaken van de ICP-opgave.

Automatische incasso

Als je gebruikmaakt van automatische incasso, dan moet op de factuur duidelijk worden vermeld dat deze via automatische incasso zal worden geïncasseerd. Hier kun je de gewenste tekst vastleggen of aanpassen. Deze tekst vervangt de tekst in het grijze blok met betaalinformatie op de factuurlayout die erop wijst dat het factuurnummer bij betaling moet worden vermeld.

Wanneer je hier teksten invoert, worden zij opgenomen in de e-mails die vanuit Visma eAccounting Standaard naar je debiteuren worden verzonden. Begin met een standaardtekst en pas die aan voordat je het document naar je debiteur verzendt. Je kunt de tekst ook in een andere taal invoeren en bewaren.

Selecteer de link Upload/wijzig banner om een afbeelding te uploaden die je als banner wil gebruiken. Houd er rekening mee dat het bestand niet groter dan 1 MB mag zijn en dat het bestandsformaat gif, jpg of png moet zijn. Ga naar Aangepaste achtergrond, onderaan de websitepagina, en selecteer de instelling Geüploade logobanner en voettekst om de logobanner op de afdruk te laten weergeven.

Je kunt kiezen tussen een factuurlayout met of zonder kader. Je kunt kiezen tussen factuurregels met of zonder rand. Het resultaat van de verschillende keuzes kun je in een voorbeeldweergave controleren.

Markeer welke informatie je wil tonen op de afgedrukte offertes, orders en facturen.

Markeer deze optie als je de leverdatum op facturen wil weergeven.

De instelling gebruikt het veld Leverdatum op de verkoopfactuur. Als je het veld demarkeert, dan is het nog steeds mogelijk om de leverdatum op de factuur in te voeren, maar die wordt dan niet op de afdruk getoond.

Markeer deze optie als je de naam van het project op facturen wil weergeven. Als alle gefactureerde zaken bij één project horen, dan wordt de projectnaam boven aan de factuur weergegeven. Maar als ze bij verschillende projecten horen, dan staan de projectnamen op de afzonderlijke factuurregels.

Markeer deze optie als je voor je zakelijke debiteuren het totaalbedrag exclusief btw op afgedrukte offertes en verkooporders wil tonen. Deze instelling geldt niet voor particulieren.

Markeer deze optie als je je bankrekeninggegevens, zoals je IBAN en rekeninghouder, op facturen wil weergeven.

Als je deze gegevens niet wil weergeven, bijvoorbeeld omdat je met een PayPal-rekening of een factoringmaatschappij werkt of omdat deze informatie al aan een aangepaste factuurachtergrond is toegevoegd, dan demarkeer je dit veld.