GDPR i Bokföring & Fakturering

Alla företag som hanterar personuppgifter och är verksamma inom EU måste följa dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation). Det innebär att du som företagare ansvarar för att dina kunders, anställdas och leverantörers personuppgifter hanteras på ett säkert sätt.

Grundprinciper för GDPR:

• Du får bara behandla personuppgifter om du uppfyller kraven i lagen.
• Du får bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte.
• Du får bara samla in de uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla syftet.
• Har du personuppgifter måste du hålla dem korrekta och uppdaterade.
• När syftet är uppnått ska uppgifterna tas bort.
• Personuppgifter ska förvaras säkert så de inte ändras eller stjäls.

• Du ska kunna bevisa att din hantering av personuppgifter uppfyller villkoren enligt GDPR.

På spiris.se hittar du mer allmän information om vad GDPR är.

Här kan du läsa mer om vad du behöver göra för att uppfylla kraven för personuppgiftshantering enligt GDPR när du arbetar i Bokföring & Fakturering.

Hur gör jag för att få kundernas godkännande att jag samlar in personuppgifter?

Samtycke kan ges på olika sätt. Muntligt, skriftligt eller i vissa fall genom att personen som du registrerar uppgifter om gett dem till dig. Det kan exempelvis handla om att din kund självmant uppgett sin e-postadress och andra uppgifter för att denne vill prenumerera på ditt företags nyhetsbrev. Har du en nätbutik är det vanligt att ha ett steg i kassan, där kunden godkänner dina köpvillkor och även att du registrerar uppgifter om denne.

Beroende på ditt syfte med registreringen av personuppgifter kan det i vissa fall vara bra att mer formellt begära samtycke. Du kan läsa mer om detta och se exempel på när du ska använda samtycke på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats i artikeln Samtycke.

Kom ihåg att det är din skyldighet att informera om att du registrerar personuppgifter och ditt syfte med det. Vid muntlig information och samtycke är det alltid bra att hänvisa kunden till var denne kan få mer information om hur ditt företag behandlar personuppgifter.

Redovisa registrerade personuppgifter

Enligt lagen är du skyldig att informera de du samlar in personuppgifter om att du gör det och vad syftet är. Den du samlat in personuppgifter om har rätt att begära att få tillgång till uppgifterna du har registrerat. I Bokföring & Fakturering kan det finnas personuppgifter registrerade om kunder, leverantörer och anställda.

Hur du tar fram personuppgifter i respektive register beskrivs nedan.

Kunder

Ett sätt att redovisa de uppgifter du har registrerade om en enskild kund är att gå till Försäljning - Kunder och öppna den aktuella kunden i redigeringsläge. Ta en bild av det som visas på skärmen. Skicka sen bilden till din kund.

Alternativt kan du göra en export av kundregistret under Inställningar - Import och export. Öppna filen, kopiera rubrikraden och raden med information om kunden, klistra in raderna i ett eget kalkylark som du sparar och skickar till kunden.

Tänk på att även om din försäljning i huvudsak är till andra företag, inte privatpersoner, kan du ha uppgifter registrerade som räknas som personuppgifter. Det kan till exempel vara anteckningar om kontaktpersoner. Dessutom räknas kunder med företagsformen Enskild firma som fysiska personer och därmed gäller bestämmelserna i GDPR om registrering av personuppgifter även dem.

Leverantörer

Ett sätt att redovisa de uppgifter du har registrerade om en enskild leverantör är att gå till Inköp - Leverantörer och den aktuella leverantören i redigeringsläge. Ta en bild av det som visas på skärmen. Skicka sen bilden till din leverantör.

Alternativt kan du göra en export av leverantörsregistret under Inställningar - Import och export. Öppna filen, kopiera rubrikraden och raden med information om leverantören, klistra in raderna i ett eget kalkylark som du sparar och skickar till leverantören.

Om du har leverantörer som har företagsformen Enskilda firma räknas de som fysiska personer och därmed gäller bestämmelserna i GDPR om registrering av personuppgifter även dem. Tänk på att du också kan ha registrerat personuppgifter för leverantörer med andra företagsformer i fälten för Anteckningar och Kontaktperson.

Ta bort registrerade personuppgifter

Du får bara lagra personuppgifter så länge som de behövs för att uppfylla det syfte som du angav när uppgifterna samlades in. Därefter ska uppgifterna tas bort. Du bör därför regelbundet kontrollera att de personuppgifter du har lagrade är uppdaterade och fortfarande används enligt syftet.

Den du lagrat personuppgifter om kan också begära att du tar bort de uppgifter du har sparade. Notera att bokföringslagen gäller över GDPR och att bokföringsunderlag som innehåller personuppgifter därmed ska sparas i 7 år.

Radera eller avidentifiera

I Bokföring & Fakturering är det inte möjligt att ta bort en kund eller leverantör som du har skapat en faktura för. Det går heller inte radera en anställd som du skapat lönebesked för. Om du har kunder, leverantörer och anställda som inte går att radera men där personuppgifterna inte ska sparas längre får du istället avidentifiera dem.

För att avidentifiera en kund eller leverantör leverantör öppnar du den i redigeringsläge och väljer . Innehållet i alla de fält som är avsedda för personuppgifter raderas då. I fält som är obligatoriska ersätts uppgifterna med *****. Observera att du inte kan ångra ändringen när du sparat den.

Behöver du ta bort en anställd ber vi dig kontakta vår support.

Hantera löneutbetalningar

Lön: För mer information, kolla in den skrivna hjälpen för Lön.

Egen lön: För mer information, kolla in den skrivna hjälpen för Egen lön.

Till personuppgifter räknas uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera en nu levande fysisk person. Tänk på att även enskilda firmor räknas som fysisk person. Enligt GDPR får du bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte. Syftet kan skilja sig åt mellan företag beroende på företagets verksamhet. Ett syfte kan t ex vara att spara adressuppgifter för att kunna fakturera kunder.

De personer som du samlar in uppgifter om, har enligt GDPR rätt att få veta följande:

• vem du är
• vilket syftet med insamlingen av uppgifterna är
• vilken rättslig grund du stödjer dig på
• om uppgifterna delas vidare
• hur länge uppgifterna kommer att sparas

Den du har samlat in personuppgifter om har också rätt att begära att få tillgång till uppgifterna.

Personuppgifter förekommer i fält som har ett förutbestämt syfte, exempelvis fält för namn, telefonnummer och adress. Dessa uppgifter är enkla att sammanställa om någon hör av sig och vill ta del av dessa uppgifter. Förutom fält som har ett specifikt syfte, kan personuppgifter också lagras på andra platser, till exempel i fritextfält och kommentarer. Vi rekommenderar att du undviker att ange personuppgifter på dessa platser eftersom det är svårt att söka efter, analysera och sammanställa dessa uppgifter.

Inmatade personuppgifter lagras på Spiris servrar och hos vår infrastrukturleverantör. Vill du veta mer om hur vi tar hand om din information hittar du allt på sidan Information om våra villkor - Dataskydd och Integritet.

Har du exporterat register eller bokföringsunderlag från Bokföring & Fakturering kan du även ha uppgifter lagrade lokalt på din dator eller en annan plats där du sparat dessa filer.

Som företagare för du ibland över personuppgifter till andra, ofta utan att du ens tänker på det. Det kan exempelvis vara till kreditupplysningsföretag, e-handelssystem, fakturerings- eller betallösningar. När sådana så kallade tredjepartsleverantörer tar emot personuppgifter av dig blir de personuppgiftsbiträden.

Du som företagare är personuppgiftsansvarig och är alltid ansvarig för insamlade uppgifter. Det gäller även när uppgifter förts över till en tredjepartsleverantör. I dessa fall krävs ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan dig och de tredjepartsleverantörer du har. Läs mer om personuppgiftsbiträdesavtal.

Biträdesavtal mellan Spiris och dig som kund

Du jobbar helt molnbaserat vilket innebär att de personuppgifter du registrerar lagras hos oss. Vi räknas i och med detta som en tredjepartsleverantör som behandlar personuppgifter för din räkning. I och med detta behövs ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan Spiris och dig. I det avtal som du godkänner innan du får tillgång, ingår ett sådant biträdesavtal.