Inaktivera/anonymisera/ta bort en medarbetare

När en medarbetare inte längre ska finnas kvar i Byråstöd kan du inaktivera och ta bort medarbetaren. Det görs i två steg: först inaktiverar du medarbetaren, sedan tar du bort hen.

Den här sidan gäller medarbetare på redovisningsbyrån. Vill du ändra vilka kolumner som visas i kundlistan? Läs mer i Lägg till och ta bort kolumner. Ska en kund inte längre ha tillgång till en funktion? Läs mer i Byt tillgång för en kund eller avsluta ett samarbete i Bokföring & Fakturering.

Tänk på

• En medarbetare kan inte tas bort om det finns registrerade data, till exempel tid- och utläggsregistreringar. I så fall anonymiseras medarbetaren i stället.

• En anonymiserad medarbetare visas inte längre under Underhåll - Medarbetare, men kan visas i avidentifierat läge i rapporter, resursplaneringen (om du markerar Inkludera inaktiv medarbetare), ärendehantering, fakturahistorik och händelseloggen.

• När en medarbetare anonymiseras visas bara de två första bokstäverna i namnet och resten ersätts med *****. En anonymisering går inte att ångra.

Kontrollera vilka andra funktioner medarbetaren har tillgång till innan du inaktiverar hen. En medarbetare kan till exempel vara Huvudkontakt för en kund, och då måste du ange någon annan som ersätter hen. Den ändringen gör du i Mitt Spiris - Mitt företag - Inställningar - Hantera användare.

1. Inaktivera en medarbetare

1. Gå till Underhåll - Medarbetare.
2. Välj den medarbetare i listan som du vill inaktivera.
3. Klicka på knappen under Aktiv.

En guide öppnas och visar vad du behöver åtgärda innan medarbetaren kan inaktiveras eller anonymiseras.

Guiden visar om:

Medarbetaren är kundansvarig

Om medarbetaren är kundansvarig måste du tilldela rollen som kundansvarig till en annan medarbetare.

1. Klicka på länken så att Kundöversikten öppnas.
2. Ange medarbetaren i fältet för Kundansvarig för att filtrera och se vilka kunder medarbetaren är kopplad till som kundansvarig.

Även inaktiva kunder visas, eftersom du behöver byta kundansvarig på dem också.

Ändra manuellt (enstaka kunder)

Om det bara är några få kunder i listan kan du ändra manuellt, kund för kund.

1. Klicka på kunden och välj fliken Kunduppgifter.
2. I fältet Kundansvarig anger du den medarbetare som ska bli ny kundansvarig.
3. Välj Spara.

Massuppdatera flera kunder

Om medarbetaren är kundansvarig för många kunder är det enklare att använda funktionen Massuppdatera överst på sidan.

1. Välj Massuppdatera och sedan Redigera grunduppgifter i listan. De kunder som ska uppdateras visas.
2. Välj Nästa.
3. I steg 2 Uppdatera anger du den medarbetare som ska ta över som kundansvarig i fältet Kundansvarig och väljer Nästa.

Nu visas en lista över de kunder som har fått en ny kundansvarig.

4. Välj Bekräfta. I översikten som öppnas kan du skriva ut eller exportera ändringarna.

Medarbetaren är uppdragsansvarig

Om medarbetaren är uppdragsansvarig måste du tilldela rollen som uppdragsansvarig till en annan medarbetare.

1. Klicka på länken så att Kundöversikten öppnas.
2. Ange medarbetaren i fältet Uppdragsansvarig och ange uppdrag i fältet Uppdrag för att se vilka kunder medarbetaren är kopplad till som uppdragsansvarig.

Ändra manuellt (enstaka kunder)

1. Klicka på kunden och välj fliken Uppdrag.

I listan visas de uppdrag där medarbetaren är uppdragsansvarig.

2. Klicka på ett uppdrag. Raden fälls ut och du kan ändra uppdragsansvarig.
3. Välj Spara.

Massuppdatera flera kunder

Om medarbetaren är uppdragsansvarig för ett uppdrag hos många kunder är det enklare att använda funktionen Massuppdatera överst på sidan.

1. Välj Massuppdatera och sedan Redigera uppdrag.

De kunder som ska uppdateras visas.

2. Välj Nästa.
3. I steg 2 Uppdatera anger du den medarbetare som ska vara ny uppdragsansvarig i fältet Uppdragsansvarig och väljer Nästa.

Nu visas en lista över de kunder som fått en ny uppdragsansvarig.

4. Välj Bekräfta. I översikten som öppnas kan du skriva ut eller exportera ändringarna.

Medarbetaren har planerade timmar

Om medarbetaren har planerade timmar i resursplaneringen kan du flytta timmarna till en annan medarbetare. Tänk på att båda medarbetarna måste vara kopplade till samma kund och uppdrag. Annars kopieras eller flyttas ingenting. Om du vill flytta timmarna till fler än en medarbetare gör du en flytt per medarbetare tills alla timmar är flyttade.

Läs mer i Resursplanera genom att använda guiden under avsnittet Kopiera eller flytta planerade timmar för medarbetare.

Medarbetaren har ofullständiga tidregistreringar

Om medarbetaren har ofullständiga tidregistreringar behöver du åtgärda dem innan du kan gå vidare.

1. Klicka på länken i texten för att komma till de ofullständiga dagarna på sidan Tidregistreringar.

2. På fliken Ofullständiga tidregistreringar kan du antingen korrigera eller ta bort dem.

Medarbetaren har timmar som inte blivit fakturerade

Om medarbetaren har timmar och/eller utlägg som inte har fakturerats måste du skapa ett fakturaunderlag. Om Byråstöd är kopplat till ett ekonomisystem bör du också exportera fakturaunderlaget för fakturering.

Det finns ofullständiga fakturaunderlag

Om medarbetaren står som referens på fakturaunderlag som ännu inte har exporterats måste du avsluta faktureringen först. Gå till faktureringssidan och exportera fakturaunderlagen eller för över dem till historiken.

Medarbetaren har registrerade fullmakter för en kund

Om medarbetaren har en registrerad fullmakt för en kund kan du antingen återkalla fullmakten och skapa en ny, eller byta medarbetare under Medarbetare. Om du byter medarbetare ska du kontrollera att alla uppladdade dokument är korrekta.

Läs mer i avsnittet Arbeta med fullmakter.

2. Ta bort/anonymisera en medarbetare

När medarbetaren är inaktiverad kan du ta bort eller anonymisera hen.

Kryssrutan Visa även inaktiva måste vara markerad.

1. Gå till Underhåll - Medarbetare.
2. Välj den medarbetare i listan som du vill ta bort eller anonymisera.
3. Klicka på ikonen till höger i listan.
4. Bekräfta. Om det finns registrerade uppgifter kopplade till medarbetaren anonymiseras hen i stället för att tas bort. Anonymiseringen går inte att ångra.

Nu kan du gå vidare med nästa steg och ta bort användaren från Mitt Spiris.

3. Ta bort användare i Mitt Spiris

1. Gå till spiris.se och logga in.
2. Välj Mitt företag - Inställningar - Hantera användare i menyn.
3. Klicka på den användare du vill ta bort.

4. Välj Ta bort längst ner på sidan.

Läs mer i avsnittet Ta bort användare.

Relaterade avsnitt

	Exportera din data
	GDPR och Data Act i Byråstöd

Sökord: ta bort medarbetare, radera medarbetare, inaktivera medarbetare, anonymisera, anonymisering, medarbetare slutar, personal som slutat, ta bort användare