Inaktivera/anonymisera/ta bort en medarbetare

När en medarbetare inte längre ska finnas kvar i funktionen kan du välja att inaktivera och ta bort medarbetaren. Processen sker i två steg, först inaktiverar du och sen tar du bort.

Tänk på

    En medarbetare kan inte tas bort om det finns data registrerad såsom tid- och utläggsregistreringar. I så fall anonymiseras medarbetaren istället.


    En anonymiserad medarbetare kommer inte längre att visas under Underhåll - Medarbetare, men kan komma att visas i avidentifierat läge i rapporter, resursplaneringen (om du markerar Inkludera inaktiv medarbetare), ärendehantering, fakturahistorik och händelseloggen.

    När en medarbetare anonymiseras visas endast de två första bokstäver i hans/hennes namn, medan resten ersätts med *****. Notera att en anonymisering kan inte ångras.

Innan du inaktiverar en medarbetare, rekommenderar vi att du först kontrollerar vilka andra funktioner medarbetaren har tillgång till. En medarbetare kan till exempel vara Huvudkontakt för en kund, och då måste du ange någon annan som ersätter. Den ändringen görs via Spiris - Hantera användare.

1. Inaktivera en medarbetare

  1. Gå till Underhåll - Medarbetare.
  2. Välj den medarbetare i listan som du vill inaktivera.
  3. Klicka på knappen under Aktiv

En guide öppnas och visar vilka åtgärder som behövs innan inaktivering/anonymisering kan genomföras.

Information kommer att visa om:

Om medarbetaren är kundansvarig, måste du tilldela rollen som kundansvarig till en annan medarbetare.

  1. Klicka på länken så att Kundöversikten öppnas.
  2. Ange medarbetaren i fältet för Kundansvarig för att filtrera och se vilka kunder medarbetaren är kopplad till som kundansvarig.

Även inaktiva kunder kommer att visas, då du behöver ändra där med.

  1. Klicka på kunden och välj fliken Kundinformation.
  2. I fältet Kundansvarig anger du den medarbetare som ska bli ny kundansvarig.
  3. Välj Spara.

Om medarbetaren är kundansvarig för ett större antal kunder, rekommenderar vi dig att använda funktionen Massuppdatera överst på sidan.

  1. Klicka på ikonen Massuppdatera och välj Redigera grunduppgifter i listan.
  2. De kunder som ska uppdateras visas nu.
  3. Välj Nästa.
  4. I steg 2 Uppdatera anger du den medarbetare som ska ta över som kundansvarig i fältet Kundansvarig och väljer Nästa.

Nu visas en lista över de kunder som uppdaterats med en ny kundansvarig.

  1. Välj Bekräfta och i översikten som öppnas kan du välja om du vill skriva ut eller exportera en översikt av ändringarna.

Om medarbetaren är uppdragsansvarig, måste du tilldela rollen som uppdragsansvarig till en annan medarbetare .

  1. Klicka på länken så att Kundöversikten öppnas.
  2. Ange medarbetaren i fältet Uppdragsansvarig och ange uppdrag i fältet Uppdrag för att se vilka kunder medarbetaren är kopplad till som uppdragsansvarig.
  1. Klicka på kunden och välj fliken Uppdrag.

I listan visas de uppdrag där medarbetaren är uppdragsansvarig.

  1. Klicka på ett uppdrag och nu expanderar raden och du kan nu ändra uppdragsansvarig.
  2. Välj Spara.

Om den anställde är uppdragsansvarig för ett specifikt uppdrag, kan det vara enklare att använda funktionen Massuppdatera överst på sidan.

  1. Klicka på ikonen Massuppdatera och välj Redigera uppdrag.

De kunder som ska uppdateras visas nu.

  1. Välj Nästa.
  2. I steg 2 Uppdatera anger du den medarbetare som ska vara ny uppdragsansvarig i fältet Uppdragsansvarig och väljer Nästa.

Nu visas en lista över de kunder som fått en ny uppdragsansvarig.

  1. Välj Bekräfta och i översikten som öppnas kan du välja om du vill skriva ut eller exportera en översikt av ändringarna.

Om medarbetaren har planerade timmar i resursplaneringen, kan du flytta de planerade timmarna till en annan medarbetare. Tänk på att båda medarbetarna måste vara kopplade till samma kund och uppdrag. Om det inte stämmer överens, kommer inget att kopieras eller flyttas. Om du vill flytta timmarna till fler än en medarbetare, behöver du upprepa flytten till respektive medarbetare tills alla timmar flyttats över.

Läs mer i Resursplanera genom att använda guiden under avsnittet Kopiera eller flytta planerade timmar för medarbetare.

Om medarbetaren har ofullständiga tidregistreringar, behöver dessa åtgärdas innan du kan gå vidare.

  1. Klicka på länken i texten för att komma till den/de dagar som är ofullständiga på sidan Tidregistreringar.

  2. På fliken Ofullständiga tidregistreringar kan du välja att antingen korrigera eller ta bort dem.

Om medarbetaren har timmar och/eller utlägg som inte blivit fakturerade måste ett fakturaunderlag skapas. Om det finns en integration mellan Byråstöd och ett ekonomisystem rekommenderar vi att man också exporterar fakturaunderlaget för fakturering.

Om medarbetaren har en registrerad fullmakt för en kund, kan du välja att antingen återkalla fullmakten och skapa en ny, eller ändra medarbetare under Medarbetare. Om du väljer att ändra medarbetare, säkerställ att alla uppladdade dokument är korrekta.

Läs mer i avsnittet Jobba med fullmakter.

Om medarbetaren har ärenden som är kopplade till en kund.

När medarbetaren har skapat kundärenden i funktionen Ärendehantering, måste dessa stängas innan inaktiveringen kan genomföras.

2. Ta bort/anonymisera en medarbetare

När du gått igenom ovanstående inaktivering, kan du fortsätta med att ta bort/anonymisera medarbetaren.

Viktigt är att ha rutan Visa även inaktiva markerad.

  1. Gå till Underhåll - Medarbetare.
  2. Välj den medarbetare i listan som du vill ta bort/anonymisera.
  3. Klicka på ikonen till höger i listan.
  4. Bekräfta (anonymisering inte går att ångra).

Du kan nu fortsätta med nästa steg, där du tar bort användaren från Spiris

3. Ta bort användare i Spiris

  1. Gå till spiris.se och logga in.
  2. Välj Hantera användare i menyn.
  3. Klicka på den användare du vill ta bort.
  1. Klicka på Ta bort längst ner på sidan.

Läs mer i avsnittet Ta bort användare.

Arbeta smartare

Allt om digitala samarbetstjänster

Utbildningar för redovisningsbyråer

Filmer

Se alla filmer om Byråstöd

Supportforum

Kolla in andra användares frågor och funderingar i vårt forum

Spiris Smarta Byrån