Allmänt om rapporter

I rapporterna kopplas tidregistreringar till nästa fakturatillfälle. Därför behöver du ha fakturadatumet i åtanke för att förstå hur belopp, timmar och kostnader beräknas i rapporterna.

Om du huvudsakligen arbetar med fastpris rekommenderar vi rapporten Fastpris. I den kan du välja vilka fakturatillfällen och vilka tidregistreringar som ska ingå. Det kan vara till hjälp om du förskottsfakturerar. Om du fakturerar första dagen varje månad kan du till exempel välja att ta med fakturatillfället 1 juni och tidregistreringar från 1 juni till 30 juni. Då kan du jämföra fakturabeloppet med faktiskt utfört arbete under samma månad. Läs mer om rapporten Fastpris.

Exempel - gäller för alla rapporter utom rapporten Fastpris

Exemplen nedan visar hur timpris och fastpris hanteras i rapporterna. Det gäller alla rapporter utom rapporten Fastpris.

Timpris

Exempel 1

I juni har du tidregistreringar den 15:e och 16:e. Du har inte fakturerat efter de datumen, så tidregistreringarna ingår inte i något fakturaunderlag. Du skapar en rapport och sätter perioden till 20ÅÅ-06-01 – 20ÅÅ-06-30. Eftersom tidregistreringarna inte ingår i ett fakturaunderlag hanterar rapporten dem som Kvar att fakturera. Det belopp som ska faktureras beräknas som den fakturerbara tiden gånger timpriset i kundens prislista.

Exempel 2

I juni har du tidregistreringar den 15:e och 16:e. Du fakturerar 20ÅÅ-06-15. Du skapar en rapport och sätter perioden till 20ÅÅ-06-01 – 20ÅÅ-06-30. Tidregistreringen från den 15:e hanteras nu som fakturerad, men tidregistreringen från den 16:e hanteras fortfarande som Kvar att fakturera. Tidregistreringen för den 16:e räknas inte som fakturerad förrän du har skapat ett fakturaunderlag efter det datumet.

Fastpris

Exemplen nedan visar hur fastpris hanteras i alla rapporter utom rapporten Fastpris. Hur rapporten Fastpris fungerar kan du läsa under Exempel - gäller endast för rapporten Fastpris.

Exempel 1

Anta att du har ett fastpris som faktureras den 15:e varje månad. För juni har du tidregistreringar för fastpriset den 15:e och 16:e. Du skapar en rapport och sätter perioden till 20ÅÅ-06-01 – 20ÅÅ-06-30. Tills du har skapat fakturaunderlaget för den 15 juni hanteras fakturabeloppet som Kvar att fakturera. Beloppet kvar att fakturera är det som har angetts i fakturaplanen för fastpriset. Dina tidregistreringar räknas inte som fakturerade eftersom de ännu inte är kopplade till ett fakturaunderlag. När du har fakturerat den 15:e kopplas tidregistreringen från den 15:e till fakturaunderlaget och räknas som fakturerad i rapporten. Det fakturerade beloppet beräknas för varje tidregistrering, beroende på hur många tidregistreringar som är kopplade till fakturaunderlaget.

• I fakturaplanen för ett fastpris har det angetts en månatlig faktura på 1200 SEK den 15:e i månaden, med 4 uppskattade arbetstimmar. Det innebär ett uppskattat pris/timme på 300 SEK.

• Du har registrerat 2 timmar den 20 maj och 3 timmar den 15 juni.

• När du skapar fakturaunderlaget för den 15 juni kopplas båda tidregistreringarna till fakturan. Byråstöd beräknar den Fakturerade tiden för varje tidregistrering som är kopplad till fastprisets fakturatillfälle. Den fakturerade tiden för de 3 timmarna som registrerades den 15 juni blir 2,4 timmar, beräknat så här:

	Totalt uppskattade timmar för fakturatillfället (4h)
Antal timmar (3h) x	---------------------------------------------------
	Totalt registrerade timmar för perioden 20ÅÅ-05-16 - 20ÅÅ-06-15 (5 h)

Den fakturerade tiden visas i fakturaspecifikationen, i kolumnen Uppskattade fakturerbara timmar.

• Byråstöd beräknar också ett fakturerat belopp för varje tidregistrering, baserat på den beräknade fakturerade tiden och det pris/timme som har angetts i fakturaplanen för fastpriset. Det fakturerade beloppet för de 3 timmarna som registrerades den 15 juni blir 720 SEK, beräknat så här:

Fakturerad tid (2,4 timmar) x pris/timme (300 SEK)

När du tar ut en rapport för perioden 20ÅÅ-06-01 - 20ÅÅ-06-30 visas alltså bara tidregistreringen från den 15 juni som Fakturerad, och det fakturerade beloppet blir 720 SEK, trots att fakturans totala värde är 1200 SEK.

Du behöver ta ut en rapport för perioden 20ÅÅ-05-16 - 20ÅÅ-06-16 för att få med alla tidregistreringar som är kopplade till fakturan den 15 juni. Det fakturerade beloppet blir då 1200 SEK.

Exempel 2

Du har ett fastpris som faktureras den 1:a varje månad. Fakturabeloppet är satt till 5000 SEK. Du har en tidregistrering på 8 timmar den 8 juli. Du skapar ett fakturaunderlag till och med 20ÅÅ-07-01. Skriv till exempel ut rapporten Genomsnittligt timpris och sätt perioden till 20ÅÅ-07-01 - 20ÅÅ-07-31.

Resultat:

I Fakturerat belopp får du 5000 SEK och i Registrerad tid 0. Det beror på att den registrerade tiden i juli (8 timmar den 8 juli) hör till det kommande fakturaunderlaget, det som faktureras den 1 augusti.

Eftersom tidregistreringar alltid kopplas till nästa fakturatillfälle kan data i rapporterna se lite märkliga ut om tidregistreringen och faktureringen inte är klara när du skriver ut rapporten. I exemplet ovan får du mer korrekta data om du skriver ut rapporten efter faktureringen den 1 augusti och sätter perioden till 20ÅÅ-07-02 - 20ÅÅ-08-01. Då tar rapporten med tidregistreringar för en månad (juli) och ett fakturatillfälle (augusti).

Exempel - gäller endast för rapporten Fastpris

Som nämnts ovan rekommenderar vi att du använder rapporten Fastpris när du arbetar med fastpris, särskilt om du fakturerar i förskott. Då kan du jämföra fakturabeloppet för en viss månad med tidregistreringarna för samma månad. Läs exemplen nedan för att se skillnaden.

I båda exemplen har du ett fastpris som du fakturerar i förskott den 1:a varje månad, i det här fallet den 1 juni. I rapporten Fastpris har du valt period 20ÅÅ-06-01 - 20ÅÅ-06-30 under Inkludera fakturatillfällen i perioden.

Exempel 1. Inkludera timmar och kostnader baserat på: Kopplade tidregistreringar

I periodvalet Inkludera timmar och kostnader baserat på väljer du Kopplade tidregistreringar. Med den här kombinationen får du data i rapporten för fakturatillfället den 1 juni, men tidregistreringar och kostnader för maj. Dina tidregistreringar och kostnader för juni ingår inte, eftersom de kopplas till fakturaunderlaget den 1 juli.

Exempel 2. Inkludera timmar och kostnader baserat på: Tidregistreringar i perioden

Om du i stället använder urvalet Tidregistreringar i perioden kan du sätta perioden till 20ÅÅ-06-01 - 20ÅÅ-06-30. Då jämför rapporten ditt fakturaunderlag den 1 juni med tidregistreringarna och kostnaderna för juni.

Relaterade avsnitt

	Beskrivning av rapporter
	Skapa och skriv ut en rapport
	Skriv ut listor och adressetiketter

Sökord: rapporter, fakturatillfälle, fastpris, timpris, kvar att fakturera, fakturerad tid, förskottsfakturering, rapport visar fel, tidregistreringar i perioden