Beskrivning av rapporter

Under menyvalet Rapporter kan du få ut ett antal olika rapporter för uppföljning. Nedan får du en kort beskrivning av varje rapport.

Täckningsgrad

Med rapporten kan du följa upp lönsamheten. Du kan till exempel se vilka kunder och uppdrag redovisningsbyrån tjänar mest respektive minst pengar på och om fastprisuppdragen har varit lönsamma eller inte. Du kan följa upp alla typer av uppdrag oavsett vilken prissättning som används.

Rapporten omfattar alla registreringar som finns med på både godkända och ännu inte godkända fakturaunderlag. Kostnaderna beräknas genom att multiplicera arbetad tid med den kostnad per timme som är angiven på medarbetaren.

Kolumnen visar belopp baserat på registreringar i den valda perioden som ännu inte är fakturerade. Data hämtas från tidregistreringar inom den valda perioden (pris per timme, transaktionspris) och från fakturaplanen för Fastpris.

Registreringar som ingår i godkända och ännu inte godkända fakturaunderlag. Här ingår de tidregistreringar som är kopplade till det skapade fakturaunderlaget. Exempel: Du skapar ett fakturaunderlag fram till 20ÅÅ-06-30. Alla tidregistreringar fram till det datumet ingår i summan. Även belopp från fastprisens fakturaplaner som har ett datum i den valda perioden ingår.

För fastpris kan det fakturerade beloppet skilja sig från fakturaplanen, beroende på fakturadatum och hur tidregistreringarna fördelas under perioden. Läs mer i Allmänt om rapporter Exempel - gäller för alla rapporter utom rapporten Fastpris.

Fakturerat belopp för motsvarande period föregående år.

Kostnad för medarbetarna (Underhåll - Medarbetare - Grunduppgifter - Kostnad per timme) multiplicerat med registrerad tid i perioden.

(Kvar att fakturera + Fakturerat belopp) - Kostnader.

Täckningsbidrag / (Kvar att fakturera + Fakturerat belopp) x 100.

Täckningsgrad (%) för motsvarande period föregående år.

Debiteringsgrad

Med rapporten kan du mäta effektiviteten, det vill säga hur stor andel av den arbetade tiden som har fakturerats till kund. Du kan till exempel följa upp debiteringsgraden per medarbetare eller totalt för byrån. Debiteringsgraden uttrycks i procent och beräknas genom att dividera fakturerade timmar med registrerad arbetad tid.

Rapporten omfattar alla registreringar som finns med på både godkända och ännu inte godkända fakturaunderlag. Debiteringsgraden kan beräknas oavsett vilken prissättning uppdragen har.

Läs om hur fakturerade timmar beräknas vid transaktionspris och fastpris i avsnittet Fakturaunderlag vid olika prissättningar.

Alla tidregistreringar i den valda perioden, både fakturerade och ännu inte fakturerade. De tidregistreringar som ännu inte är fakturerade ingår bara om kryssrutan Fakturerbar tid är markerad.

För timpris hämtas värdet från fältet Fakturerbar tid i de tidregistreringar som gjorts under den valda perioden.

För transaktionspris beräknas värdet som antalet transaktioner multiplicerat med beräknade timmar/transaktion (enligt prislistan).

För fastpris hämtas värdet från fakturaplanen, fältet Uppskattade timmar.

Registrerad tid som ingår i fakturaunderlaget. För ett fastpris beräknas den fakturerade tiden av Byråstöd. Läs mer i avsnittet Allmänt om rapporter Exempel - gäller för alla rapporter utom rapporten Fastpris.

(Fakturerbar tid + Fakturerad tid) dividerat med Tid.

Debiteringsgrad (%) för motsvarande period föregående år.

Kvar att fakturera

Rapporten ger en sammanställning av hur mycket arbetad tid som ännu inte är fakturerad. Den omfattar därför alla registreringar som ännu inte har kommit med på ett fakturaunderlag.

Rapporten visar arbetad tid, fakturerbar tid och fakturabelopp för den valda perioden. Om du inte har lagt upp ett fakturatillfälle för perioden för ett uppdrag med fastpris visas bara arbetad tid. Rapporten tar inte med tidregistreringar där fakturerbar tid är 0, eftersom de inte påverkar faktureringen.

Kolumnen visar hur mycket tid som har registrerats men ännu inte fakturerats. För timpris och transaktionspris ingår här de tidregistreringar som är gjorda i den valda perioden.

Tid registrerad på fastpris ingår inte.

För timpris hämtas värdet från fältet Fakturerbar tid i de tidregistreringar som gjorts under den valda perioden.

För transaktionspris beräknas värdet som antalet transaktioner multiplicerat med beräknade timmar/transaktion (enligt prislistan).

För fastpris hämtas värdet från fakturaplanen, fältet Uppskattade timmar.

Antal transaktioner i tidregistreringar gjorda i den valda perioden.

Beräknas från tidregistreringar i vald period som ännu inte är fakturerade. För fastpris hämtas värdet från fakturaplanen.

Genomsnittligt timpris

Med rapporten kan du följa upp det genomsnittliga priset per fakturerad timme. Det genomsnittliga timpriset beräknas med formeln (Kvar att fakturera + Fakturerat belopp) / Registrerad tid.

Rapporten omfattar alla registreringar som finns med på både godkända och ännu inte godkända fakturaunderlag. När kryssrutan Kvar att fakturera är markerad ingår också tidregistreringar som ännu inte är fakturerade.

Kolumnen visar belopp baserat på registreringar i den valda perioden som ännu inte är fakturerade. Data hämtas från tidregistreringar inom den valda perioden (pris per timme, transaktionspris) och från fakturaplanen för Fastpris.

Registreringar som ingår i godkända och ännu inte godkända fakturaunderlag. Här ingår de tidregistreringar som är kopplade till fakturaunderlaget.

Exempel:

Du skapar ett fakturaunderlag fram till 20ÅÅ-06-30. Alla tidregistreringar fram till det datumet ingår i summan. Även belopp från fastprisens fakturaplaner som har ett datum i den valda perioden ingår.

För fastpris kan det fakturerade beloppet skilja sig från fakturaplanen, beroende på fakturadatum och hur tidregistreringarna fördelas under perioden. Läs mer i Allmänt om rapporter Exempel - gäller för alla rapporter utom rapporten Fastpris.

I den här kolumnen visas alla tidregistreringar som är gjorda i den valda perioden.

Fakturerat belopp / Registrerad tid.

När kryssrutan Kvar att fakturera är markerad beräknas genomsnittligt timpris som:

(Kvar att fakturera + Fakturerat belopp) / Registrerad tid.

Fakturerat belopp för motsvarande period föregående år.

Registrerad tid för motsvarande period föregående år.

Genomsnittligt timpris för motsvarande period föregående år.

Fastpris

Med rapporten kan du följa upp lönsamheten för fastpris genom att analysera täckningsgraden, det genomsnittliga timpriset och den eventuella intäkten om uppdraget hade haft timpris i stället. Rapporten är som standard baserad på kundnivå, men den kan specificeras efter uppdrag och aktivitet.

Uppdrag som har ett pris per timme eller per transaktion ingår inte i rapporten.

Det fakturerade beloppet och de beräknade timmarna för en period baseras på den fakturering som var planerad för fastpriset och den specifika kunden/uppdraget. Du hittar prissättningen för den valda kunden under fliken Prissättning.

Det finns två sätt att titta på tidregistreringar och motsvarande kostnader i den här rapporten:

  • Som standard tar rapporten med registreringar som är kopplade till de fakturor du har valt. Det innebär att en tidregistrering visas i rapporten om den ingår i ett fakturaunderlag för den valda perioden, oavsett när tidregistreringen gjordes. Med det här valet ser du vilka kostnader som hör till en viss faktura.
  • Du kan ta med tidregistreringar för en viss period, oavsett vilken period som är vald för fakturorna, genom att välja Tidregistreringar i perioden. Använd det här valet om du vill veta kostnaderna för en viss period, oavsett vilka fakturor tidregistreringarna är kopplade till.

Rapporten hämtar alla fakturatillfällen som hör till den period som har angetts i urvalet Inkludera fakturatillfällen i perioden, oavsett om de är fakturerade eller inte.

Rapporten hämtar alla fakturatillfällen som hör till den period som har angetts i urvalet Inkludera fakturatillfällen i perioden och som ännu inte är fakturerade.

Rapporten hämtar alla fakturatillfällen som hör till den period som har angetts i urvalet Inkludera fakturatillfällen i perioden och som är fakturerade.

Visar beräknade timmar enligt fakturaplanen för fastpris.

Den registrerade tiden beror på vad du väljer i urvalet Inkludera timmar och kostnader baserat på.

Kostnaderna beräknas genom att multiplicera arbetad tid med den kostnad per timme som är angiven på medarbetaren. Timmar som inaktiva medarbetare har arbetat ingår alltid i den här rapporten.

Beräknas som Fakturerat belopp - Kostnader.

Beräknas som Fakturerat belopp / Registrerad tid.

Intäkt om fakturerad per timme beräknas med formeln Registrerad tid * Pris/timme (baserat på den prislista som är satt på kunden).

Avvikelse från eventuell intäkt beräknas enligt formeln Fakturerat belopp - Intäkt om fakturerad per timme.

Planerad fakturering

Rapporten visar en sammanställning över faktisk fakturering jämfört med planerad fakturering. För Timpris och Transaktionspris beräknas beloppet utifrån resursplaneringen och den prislista som är kopplad till kunden. För Fastpris används den prissättning som angetts i fakturaplanen för fastpriset på uppdraget.

Kolumnen visar fakturerat belopp för motsvarande period föregående år.

Timpris och Transaktionspris: Timmar tillagda i resursplaneringen multiplicerat med priset i prislistan.

Från resursplaneringen hämtas alla timmar för hela månaden. Timmarna ingår bara i beräkningen om perioden i rapporten omfattar den 1:a i månaden.
Exempel: Du har angett 20 timmar i resursplaneringen för juni. Du anger perioden 20ÅÅ-06-01 - 20ÅÅ-06-30 i rapporten. Om du i stället anger perioden 20ÅÅ-06-15 - 20ÅÅ-06-30 ingår inte de 20 timmarna.

Fastpris: Beloppet hämtas från Fakturaplanen för fastpriset för respektive kund och uppdrag.

Fakturadatumet i fastpriset måste ligga inom den valda perioden för att räknas med.
Exempel: Du har angett 20ÅÅ-06-30 som fakturadatum för fastpriset. Du anger perioden 20ÅÅ-06-01 - 20ÅÅ-06-30 i rapporten, och då ingår beloppet. Om du i stället anger perioden 20ÅÅ-06-01 - 20ÅÅ-06-15 ingår inte beloppet.

Beloppet baseras på tidregistreringar i den valda perioden som ännu inte är fakturerade. Data hämtas från tidregistreringar inom den valda perioden (pris per timme, transaktionspris) och från fakturaplanen för Fastpris.

Registreringar som ingår i godkända och ännu inte godkända fakturaunderlag. Här ingår de tidregistreringar som är kopplade till fakturaunderlaget.

Exempel: Du skapar ett fakturaunderlag fram till 20ÅÅ-06-30. Alla tidregistreringar fram till det datumet ingår i summan. Även belopp från fakturaplaner för fastpris som har ett datum i den valda perioden och som har fakturerats ingår.

Planerad fakturering - (Kvar att fakturera + Fakturerat belopp)

Avvikelse från planerad fakturering / Planerad fakturering * 100.

Planerade timmar

Rapporten visar en sammanställning över faktiskt nedlagda timmar jämfört med planerade timmar. Om du markerar kryssrutan Föregående år läggs kolumner med fakturerad tid och registrerad tid för föregående år till.

Kolumnen visar registrerad tid för motsvarande period föregående år.

Kolumnen visar registrerad fakturerad tid (fakturerbar tid) för motsvarande period föregående år.

Timmar i kolumnen Planerad tid hämtas från Resursplaneringen.

Periodurvalet måste omfatta den 1:a i månaden för att uppgifterna ska komma med.
Exempel: Du har lagt till 10 timmar i juni i Resursplaneringen. Du ställer in perioden 20ÅÅ-06-01 - 20ÅÅ-06-30 i rapporten, och då ingår timmarna från Resursplaneringen. Om du i stället baserar rapporten på perioden 20ÅÅ-06-15 - 20ÅÅ-06-30 kommer timmarna från Resursplaneringen inte med i rapporten.

I kolumnen Registrerad tid ser du alla tidregistreringar som är gjorda för den valda perioden.

Beräknas som Planerad tid - Registrerad tid.

Visar avvikelsen i procent.

Tidregistreringar

Rapporten ger en sammanställning över alla tidregistreringar som är gjorda för den valda perioden, oavsett om de är fakturerade eller inte.

Det är bara den här rapporten som kan visa anteckningar. Markerar du kryssrutan Visa anteckningar under Inkludera läggs två kolumner till:

  • Intern anteckning visar det som står i fältet Intern anteckning på tidregistreringen. Den texten är bara till för byrån.
  • Fakturatext visar det som står i fältet Fakturatext på tidregistreringen.

Anteckningarna visas på raden för varje enskild tidregistrering, inte på summeringsraderna för till exempel kund, uppdrag eller medarbetare. Är kolumnen tom, kontrollera att du har valt rapporten Tidregistreringar och att texten finns i rätt fält på tidregistreringen.

Vill du fakturera tidregistreringarna? Läs mer i Skapa fakturaunderlag.

Värdena i kolumnen hämtas från fältet Avser period i Tidregistreringsdialogen. Fältet visas i rapporten även om fältet Avser period inte används i Tidregistreringsdialogen (inställning under Underhåll - Byråinställningar - Tider och utlägg).

Alla tidregistreringar i den valda perioden, både fakturerade och ännu inte fakturerade.

I den här kolumnen visas värden som har angetts som Fakturerbar tid i Tidregistreringsdialogen för varje tidregistrering. Om fältet Fakturerbar tid inte används i Tidregistreringsdialogen (inställning under Underhåll - Byråinställningar - Tider och utlägg) är värdet i kolumnen samma som Registrerad tid.

För fastpris beräknas den fakturerade tiden av Byråstöd. Läs mer i Allmänt om rapporter Exempel - gäller för alla rapporter utom rapporten Fastpris.

Om du använder Transaktionspris för ett eller flera uppdrag visas här antalet transaktioner under den valda perioden.

Om du har lagt till interna anteckningar på tidregistreringarna visas de i den här kolumnen (förutsatt att du har markerat kryssrutan Visa anteckningar under Inkludera). Om fältet Intern anteckning inte används i Tidregistreringsdialogen (inställning under Underhåll - Byråinställningar - Tider och utlägg) visas kolumnen ändå i rapporten om kryssrutan är markerad.

Om du har lagt till fakturatext på tidregistreringarna visas texten i den här kolumnen (förutsatt att du har markerat kryssrutan Visa anteckningar under Inkludera). Om fältet Fakturatext inte används i Tidregistreringsdialogen (inställning under Underhåll - Byråinställningar - Tider och utlägg) visas kolumnen ändå i rapporten om kryssrutan är markerad.

I den här kolumnen visas numret på det fakturaunderlag som tidregistreringen finns med på.

Om en tidregistrering ännu inte är fakturerad (inte ingår i ett fakturaunderlag) visas inget värde.

Löneunderlag

Om Byråstöd inte är kopplat till Lön eller Visma Lön 600 ger den här rapporten dig den information du behöver för att beräkna löner. Du kan se dina medarbetares arbetade tid och frånvaro, dag för dag. I löneunderlaget kan du även se normalarbetstiden och tidbankssaldon. För tidbanken visas ingående saldo, den valda periodens saldo och utgående saldo.

Läs mer i Tidregistrera i Byråstöd med koppling till Lön eller Exportera löneunderlag till Visma Lön 600 om du vill veta mer om kopplingarna.

Kolumnen visas bara när du under Struktur har valt Medarbetare i Nivå 1 och inte har gjort något val för Nivå 2 och 3.

Kolumnen visar Ingående saldo för tidbanken och hämtas från dialogen Justera tidbank för respektive medarbetare (Underhåll - Medarbetare - Arbetsschema).

Registrerad tid i den valda perioden. I den här kolumnen ingår både tid registrerad på kunder och intern tid.

Om du har registrerat Frånvaro [002FV] visas en kolumn per frånvarotyp. I varje kolumn visas den registrerade tiden för frånvarotypen.

Hämtas från medarbetarens arbetsschema. Bara dagar som är klarmarkerade ingår i kolumnen.

I den här kolumnen visas periodens förändringar i tidbanken.

Klarmarkerade dagar visas med ett Ja i den här kolumnen.

Kolumnen visas bara när du under Struktur har valt Medarbetare i Nivå 1 och inte har gjort något val för Nivå 2 och 3.

Beräknas som IB Tidbank - Förändringar Tidbank i perioden.

Fördelning arbetad tid

Rapporten visar hur många timmar en eller flera medarbetare har registrerat på kunder jämfört med det totala antalet arbetade timmar.

Den här kolumnen visar hur många timmar som har registrerats på kunder i den valda perioden (hämtas från fältet Registrerad tid i respektive tidregistrering).

Tid registrerad på Intern kund [001IT] (till exempel möten och utbildning).

Registrerad tid på kunder + Registrerad intern tid

(Registrerad tid på kunder / Total tid) x 100.

Relaterade avsnitt

Skapa och skriv ut en rapport
Skriv ut listor och adressetiketter

Sökord: rapporter, rapport, täckningsgrad, debiteringsgrad, kvar att fakturera, genomsnittligt timpris, fastpris, löneunderlag, planerade timmar, kolumner i rapporten, tidregistreringar, visa anteckningar, intern anteckning, fakturatext, anteckningar syns inte i rapporten

Arbeta smartare

Allt om digitalt samarbete

Utbildningar för redovisningsbyråer

Filmer

Se alla filmer om Byråstöd

Supportforum

Kolla in andra användares frågor och funderingar i vårt forum

Spiris Smarta Byrån