Kom i gång med Ekonomiöversikt, Budget & Prognos

Välkommen! För att du enklare ska komma igång på bästa möjliga sätt har vi sammanställt en guide.

1

Importera uppgifter

För att hämta data till Ekonomiöversikt, Budget & Prognos kan du antingen ladda upp data från Visma Administration eller importera en SIE4-fil. Om du arbetar med både Bokföring & Fakturering och Ekonomiöversikt, Budget & Prognos, hämtas bokföringsuppgifter automatiskt. Byråer kan också ladda upp data från Visma Advisor Connect, Visma Byråstöd och Skatt & Bokslut.

Läs mer om hur du laddar upp data till Ekonomiöversikt, Budget & Prognos här.

Du kan importera en SIE4-fil genom att gå till Inställningar - Import och välja Importera SIE4-fil. Tänk på att det är inte möjligt när du använder både Bokföring & Fakturering och Ekonomiöversikt, Budget & Prognos.

2

Allmänna inställningar

Det finns flera inställningar tillgängliga som hjälper dig att anpassa funktionen för att bättre passa dina och dina kunders behov. Det är bara byråns medarbetare har tillgång till fliken Inställningar.

Du hittar allmänna inställningar för alla dina rapporter under Inställningar - Rapportinställningar.

Följ dessa steg för att visa eller dölja underrubriker för alla dina rapporter:

  1. Välj Inställningar - Rapportinställningar.
  2. Välj Visa eller Dölj beroende på om du vill visa underrubriker eller inte.
  3. Välj Spara.

Följ dessa steg för att visa belopp som antingen kr eller tkr i alla dina rapporter:

  1. Välj Inställningar - Rapportinställningar.
  2. Välj kr eller tkr.
  3. Välj Spara.

Både Resultatrapport och Balansrapport kan anpassas för att bättre svara mot dina behov. Gå till Inställningar - Rapportinställningar - Anpassa rapporter för att flytta konton till andra rader eller lägga till nya underrubriker till dina rapporter.

Läs mer om hur du anpassar rapporter här.

3

Lägg till användare och behörigheter

Byråns medarbetare som deltar i redovisningsuppdraget läggs automatiskt upp som användare när funktionen aktiveras.

Fristående användare eller medarbetare på ett företag som samarbetar med en redovisningsbyrå ger tillgång till funktionen på Spiris. Det är bara administratörer som kan ge medarbetare tillgång till Ekonomiöversikt, Budget & Prognos.

  1. Logga in på Spiris på spiris.se.
  2. Klicka på pilen till höger om företagsnamnet.
  3. Välj Hantera användare.
  4. Klicka på Skapa användare.
  5. Skriv in användarens epostadress och namn.
  6. Välj vilken roll i Spiris som användare ska ha.
  7. Klicka på Skapa.
  8. Aktivera Ekonomiöversikt, Budget & Prognos för den nya användaren.

Ett mejl skickas till användaren med information om hur kontot aktiveras. Det är helt kostnadsfritt att lägga till så många användare som du önskar.

Behörigheter

Som standard får alla användare av Ekonomiöversikt, Budget & Prognos inledningsvis fullständiga behörigheter till tjänsten (inklusive åtkomst till behörigheter).

Om Ekonomiöversikt, Budget & Prognos används i ett samarbete mellan en redovisningsbyrå och en kund, så är det bara byråns medarbetare som får fullständiga behörigheter till tjänsten som standard.

En användare med fullständig behörighet till Inställningar kan ställa in vilka behörigheter en specifik användare av Ekonomiöversikt, Budget & Prognos ska tilldelas genom att gå till Inställningar - Behörigheter.

Läs mer om behörigheter och hur du ändrar dem här.

4

Anpassa översikten

Du kan lägga till dina egna diagram på översikten och också ta bort och redigera dem som visas där för närvarande.

I Ekonomiöversikt, Budget & Prognos kan du lägga till dina egna diagram på översikten. Det gör att du kan skapa en skräddarsydd sida full av diagram som visar de viktigaste siffrorna. Du kan lägga till ett diagram för valfri rad från resultatrapportens och balansrapportens månadsöversikt, samt resultatrapportens rullande 12. Du kan även lägga till diagram från nyckeltalsrapporten.

  1. Klicka på Rapporter på den övre menylisten.
  2. Gå till den rapport du vill välja ut en rapportrad från.
  3. Välj raden du vill lägga till ett diagram för och klicka på diagramikonen längst till höger.
  4. Klicka Lägg till när du är klar med att redigera ditt diagram.
  1. Gå till Översikt.
  2. Klicka på knappen Lägg till diagram uppe i det vänstra hörnet.
  3. Välj diagram, storlek på diagrammet och klicka på Lägg till.

Du kan enkelt ta bort diagram från översikten.

  1. Gå till Översikt.
  2. Välj det diagram du vill ta bort och klicka på papperskorgen i diagrammets övre högra hörn.
  3. Bekräfta att du vill ta bort diagrammet.

Du kan enkelt ändra ordningen på diagrammen som visas genom att dra och släppa dem där du vill ha dem.

  1. Gå till Översikt.
  2. Välj det diagram som du vill flytta på och håll pekaren över dess namn. Pekaren ändrar nu form till en fyrvägspil.
  3. Dra och släpp diagrammet på dess nya plats.

Du kan redigera diagrammen på en mängd olika sätt. Du kan bland annat ändra storlek på diagrammen och ändra hur siffrorna ska visas.

  1. Gå till Översikt.
  2. Välj det diagram du vill redigera och klicka på kugghjulet i diagrammets övre högra hörn.
  3. Gör dina ändringar och välj Spara.

5

Jobba med budget och prognos

Skapa budgetar och prognoser för att planera dina intäkter och utgifter, se hur ditt företags resultat stämmer överens med planen, och uppskatta utfallet för räkenskapsåret.

Du kan skapa hur många budgetar du vill, för vilket räkenskapsår som helst.

  1. Gå till Budget & Prognos - Resultatbudget.
  2. Välj Skapa budget. En dialogruta öppnas.
  3. Ange budgetens namn och räkenskapsår, och välj vilken data den ska baseras på.
  4. Välj om du vill inkludera dimensioner eller inte.
  5. Välj Skapa budget.

En prognos kan bara skapas för det innevarande räkenskapsåret. Du kan skapa hur många prognoser du vill.

  1. Gå till Budget & Prognos - Resultatprognos.
  2. Välj Skapa prognos. En dialogruta öppnas.
  3. Döp din prognos.
  4. Välj vilken period från det innevarande räkenskapsåret som prognosen ska baseras på i fältet Faktiskt utfall t o m.
  5. Välj vilka data prognosen ska baseras på för räkenskapsårets återstående månader i fältet Återstående månader baseras på.
  6. Välj om du vill inkludera dimensioner eller inte.
  7. Välj Skapa.

Du kan välja att ha en budget synlig i rapporten Resultatrapport – Månad och i diagrammen som skapas från Resultatrapport - Månadsöversikt och Resultatrapport - Rullande 12 Månadsvärden genom att välja Visa i rapport/diagram i budgetlistan eller inne i en specifik budget.

Om du har skapat flera budgetar för samma räkenskapsår kan bara en av dem visas i rapporten.

Du kan välja att ha en prognos synlig i diagrammen som skapas från Resultaträkning - Månadsöversikt genom att välja Ange som huvudprognos. Om du har skapat flera prognoser för samma räkenskapsår kan bara en av dem visas i rapporten.

6

Anpassa dina rapporter

Du kan anpassa individuella rapporter för att bättre svara mot dina och dina kunders behov genom att visa eller dölja underrubriker och/eller konton, och visa belopp i kr eller tkr.

Resultatrapport - Månad kan anpassas ytterligare genom att lägga till eller ta bort kolumner, och ändra ordningen i vilka dessa visas.

Följ dessa steg för att visa eller dölja underrubriker i en individuell rapport:

  1. Gå till rapporten som du vill ändra inställning för.
  2. Markera eller avmarkera kryssrutan Visa underrubriker, beroende på om du vill visa eller dölja dem i rapporten.

Lägg märke till att den här inställningen återställs nästa gång du loggar in i tjänsten.

Du kan välja om konton ska visas eller döljas i en rapport. Inställningen görs för den enskilda rapporten.

  1. Gå till rapporten som du vill ändra inställning för.
  2. Markera eller avmarkera kryssrutan Visa konton, beroende på om du vill visa eller dölja dem i rapporten.

Lägg märke till att den här inställningen återställs nästa gång du loggar in i tjänsten.

Följ dessa steg för att visa belopp som kr eller tkr för en individuell rapport.

  1. Gå till rapporten som du vill ändra inställning för.
  2. Välj kr eller tkr under Belopp i.

Lägg märke till att den här inställningen återställs nästa gång du loggar in i tjänsten.

Följ dessa steg för att visa utfall för en tidigare period:

  1. Gå till rapporten som du vill ändra inställning för.
  2. Välj en tidigare månad i månadsväljaren, som du hittar i fältet Utfall t o m.

När en ny månad väljs i månadsväljaren påverkas alla rapporter.

Lägg märke till att den här inställningen återställs nästa gång du loggar in i tjänsten.

Klicka på ikonen bredvid rapportens rubrik för att öppna en dialogruta i vilken du kan välja vilka kolumner som ska ingå i Resultatrapport - Månad, och i vilken ordning.

De kolumner som är listade i dialogrutans högra panel är de som för närvarande visas i rapporten, medan kolumnerna som är listade i den vänstra panelen är tillgängliga men för närvarande utelämnade. Dra och släpp kolumner mellan de båda panelerna för att anpassa rapporten efter dina önskemål.

Du kan ändra ordningen som kolumnerna visas i rapporten genom att flytta dem upp och ner i den högra panelen.

7

Dela och arkivera dokument

Du kan dela och arkivera dokument. Du kan lägga dina dokument i vilken period som helst eller i mappen Inkorg, om du inte vill välja en period. Redovisningsbyråer kan också spara dokument som laddats upp till Ekonomiöversikt, Budget & Prognos i Spiris Byråstöd.

Följ dessa steg för att dela ett dokument med andra användare av funktionen:

  1. Välj fliken Dokument.
  2. Dra och släpp din fil eller ladda upp den från din dator. Filen dyker nu upp i listan.

De filtyper som stöds är: Word, Excel, PowerPoint, Pdf, bilder (png, jpeg, etc.) och SIE-filer.

Den maximala filstorleken är 50 MB per fil.

Uppladdade dokument är synliga för användare med behörighet till dokument.

Om funktionen används i samarbete mellan en byrå som använder Spiris Byråstöd och en kund, kan byråns medarbetare spara dokument som laddats upp till funktionen i Byråstöd.

För att göra detta väljer du knappen Åtgärder till höger om dokumentet och väljer Spara i Byråstöd.

8

Kommunicera i Ekonomiöversikt, Budget & Prognos

Det är möjligt att kommunicera med andra användare funktionen med hjälp av kommentarsfunktion.

Följ dessa steg för att lägga till kommentarer:

  1. Gå till Översikt eller Rapporter.
  2. Välj kommentarsikonen (om dialogrutan för att lägga till kommentarer inte är synlig).
  3. Välj Ny.
  4. Välj vilken månad kommentaren ska vara kopplad till.
  5. Lägg till din kommentar och välj Spara.

Filmer

Se alla filmer om Ekonomiöversikt, Budget & Prognos

Supportforum