GDPR i Skatt & Bokslut

Alla företag som hanterar personuppgifter och är verksamma inom EU måste följa dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation). Det innebär att du som företagare ansvarar för att dina kunders, anställdas och leverantörers personuppgifter hanteras på ett säkert sätt.

Grundprinciper för GDPR:

• Du får bara behandla personuppgifter om du uppfyller kraven i lagen.
• Du får bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte.
• Du får bara samla in de uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla syftet.
• Har du personuppgifter måste du hålla dem korrekta och uppdaterade.
• När syftet är uppnått ska uppgifterna tas bort.
• Personuppgifter ska förvaras säkert så de inte ändras eller stjäls.

• Du ska kunna bevisa att din hantering av personuppgifter uppfyller villkoren enligt GDPR.

På spiris.se hittar du mer allmän information om vad GDPR är.

Här kan du läsa mer om vad du behöver göra för att uppfylla kraven för personuppgiftshantering enligt GDPR.

Redovisa registrerade personuppgifter

En enskild individ har rätt att fråga dig om det finns personuppgifter om denne registrerade hos dig. I ett sådant fall måste du kunna delge dessa uppgifter till individen. Det enklaste sättet att göra detta i Skatt & Bokslut är att generera en pdf-fil som innehåller dessa uppgifter i Rapportcentral.

Ta bort personuppgifter

De bokföringsuppgifter som finns lagrade i Skatt & Bokslut måste lagras i minst sju år, enligt Bokföringslagen. Detta inkluderar även personuppgifter som angivits i bilagor, deklarationsblanketter och årsredovisningsdokument, vilket innebär att Bokföringslagen står över GDPR i dessa fall.

Därför får inte dessa personuppgifter anonymiseras eller avidentifieras så länge som Bokföringslagen har företräde framför GDPR.

Om du vill radera bokföringsunderlag som innehåller personuppgifter, var vänlig se den skrivna hjälpen för Bokföring & Fakturering för hur du går tillväga.

Externa bilagor

I Skatt & Bokslut är det möjligt att ladda upp externa bilagor i avstämningssyfte. Du måste säkerställa att eventuella personuppgifter i dessa bilagor fyller ett klart syfte relaterat till din bokföring.

Till personuppgifter räknas uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera en nu levande fysisk person. Tänk på att även enskilda firmor räknas som fysisk person. Enligt GDPR får du bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte. Syftet kan skilja sig åt mellan företag beroende på företagets verksamhet. Ett syfte kan t ex vara att spara adressuppgifter för att kunna fakturera kunder.

De personer som du samlar in uppgifter om, har enligt GDPR rätt att få veta följande:

• vem du är
• vilket syftet med insamlingen av uppgifterna är
• vilken rättslig grund du stödjer dig på
• om uppgifterna delas vidare
• hur länge uppgifterna kommer att sparas

Den du har samlat in personuppgifter om har också rätt att begära att få tillgång till uppgifterna.

Personuppgifter förekommer i fält som har ett förutbestämt syfte, exempelvis fält för namn, telefonnummer och adress. Dessa uppgifter är enkla att sammanställa om någon hör av sig och vill ta del av dessa uppgifter. Förutom fält som har ett specifikt syfte, kan personuppgifter också lagras på andra platser, till exempel i fritextfält och kommentarer. Vi rekommenderar att du undviker att ange personuppgifter på dessa platser eftersom det är svårt att söka efter, analysera och sammanställa dessa uppgifter.

I Skatt & Bokslut anges personuppgifter i vissa bilagor för avstämning, i deklarationsblanketter och i årsredovisningsdokument. Dessa personuppgifter samlas i Skatt & Bokslut in av juridiska skäl.

Fria textfält, som bland annat används för kommentarer, kan användas för att skriva in personuppgifter eller information som kan kopplas till individer. Undvik att ange känslig information i dessa fält.

Bilagor

Vissa bilagor som används för att stämma av exempelvis löner, lån och fordringar i Balansavstämning innehåller fält där personuppgifter anges, som exempelvis namn och månadslön. Detta är information som måste anges enligt Bokföringslagen.

När du laddar upp externa bilagor måste du säkerställa att eventuella personuppgifter i dessa fyller ett klart syfte relaterat till din bokföring.

Deklarationsblanketter

Under Årsavslut - Deklarationsblanketter läggs personuppgifter som Namn, Personnummer och Organisationsnummer automatiskt till i respektive blankett.

• Deklarationsblanketter

• Deklarationsblanketter för fysiska personer

Årsredovisning

Under Årsavslut - Årsredovisning innehåller dokumenten Underskrifter och Fastställelseintyg fält där personuppgifter anges.

Underskrifter

• Namn
• Roll
• Ort

Fastställelseintyg

• Namn
• Ort

Inmatade personuppgifter lagras på Spiris servrar och hos vår infrastrukturleverantör. Vill du veta mer om hur vi tar hand om din information hittar du allt på sidan Information om våra villkor - Dataskydd och Integritet.

För Skatt & Bokslut hittar du informationen under rubriken Advisory tools Sweden.

Om du har genererat rapporter i Skatt & Bokslut kan du även ha uppgifter lagrade lokalt på din dator eller en annan plats där du sparat dessa filer.

I Skatt & Bokslut har Spiris inget ansvar för att lagra din bokföringsdata för att möta arkiveringskrav från lagstiftning eller från branschorganisationer.

Så länge du är kund hos oss ser vi till att din data är trygg, med regelbundna säkerhetskopior. Mer information om hur data lagras hittar du på Trust Centre. För Skatt & Bokslut hittar du informationen under rubriken Advisory tools Sweden.

Bokföringsdata, analyser och kommentarer som du vill arkivera kan skrivas ut från Rapportcentralen. Du hittar det både under Periodavslut och Årsavslut. Här kan du skapa rapporter och spara dem i pdf-format för att skicka eller skriva ut. Du kan också exportera bokföringsdata som SIE-filer under Underhåll - Inställningar - Exportera data. Läs om hur du gör SIE-exporter här.

Som företagare för du ibland över personuppgifter till andra, ofta utan att du ens tänker på det. Det kan exempelvis vara till kreditupplysningsföretag, e-handelssystem, fakturerings- eller betallösningar. När sådana så kallade tredjepartsleverantörer tar emot personuppgifter av dig blir de personuppgiftsbiträden.

Du som företagare är personuppgiftsansvarig och är alltid ansvarig för insamlade uppgifter. Det gäller även när uppgifter förts över till en tredjepartsleverantör. I dessa fall krävs ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan dig och de tredjepartsleverantörer du har. Läs mer om personuppgiftsbiträdesavtal.

Biträdesavtal mellan Spiris och dig som kund

Du jobbar helt molnbaserat vilket innebär att de personuppgifter du registrerar lagras hos oss. Vi räknas i och med detta som en tredjepartsleverantör som behandlar personuppgifter för din räkning. I och med detta behövs ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan Spiris och dig. I det avtal som du godkänner innan du får tillgång, ingår ett sådant biträdesavtal.