Byte från annat löneprogram

Vad kul att du vill flytta till Visma Lön 300! Fyll i detta formulär så hör vi av oss och guidar dig genom hur du enklast förbereder dig för att kunna föra över uppgifterna från ditt tidigare löneprogram.

När exporten från ditt tidigare program är klar gör du så här för att komma igång:

  1. Öppna Visma Lön 300.
  2. Klicka på Nytt företag.
  3. Välj Konvertera från annat löneprogram.

Fälten Företagsnamn och Org. nummer är gråmarkerade. Dessa uppgifter hämtas vid konverteringen.

  1. Klicka på OK.
  2. Klicka på Nästa för att skapa företaget.

Nu startar en guide som hjälper dig genom de viktigaste stegen. Du kan komplettera och justera inställningarna i efterhand. Det är dock viktigt att alla inställningar är klara innan du gör första lönekörningen.

Markera filen och klicka på Öppna. Nu hämtas uppgifterna som finns i filen.

Den som ska arbeta som löneadministratör i löneprogrammet ska registreras som användare.

Registret över användare har inget med anställningsregistret att göra. Anställda som ska arbeta som löneadministratör och även ha lön i företaget ska både läggas in som användare här och i anställningsregistet.

  1. Fyll i uppgifterna. Fält markerade med * är obligatoriska och måste fyllas i.
  2. Klicka på Nästa.

Läs mer i avsnittet Lägg upp ny användare om företaget ska ha fler än en användare/löneadministratör. Det görs efter att alla stegen är guiden är slutförda och företaget är skapat.

  1. Klicka på knappen Nästa.

När konverteringen är klar visas information om uppgifter som inte kunde konverteras. Skriv ut informationen eftersom den behövs när du ska göra kompletteringar.

  1. Klicka på Skriv ut.
  2. Klicka på Stäng.
  3. Klicka på Ja för att bekräfta att du skrivit ut.

Det är bara uppgifter om de anställda som konverteras. Därför behöver du kontrollera och kompettera alla inställningar i anställningsregistret efter konverteringen. Vissa inställningar behöver du göra manuellt, som till exempel att välja arbetsschema och göra semesterinställningar för varje anställd.

Ange signatur för användaren. Du kan använda både bokstäver och siffror men det vanligaste är att man skriver in användarens initialer i fältet.

Observera att det är samma namn som används på spiris.se som ska anges här eftersom uppgiften används vid synkroniseringen.

Observera att det är samma namn som används på spiris.se som ska anges här eftersom uppgiften används vid synkroniseringen.

Observera att det är samma e-postadrress som används på spiris.se som ska anges här eftersom uppgiften används vid synkroniseringen.

Rutan Aktiv användare ska vara markerad på alla användare som ska kunna arbeta i programmet.

Ta bort markeringen Aktiv användare om användaren inte längre ska arbeta med programmet. Läs mer i avsnittet Ta bort/inaktivera användare.

Efter konverteringen är de flesta fält tomma. Ändra eventuellt texten så att den blir som du vill att den ska se ut på utskrifterna.

Uppgifterna kommer att visas på lönebesked, på arbetsgivardeklarationen och är också viktiga när du skickar uppgifter till olika myndigheter. Efter att företaget är skapat kan du göra ytterligare kompletteringar under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar på fliken Företaget.

  1. Fyll i uppgifterna. Fält markerade med * är obligatoriska och måste fyllas i.
  2. Klicka på Nästa.

Här skriver du in namnet på företaget. Uppgiften skrivs ut på lönebesked och arbetsgivardeklaration. Det bör vara företagets juridiska namn du skriver in här eftersom uppgiften också används vid rapportering av uppgifter till myndigheter.

Här skriver du in företagets organisationsnummer. Det är viktigt att fältet är korrekt ifyllt exempelvis när du skickar fil med arbetsgivardeklarationen till Skatteverket eller fil med försäkringsuppgifter till Fora.

Företagets postadress skrivs bland annat ut på lönebesked.

Postnummer och ort skrivs bland annat ut på lönebesked.

Besöksadress behöver bara fyllas i om den inte är densamma som postadressen.

Telefonnummer skrivs ut på lönebesked och arbetsgivardeklaration.

Ett alternativt telefonnummer till företaget som också skrivs ut på lönebesked.

Företagets faxnummer skrivs ut på lönebesked.

Företagets e-postadress skrivs ut på arbetsgivardeklarationoch lönebesked.

Skriv in namnet på den som sköter/är ansvarig för lönerna. Uppgiften finns bland annat med i filen när du skickar arbetsgivardeklarationen till Skatteverket.

Här skriver du in företagets hemsida.

Markera Visa informationstexter om du vill se förklarande texter i gula rutor i anslutning till vissa inställningar.

Valen du gör här har stor betydelse för ditt lönearbete. Du kan ändra och komplettera uppgifterna på fliken Inställningar under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar. Det är viktigt att inställningarna är klara innan du gör första lönekörningen.

  1. Gör inställningar och fyll i uppgifterna. Fält markerade med * är obligatoriska och måste fyllas i.
  2. Klicka på Nästa när du är klar.

Löneperiod

Här väljer du för vilken period händelser från kalendariet ska hämtas när du skapar lönekörningar.

Om de anställda gör registreringar i Anställd går det inte att ha ett till och med-datum som ligger efter utbetalningsdatum.

Följande kombinationer är vanligast för anställda med fast månadslön

Löneperiod Avvikelseperiod
Innevarande månad Föregående månad
Innevarande månad T.o.m. dag i månaden (egen avvikelseperiod)
Föregående månad Föregående månad

Under Löneperiod väljer du vilken period lönen avser.

Om lönen ska betalas ut samma månad som den tjänas in ska valet Innevarande månad vara valt. Exempelvis så betalas lönen för januari ut omkring den 25 januari vid detta val.

Om lönen ska betalas ut månaden efter att den har tjänas in ska valet Föregående månad vara valt. Exempelvis så betalas lönen för januari ut omkring den 25 februari vid detta val.

Valet T.o.m. dag i månaden innebär att du själv kan välja löneperiod, till exempel från dag 15 i en månad till och med dag 14 i nästa månad. Exempelvis så betalas lönen för perioden 15 januari till 14 februari ut omkring den 25 februari vid detta val.

Det går inte att välja Innevarande månad som löneperiod för timavlönade, eftersom den anställde får betalt för arbetade timmar under löneperioden. Vid utbetalning exempelvis den 25 januari vet man fortfarande inte för perioden 25-31 januari om en timavlönad kommer att arbeta eller vara frånvarande, vilket gör att det inte går att betala ut timlön för innevarande löneperiod.

Om lönen ska betalas ut månaden efter att den har tjänas in ska valet Föregående månad vara valt. Exempelvis så betalas lönen för januari ut omkring den 25 februari vid detta val.

Valet T.o.m. dag i månaden innebär att du själv kan välja löneperiod, till exempel från dag 15 i en månad till och med dag 14 i nästa månad. Exempelvis så betalas lönen för perioden 15 januari till 14 februari ut omkring den 25 februari vid detta val.

Avvikelseperiod

Under Avvikelseperiod väljer du i vilken period avvikelser, som övertid, semester, sjukfrånvaro etc. regleras.

Här kan du inte välja innevarande månad eftersom det inte går att registrera avvikelser förrän de har skett.

Valet Föregående månad innebär att på den lön som exempelvis betalas ut omkring den 25 februari finns avvikelser från januari månad registrerade.

Valet T.o.m. dag i månaden innebär att du själv kan välja period. Om du sätter 14 som dag i månaden kan du ta med avvikelser från och med exempelvis den 15 januari till och med den 14 februari på den lön som betalas ut omkring den 25 februari. Fältet T.o.m. dag i månaden blir inte aktivt förrän du väljer den avvikelseperioden. Den dag i månaden du väljer bör inte ligga efter utbetalningsdatum.

Eftersom avvikelseperioden alltid sammanfaller med löneperioden för anställda med timlön, både för fast anställd personal och extra personal, går det inte att göra några inställningar vid detta fält. De val som görs vid Löneperiod - Timlön gäller även för avvikelseperioden och det är de inställningarna som visas här. Läs mer under Löneperiod.

Företagets övriga regler

Avtalstiden är en genomsnittlig arbetstid per månad som bestäms av kollektivavtal och används för beräkning av timavdrag och timtillägg för anställda med fast månadslön. Under Personal - Anställda, fliken Lön visas den timlön som automatiskt beräknas genom att månadslönen divideras med avtalstiden.

Avtalstiden i svenskt arbetsliv varierar mellan drygt 150 till 175 timmar. Avtalstiden är densamma varje månad hela året oberoende av hur många arbetstimmar det är i respektive månad. Om ditt företag inte har något avtal och inte heller tillämpar ett visst branschavtal rekommenderar vi att du väljer 175 timmar som avtalstid.

Om avtalstiden inte är densamma för alla anställda kan du skriva in en egen avtalstid på fliken Anställning under Personal - Anställda.

Ange regler för avrundning av nettobelopp på lönebesked, utbetalningslista med mera. I lönesammanhang avrundar man alltid uppåt till den anställdes fördel. Om ditt avtal inte anger något annat rekommenderar vi att du väljer Uppåt till hel krona.

Klicka på knappen Inställningar för att registrera de fackförbund som anställda på företaget är anslutna till. Du kan ange avdrag av fackavgiften med en procentsats och med ett belopp.

Läs mer i avsnittet Lägg till fackförbund för företaget.

Markeringen i rutan Löneväxling (t ex pension) ska påverka löne- och semesterberäkningar har betydelse för hur programmet beräknar lönetillägg, löneavdrag, semester m m för anställda som har ett bruttolöneavdrag på månadslönen. Ett vanligt bruttolöneavdrag är avdrag för pension. Avdraget görs på lön före skatt, alltså på bruttolönen.

En anställd har en månadslön på 25 150 kr och ett bruttolöneavdrag på 475 kr för pension. Alla beräkningar kommer att göras på beloppet som ligger i anställningsregistret fliken Lön i fältet Månadslön alltså 25 150 kr, lönen före bruttolöneavdraget.

En markering i rutan Löneväxling (t ex pension) ska påverka löne- och semesterberäkningar medför att det tillkommer ett nytt fält, Månadslön efter löneväxling, i anställningsregistret fliken Lön.

Månadslönen är 25 150 kr men alla beräkningar kommer att göras på 24 675 kr, månadslönen minskad med bruttolöneavdraget för pensionen.

Det nya beräkningsunderlaget används både för att beräkna lönetillägg, som till exempel utbetalning av övertidsersättning och för att beräkna löneavdrag som till exempel avdrag för tjänstledighet. Underlaget används också för semesterberäkning, vid semesterårsavslut och på semesterskuldlistan.

Markera Visa informationstexter om du vill se förklarande texter i gula rutor i anslutning till vissa inställningar.

Under Semester kan du anpassa inställningar för semestervillkor till ditt företag. Om du vill göra ändringar eller kompletteringar markerar du det aktuella semestervillkoret och klickar på knappen Ändra semestervillkor.

Efter att företaget är skapat kan du ändra och komplettera inställningarna senare under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar på fliken Semester. För att uppgifterna på semesterskuldlista och vid semesterårsavslut ska bli korrekta är det dock viktigt att alla inställningar är klara innan du gör första lönekörningen.

  1. Gör inställningar och fyll i uppgifterna.
  2. Klicka på Nästa.

Villkoret 00 - Inget semestervillkor används på de anställda som inte ska ingå i någon semesterberäkning. Det kan gälla behovsinkallad personal som får en timlön inkl semesterersättning, uppdragstagare som får ett arvode med mera.

Semestervillkor 10 används både för tjänstemän och för arbetare som får semesterlön baserad på semestergrundande lön och semestergrundande frånvaro under intjänandeåret. Det kan både gälla personal med fast månadslön och personal med timlön. Vid semesterårsavslut lägger sig den framräknade semesterdaglönen i anställningsregistret och används sedan när den anställde tar ut semester. Även semesterdaglön för de sparade dagarna räknas ut.

Markera semestervillkoret i listan och klicka på knappen Ändra semestervillkor för att göra ändringar eller kompletteringar.

Semestervillkoret kan användas både för tjänstemän och arbetare med fast månadslön. Det beräknar semesterdaglön och semestertillägg som en procentsats på aktuell månadslön och räknar även ut semesterskulden för eventuellt rörligt semestertillägg. Vid semesterårsavslutet läggs den framräknade rörliga semestertillägget i anställningsregistret och betalas sedan ut som ett engångsbelopp, oftast i samband med huvudsemestern.

Markera semestervillkoret i listan och klicka på knappen Ändra semestervillkor för att göra ändringar eller kompletteringar.

Inställningen för Aktuell semesterårsperiod visas bara tills du låst den första lönekörningen. Klicka på pilen till höger i fältet för att byta semesterårsperiod.

Standardförslaget är att semesterperioden följer semesterlagens semesterår (den 1 april till den 31 mars). Ett annat vanligt alternativ för semesterperiod är kalenderår, men du kan också välja att semesteråret ska börja vilken månad som helst. Alla semesterperioder blir automatiskt ett år långa.

Pågående period uppdateras automatiskt om du byter period för semesteråret.

Du kan välja att intjänandeåret ska vara året före semesteråret eller samma som semesteråret. Inställningen används för beräkning av hur många betalda semesterdagar en anställd tjänat in när intjänandeåret är slut.

Semestertillägg beräknas med en procentsats på lönevariabeln Månadslön. Standardinställningen för semestertillägget är i enlighet med semesterlagen 0,43 procent. Procentsatsen går att ändra om företaget tillämpar andra regler. 

Rutan ska vara markerad om semestertillägget ska betalas ut vid uttagstillfället. Om alla semestertillägg betalas ut i samband med huvudsemestern (även till de anställda som inte har semester), ska rutan inte vara markerad.

Den rörliga semesterlönen räknas automatiskt ut vid semesterårsavslutet. Det är viktigt att betala ut den rörliga semesterlönen varje år eftersom den annars försvinner och ersätts av en ny framräknad rörlig semesterlön vid semesterårsavslutet. Exempel på semestergrundande rörlig lön är bonus och provision för tjänstemän och övertidsersättning för arbetare.

Om du markerar Beräknas med en procentsats per dag på semestergrundande rörlig lön och med hänsyn tagen till semestergrundande frånvaro föreslås 0,50 procent per dag i fältet Semesterlön, rörlig, men procentsatsen kan ändras om ditt företag tillämpar andra regler.

Om du markerar Beräknas med en procentsats på semestergrundande rörlig lön föreslås 12 procent i fältet Semesterlön, rörlig, men procentsatsen kan ändras om ditt företag tillämpar andra regler.

Enligt semesterlagen ska hänsyn inte tas till vilken sysselsättningsgrad den anställde hade när de sparade semesterdagarna tjänades in. Om du inte markerar rutan kommer den sparade semesterlönen alltid att bli densamma som den betalda.

Om företaget vill att det tas hänsyn till sysselsättningsgraden under det år då dagarna tjänades in ska rutan vara markerad.

Läs mer i avsnittet Vad innebär det att ta hänsyn till sysselsättningsgrad för intjänandeåret av de sparade dagarna?.

När du klickar på knappen Anställda visas en lista på alla anställda som är anslutna till detta semestervillkor. Du väljer semestervillkor för de anställda under Personal - Anställda, fliken Semester.

Detta semestervillkor används för säsongs- och extraanställda som inte ska ha semesterledighet med semesterlön utan bara få semesterersättning. Semesterersättningen kan antingen betalas ut vid varje lönetillfälle eller en eller flera gånger per år till exempel när anställningen upphör för säsongen. I anställningsregistret på fliken Semester kan du ange att semesterersättningen ska betala ut automatiskt vid varje lönetillfälle.

Du kan inte välja semesterperiod eller startdatum och du ska inte göra semesterårsavslut för detta villkor.

Markera semestervillkoret i listan och klicka på knappen Ändra semestervillkor för att göra ändringar eller kompletteringar.

Standardförslaget 12 procent är den procentsats som semesterlagen anger att arbetsgivare minst måste betala i semesterersättning. Du kan ändra till en högre procentsats om ditt företag tillämpar andra regler, men aldrig lägre.

Om företaget vill att den semestergrundande frånvaron ska värderas med en snittimlön enligt beräkningen Semestergrundande lön/Semestergrundande arbetstid, timmar ska rutan markeras.

Om företaget vill att den semestergrundande frånvaron ska värderas med den anställdes beräknade timlön ska rutan inte markeras. För timavlönade används den anställdes timlön och för månadsavlönade används den anställdes beräknade timlön.

När du klickar på knappen Anställda visas en lista på alla anställda som är anslutna till detta semestervillkor. Du väljer semestervillkor för de anställda under Personal - Anställda, fliken Semester.

I kolumnen visas den aktuella semesterårsperioden för respektive avtal.

I kolumnen Aktivt kan du avmarkera de villkor som inte ska användas i företaget.

Markera det semestervillkor i listan som du vill ändra eller komplettera och klicka på Ändra semestervillkor. Du kan även dubbelklicka på semestervillkoret i listan.

Markera Företaget tillämpar förskottssemester för nyanställda om företaget erbjuder förskottssemester till nyanställd personal som inte hunnit tjäna in betald semester.

Visma Lön 300 hanterar bara förskottssemester för nyanställda med fast månadslön.

Läs mer i avsnittet Semester, företagsinställningar.

Under Utbetalningar väljer du vilket utbetalningssätt företaget ska använda för löneutbetalningar till de anställda. Läs mer i avsnittet Utbetalning, företagsinställningar.

Utbetalningssättet avgör vilken utbetalningsrutin du kommer att använda och vilket bokföringskonto nettolönen bokförs på. Läs mer i avsnittet Bokföring, företagsinställningar om vilka bokföringskonton som används och hur du kan byta konton.

  1. Markera Kontant, Banklista, PlusGirolista eller Export till bankfil.

Om du vill skicka löneutbetalningen som en fil måste du först teckna ett avtal med din bank.

  1. Ange webbadressen till den internettjänst du ska använda för att föra över filen med löneutbetalningen under Sökväg internetbank. Om du använder ett överföringsprogram för löneutbetalning kan du hämta sökvägen till programmet via bläddringsknappen till höger om fältet.
  2. Klicka på Nästa när du är klar.

De inställningar du gör här påverkar hur bokföringsunderlaget för lönekörningen och bokföringsunderlaget för arbetsgivardeklarationen konteras. Programmet föreslår de vanligaste kontona som används utifrån vald kontoplan. Läs mer i avsnittet Bokföring, företagsinställningar.

  1. Gör inställningar för bokföring.
  2. Klicka på Nästa.
  1. Markera vilken typ av beräkning ditt företag använder för sjukavdrag, övertid och OB-ersättning. Läs mer i avsnittet Snabbval, företagsinställningar.

Sjukavdrag för tjänstemän efter dag 14

 För att du ska få rätt förslag på lönearter när du registrerar sjukfrånvaron ska du antingen markera Företaget gör ett sjukavdrag med 100 % eller Företaget gör ett sjukavdrag med 90 %.
Exempel:
En tjänsteman har varit sjuk tre dagar.
När du använder snabbvalet Sjuk får du förslag på ett karensavdrag för första dagen och 100 % avdrag på månadslönen och 80 % sjuklön för resten av sjukperioden. Här finns inga alternativ.
Om sjukfrånvaron för en tjänsteman fortsätter efter dag 14 finns det däremot alternativ. Antingen gör företaget 100 % avdrag på lönen eller bara 90 % avdrag från dag 15 t o m dag 90. För att du ska få rätt förslag på lönearter när du registrerar sjukfrånvaron ska du antingen markera Företaget gör ett sjukavdrag med 100 % eller Företaget gör ett sjukavdrag med 90 %.
Övertidsersättning för arbetare/timavlönade En del företag beräknar övertidsersättning med en procentsats andra med ett fastställt à-pris i kronor och ören för övertid.
Kontrollera om programmets föreslagna procentsatser gäller på ditt företag. När det gäller à-pris är dessa beloppsformler tomma och du måste själv ange belopp.
OB-ersättning för arbetare/timavlönade En del företag beräknar OB-ersättning med en procentsats andra med ett fastställt à-pris i kronor och ören för OB-ersättning.
Kontrollera om programmets föreslagna procentsatser gäller på ditt företag. När det gäller à-pris är dessa beloppsformler tomma och du måste själv ange belopp.

Nu har du gått igenom alla steg i upplägget av ett nytt företag.

  1. Klicka på Slutför.

Innan du gör din första lönekörning behöver du komplettera med ytterligare några uppgifter.

  1. Klicka på Skriv ut för att skriva ut arbetsgången. 
  2. Klicka på OK för att slutföra skapandet av företaget.
  3. Klicka på Ja - fortsätt för att bekräfta att du skrivit ut informationen.

Relaterade avsnitt

Skapa nytt företag

Skapa nytt företag

Skapa företag från säkerhetskopia

Användare

Företaget, företagsinställningar

Inställningar, företagsinställningar

Semester, företagsinställningar

Utbetalning, företagsinställningar

Bokföring, företagsinställningar

Sökord: Fortnox, Crona Lön, XOR Lön , Edison Lön, Kontek, Hogia

Arbeta smartare

Webbinarium - Teori Löneadministration

Webbinarium - Kom igång i Visma Lön 300

Boka kurs för att lära dig Visma Lön 300

Upptäck våra lönekurser!

Rekrytera personal - så här lyckas du

Filmer

Skapa nytt företag

Lägg upp en anställd

Se alla filmer om Visma Lön 300

Lönehantering

Få hjälp med dina frågor om lönehantering i vårt forum

Supportforum

Smart och enkel lönehantering