Banktransacties afstemmen

Een factuur wordt pas als betaald geregistreerd als deze met een betaling of een creditfactuur is afgestemd. Het programma gebruikt de volgende vier criteria om betalingen met facturen te koppelen: het IBAN van de debiteur of crediteur, de naam van de debiteur of crediteur, het factuurnummer en het betaalde bedrag.

Als het factuurnummer, het bedrag, en hetzij de naam òf het IBAN van de transactie precies overeenkomen met de factuurgegevens, dan wordt de transactie automatisch in het grootboek geboekt. Je vindt de transactie terug bij Banktransacties huidige periode. Het automatisch boeken van betalingen vindt alleen plaats op bankrekeningen met een directe bankkoppeling.

Als het resultaat niet 100% zeker is, dan ontvang je een suggestie die je vervolgens bevestigt of bewerkt. Dit is meestal het geval wanneer aan minstens twee van de vier criteria is voldaan. Als er meerdere transacties kunnen worden afgestemd, dan kun je deze allemaal tegelijk boeken door linksonder de knop Stem alle af te selecteren, nadat je hebt gecontroleerd of de suggesties correct zijn. Het voorstellen van suggesties vindt altijd plaats, ongeacht of je een bankkoppeling met automatische ontvangst van bankafschriften gebruikt, bankbestanden van je bank inleest of handmatig banktransacties registreert.

Ook batchbetalingen van inkoopfacturen die voor betaling naar de bank zijn verzonden of naar de bank zijn geüpload in een betalingsbestand kunnen automatisch worden afgestemd en geboekt. Als de betaling op je bankrekening onderdeel uitmaakt van een samengestelde transactie met één totaalbedrag voor meerdere inkoopfacturen, dan zal het programma proberen deze batchbetaling op basis van de transactiereferentie te koppelen aan de bijbehorende inkoopfacturen.

Als het transactiebedrag overeenkomt met het bedrag van de onbetaalde inkoopfacturen uit de bijbehorende batchbetaling, dan wordt de banktransactie automatisch afgestemd en geboekt. De inkoopfacturen worden vervolgens als betaald gemarkeerd.

In de meeste gevallen worden inkomende en uitgaande betalingen automatisch met facturen afgestemd, maar als je bijvoorbeeld een aankoop met bon hebt gedaan of geld van de Belastingdienst hebt ontvangen, dan moet je een nieuwe boekhoudtransactie aanmaken om deze transactie op het bankafschrift mee af te stemmen.

Bij het boeken van factuurbetalingen vanuit de directe bankkoppeling of CAMT.053-import haalt het programma automatisch het IBAN van de wederpartij uit de banktransactie op en registreert dit in de bijbehorende debiteur- of crediteurgegevens. Dit verbetert de afstemming van alle volgende betalingen voor deze debiteur of crediteur, waardoor je deze transacties gemakkelijker kunt verwerken. Een IBAN wordt alleen automatisch toegevoegd als er nog geen IBAN is ingevoerd, de transactie handmatig wordt afgestemd, en de naam van de tegenpartij in de banktransactie sterk overeenkomt met de naam in Visma eAccounting Standaard.

Je vindt voorbeelden en tips over het afstemmen en boeken van regelmatig terugkerende transacties in Inkomende betalingen handmatig afstemmen en Uitgaande betalingen handmatig afstemmen.