Dokumentation

På fliken Dokumentation på kunden finns Dokumentarkiv, Uppdragsbrev, Systemdokumentation och Fullmakter.

Dokumentarkiv

I Dokumentation - Dokumentarkiv samlar du kundens dokument och länkar på ett ställe. Sparade dokument bör vara färdigredigerade, eftersom arkivet bara är till för att samla kundens uppgifter på ett ställe. Om du har dokument som du vill redigera och hålla uppdaterade lägger du i stället till en länk, till exempel till Google Drive, Microsoft OneDrive eller en annan molnlagring. Där kan du och dina kollegor redigera dokumenten och nå dem via länken.

Du kan också koppla kategorier till dokumenten för att gruppera dem efter den struktur som redovisningsbyrån använder. Läs mer i Dokumentkategorier.

Om du har dokument som din kund ska skriva under kan du använda länken till Signering. Om funktionen inte är aktiverad öppnar länken en webbsida med mer information, där du kan aktivera den. Läs mer om Signering på spiris.se/signering.

Filtrera och sök bland dokumenten

Du kan välja om Filter överst ska visas i expanderat läge. Om du inte använder filter så ofta kan du fälla ihop dem för att visa mer av sidan. Det finns också ett utökat sökfält som du kan använda för att söka efter Dokumentkategorier, Uppdrag, Dokumentnamn och Dokumentansvarig.

Filtyper som stöds

Filtyper som stöds är: ".pdf", ".jpg", ".jpeg", ".png", ".doc", ".docx", ".xls", ".xlsx", ".ppt", ".pptx", ".se", ".sie", ".txt", ".rtf", ".skb", ".bck" och ".pbu".

Ladda ner eller ta bort dokument

Du kan ladda ner eller ta bort ett dokument i taget eller flera samtidigt.

Så här laddar du ner eller tar bort ett dokument:

1. Använd ikonerna till höger om dokumentet i kolumnen Åtgärder för att ta bort eller ladda ner det.

Så här laddar du ner eller tar bort flera dokument:

1. Markera kryssrutan till vänster om dokumenten. Om du vill välja alla markerar du kryssrutan överst.

2. Välj Ladda ner valda filer eller Ta bort markerade filer längst ner på sidan.

Med Ladda ner valda filer laddas alla markerade dokument ner i en zip-fil som får kundens namn. Med Ta bort markerade filer raderas alla markerade dokument.

När en kund avidentifieras raderas kundens dokument. Läs mer i Ta bort/avidentifiera kund.

Spara dokument från Ekonomiöversikt, Budget & Prognos

Om du samarbetar med en kund i Ekonomiöversikt, Budget & Prognos kan du spara dokument direkt i kundens dokumentarkiv i Byråstöd. När du har laddat upp ett dokument till Ekonomiöversikt, Budget & Prognos väljer du Spara i Byråstöd för att göra det synligt i kundens Dokumentarkiv.

Uppdragsbrev

Under Uppdragsbrev skapar och hanterar du uppdragsbrev för kunden. Läs mer i Uppdragsbrev.

Systemdokumentation

Systemdokumentation är ett underval som du hittar genom att klicka på den lilla pilen på fliken. Systemdokumentation beskriver hur ERP-systemet är strukturerat och hur andra system är kopplade till ERP-systemet. Det ger både dig som konsult och dina kunder en överblick över de digitala och manuella flödena till ERP-systemet. Läs mer i Skapa systemdokumentation.

Fullmakter

Fullmakter är också ett underval som du hittar genom att klicka på den lilla pilen på fliken. Med fullmaktsfunktionen hanterar du alla fullmakter du har för dina kunder. Läs mer i Arbeta med fullmakter.

Sökord: dokumentarkiv, dokument, ladda upp dokument, ladda ner dokument, länk, filtyper, dokumentkategori, signering, uppdragsbrev, fullmakt