Egen Lön
Betala och bokför löneutbetalningen
När du har skapat och klarmarkerat lönekörningen under Egen Lön - Lönekörningar är det dags att skicka lönebeskeden till de anställda, skicka betalningsfilen till banken och bokföra löneutbetalningen.
De inställningar du har gjort i anställningsregistret och i löneinställningarna påverkar vilka valmöjligheter som finns för utskrifter och utbetalningar.
Du kan när som helst klicka på knappen Tillbaka till lönekörningen längst ner på sidan för att komma till den aktuella lönekörningen. Via knappen Lista lönekörningar kommer du till listan med alla lönekörningar.
Skicka lönebesked till de anställda
- Under Meddelande till alla anställda kan du skriva ett meddelande som visas på de anställdas lönebesked.
- Välj om de anställda ska se sina lönebesked direkt eller om du vill schemalägga när lönebeskeden ska visas:
Visa direkt
Välj Visa direkt om alla anställda som har Lönebesked/Kivra ska se sitt lönebesked direkt när du klickar på Skicka lönebesked.
Valet används också om alla anställda på företaget har inställningen att lönebesked ska skickas som pdf. Då skapas en pdf-fil med alla lönebesked när du klickar på Skicka lönebesked.
Schemalägg
Om du i god tid vill göra lönekörningen, och sedan bestämma när anställda som använder Lönebesked/Kivra ska få sina lönebesked, markerar du Schemalägg och väljer ett datum mellan dagens datum och utbetalningsdatumet.
Om du har både anställda som ska få lönebesked till Lönebesked/Kivra och anställda som ska få lönebesked i pdf-format, markerar du Schemalägg och väljer ett datum enligt ovan. De anställda som använder Lönebesked/Kivra kommer då att se sina lönebesked på det valda datumet. För övriga anställda skapas en pdf-fil när du klickar på Skicka lönebesked.
Schemalägg visas så länge utbetalningsdatumet inte har passerats. Fram till det valda datumet kan du ångra schemaläggningen och välja ett annat datum. Du kan också välja att lönebeskeden ska visas direkt.
- Klicka på Förhandsgranska om du vill se alla lönebesked innan de skickas. Du kan välja att visa lönebeskeden på skärmen eller skapa en pdf-fil.
- Klicka på Skicka lönebesked för att skicka lönebeskeden till Lönebesked/Kivra och/eller skapa pdf.
Alla lönebesked som ska skickas som pdf sparas i samma fil när du klickar på Skicka lönebesked.
Om du vill skicka lönebesked till enstaka anställda, t ex om du har gjort ändringar på några lönebesked efter att alla lönebesked är skickade, klickar du på knappen Skicka lönebesked och sedan Välj anställda.
Skicka betalningsfilen till banken
Här visas hur mycket som kommer att betalas ut kontant, via bankkoppling eller manuellt via bank. Inställningar för hur respektive anställd ska få lönen utbetald görs vid fältet Utbetalning under Egen Lön - Anställda, fliken Lön.
Klicka på Förhandsgranska om du vill se utbetalningslistan innan du skickar filen till banken. Du kan välja att visa listan på skärmen eller att skapa den i pdf-format. Listan kan användas som underlag om du betalar ut lönerna manuellt. Under Egen Lön - Rapporter hittar du utbetalningslistan för övriga löneperioder.
Med bankkoppling
Om du har SEB, Nordea, Handelsbanken eller Danske Bank, kan du skicka löneutbetalningen via bankkoppling. Läs om hur du aktiverar funktionen i avsnittet Gör inställningar för bankkoppling.
För att kunna skicka löneutbetalningen via bankkoppling måste beloppet som ska betalas ut vara positivt och det kan endast betalas ut till svenska bankkonton. Dessutom måste uppgift om de anställdas förnamn, efternamn, postadress, postnummer och ort vara inlagt i anställningsregistret.
Om du har Handelsbanken eller Danske Bank
Klicka på Skicka för att skicka filen till banken. Beroende på hur bankens rutiner ser ut så kan du behöva signera filen hos banken.
Statusen ändras till Betald när utbetalningen har gjorts från banken. Dagen efter att utbetalningen är gjord visas kontoutdraget och bankhändelsen kan matchas och bokföras under Kassa-och bankhändelser. Läs mer i avsnittet Matcha bankhändelser.
I avsnittet Vad betyder de olika statusarna när löneutbetalningen är skickad med bankkoppling? kan du läsa mer om de olika statusarna.
Om du har SEB eller Nordea
Om företaget har SEB eller Nordea som bank kan du nu skicka och signera betalningen i samma steg.
Observera att den som ska signera betalningar måste ha tvåstegsverifiering aktiverad. Läs mer i avsnittet Lägg till tvåstegsverifiering.
- Välj Skapa betalningsfil eller Skicka och signera.
Vilket alternativ som visas beror på vilken behörighet du har för bankkoppling i Spiris.
- Om du är Administratör har du behörighet att skicka och signera betalningar i samma steg.
- Om du har behörigheten Användare skickas betalningen till den som har rollen Administratör när du väljer Skicka. Administratören godkänner sedan betalningen genom att välja Signera betalning.
Om du vill ändra behörigheten för en användare gör du det i Spiris. Läs mer i avsnittet Byt användarroll.
-
Öppna Google Authenticator-appen på din mobil och ange den sexsiffriga koden för att bekräfta betalningen. Använd samma e-postadress och lösenord som du loggar in med på spiris.se. Detta steg är bara för administratörer.
Statusen ändras till Betald när utbetalningen har gjorts från banken. Dagen efter att utbetalningen är gjord visas kontoutdraget och bankhändelsen kan matchas och bokföras under Kassa-och bankhändelser. Läs mer i avsnittet Matcha bankhändelser.
I avsnittet Vad betyder de olika statusarna när löneutbetalningen är skickad med bankkoppling? kan du läsa mer om de olika statusarna.
Utan bankkoppling
- Klicka på Skapa betalningsfil eller Markera som betald beroende på om du har valt att exportera betalningsfil eller att göra utbetalningen manuellt under Inställningar - Löneinställningar.
- Ladda upp betalningsfilen till banken.
För att anställd ska komma med i betalningsfilen måste inställningen under Utbetalning till vara Bank under Egen Lön - Anställda, fliken Lön.
Bokför löneutbetalningen
Om du använder Egen Lön utan funktionen Bokföring klickar du på Skapa SIE-fil. En SIE‑fil skapas. Filen sparas lokalt på din dator. Vilken webbläsare du använder och dina inställningar avgör var filen kommer att sparas men vanligtvis sparas den i mappen “Hämtade filer”.
När detta är klart går du vidare och skapar arbetsgivardeklarationen. Läs mer i avsnittet Arbetsgivardeklaration (AGI).
