Visma Administration 500

Skapa ärende, kommando

När du har förfallna fakturor som uppfyller kraven för att betalningspåminnelse ska kunna skickas, får du en notifiering i programmets sidopanel. På så sätt får du hjälp med att hålla koll på vilka fakturor du kan skapa påminnelseärenden för. Via notifieringen kan du ta dig direkt till Betalningar - Påminnelsehantering där fakturorna visas med statusen Förfallen. Du väljer själv vilka fakturor du vill skapa ärenden för. Du kan välja både vanliga fakturor, fakturor som innehåller husarbete/grön teknik och räntefakturor.

Du kan inte skicka kontantnotor för påminnelsehantering och du kan bara använda funktionen för fakturor som är skickade till kunder inom Sverige och som har SEK som valuta.

Läs mer i avsnittet Påminnelsehantering.

Välj Betalningar - Påminnelsehantering.

De fakturor du kan skapa ärende för visas då i listan. Om du ändrar datum måste du trycka på Enter-tangenten för att tabellen ska uppdateras.

Ange vilka fakturor du vill skapa ärende för genom att sätta en markering i kolumnen Markering.
Ange vad respektive faktura innehåller i kolumnen Fakturainnehåll.

För varje rad du markerar har du möjlighet att se vilka fakturarader som ingår på den aktuella fakturan. Detta visas i den understa tabellen Fakturarader för markerad faktura. Tabellen visas endast om du har markerat Visa fält för fakturarader i programdelen Påminnelsehantering under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Spiris funktioner - Påminnelsehantering, fliken Allmänt. Den här funktionen kan vara användbar om det är svårt att avgöra vad du ska skriva i kolumnen Fakturainnehåll.

Välj kommandot Skapa ärende.

Adressen som skickas med är den som finns på raden Postadr på kundens faktura. Adressen på raden Postadr 2 följer inte med.

Tänk på att om du ändrar kundens adress i kundregistret så uppdateras inte adressen på fakturan och därmed inte heller för ärenden som är under påminnelsehantering.

Fakturan ändrar nu status till Skickad och flyttas till fliken Pågående ärenden. När ärendet är mottaget ändras statusen till Påminnelse. Läs mer om ett ärendes olika statusar i avsnittet Påminnelsehantering, fliken Förfallna fakturor och Påminnelsehantering, fliken Pågående ärenden.

En påminnelse skrivs ut till din kund senast arbetsdagen efter att du har skickat ärendet. På påminnelsen står det vad fordran avser, totalbeloppet som kunden ska betala, räntebeloppet, påminnelseavgiften samt betaluppgifterna till Visma Amili. De uppgifter du har angett i företagsinställningarna angående procentsatser för dröjsmålsränta följer med när du skapar ett ärende. När påminnelsen skickas till kunden beräknas räntan enligt de inställningar du gjort för ränteberäkning i programmet. Räntan beräknas fram till och med att påminnelsen skrivs ut. Räntan är inräknad i beloppet som kunden ska betala.

Kunden har 10 dagar på sig att betala påminnelsen, annars skickas ett inkassokrav ut automatiskt. Detta görs dock tidigast 14 dagar efter att påminnelsen har skickats. När det gäller inkassokravet har kunden 12 dagar på sig att betala innan du kan skicka ärendet vidare till Kronofogden. Observera att Visma Amili kan vänta några extra bankdagar då överföringen av pengar ibland kan dröja något, till exempel vid långhelger.

För att ärendet ska kunna skickas till inkasso måste det innehålla korrekt organistationsnummer eller personnummer.

Inkassokravet skickas samma dag som ärendet får status Inkassokrav. Om kunden inte betalar innan inkassokravet har förfallit får ärendet status Välj åtgärd. Du tar då ställning till hur ärendet ska hanteras vidare.