Lägg upp och gruppera tillgång

Det här dokumentet beskriver hur du lägger upp tillgångar, skapar tillgångstyper och grupperar tillgångar i Visma Anläggningsregister.

Det är lämpligt att läsa igenom hela dokumentet innan du börjar arbeta i programmet.

Du kan lägga upp tillgångar på två sätt; antingen kan du använda arbetsbilden för tillgångar eller kan du välja en snabbinmatningsfunktion. Det är samma fält som ska registreras för båda alternativen. De fält som är markerade med asterisk är obligatoriska och måste registreras för att tillgången ska sparas.

  1. Arbetsbilden för tillgångar får du fram genom att välja Arbeta med - Tillgångar - Ny tillgång. I det här dokumentet utgår vi ifrån arbetsbilden för tillgångar.
  2. Om du har lagt in ett värde i fältet Nummerserie tillgångar som du hittar under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar ger programmet ett förslag på tillgångsnummer.

Får du inget förslag eller om du inte vill acceptera programmets förslag, lägger du själv in numret i fältet Tillgångsnummer. Tillgångsnumret är ett nyckelfält, vilket innebär att programmet använder detta fält för att åtskilja de olika tillgångarna. Du kan därför inte ha samma nummer på flera tillgångar eller ändra tillgångsnumret i efterhand för en tillgång som har börjat skrivas av. Därefter lägger du in en benämning.

  1. Tillgångstyp är ett obligatoriskt fält och genom att klicka på listpilen får du upp en lista på de tillgångstyper som du har registrerat i programmet tidigare, samt de 12 tillgångstyper som följer med programmet.
  2. Därefter anger du numret på den verifikation där inköpet är registrerat, anskaffningsvärde och anskaffningsdatum.
  3. I fälten för Resultatenhet/Projekt kan du välja att fördela på olika resultatenheter och projekt.
  4. I övre högra hörnet på arbetsbilden ser du vilken status din tillgång har. Den kan vara:
Ny tillgång Tillgång som du håller på att lägga upp
Ej aktiverad Tillgång som ej är avskriven ännu.
Aktiv Tillgång som har ett redovisat värde och skrivs av.
Aktiv, helt avskriven Tillgångar som fortfarande används i verksamheten men är helt avskrivna. Inkluderar även ej avskrivningsbara tillgångar och korttidsinventarier.
Såld (datum)
Utrangerad (datum)
  1. I Avskrivningsstart ger programmet förslag beroende på vilket alternativ du har valt under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar. Du har möjlighet att ändra förslaget så länge tillgången inte är aktiv.
  2. Fältet Skriv av till restvärde använder du om du har en tillgång som kommer att ha ett bestående värde, efter det att tillgången är fullt avskriven. För att lägga in ett belopp i fältet Skriv av till restvärde för en aktiv tillgång, går du in i dialogrutan Tillgång för den aktuella tillgången och väljer Kommando - Tillgång - Justera Skriv av till restvärde.
  3. Följande fält är fält för avskrivningsmetod och nyttjandeperiod. Du väljer själv om du vill göra en Rak eller Oregelbunden avskrivning. Dessa fält innehåller uppgifter som programmet använder vid beräkning av avskrivning enligt plan.

Programmet räknar alltid med hela månader vid avskrivningar. Om du anger ett datum mitt i en månad som startdatum för avskrivningar kommer programmet att göra avskrivning för hela den månaden.

  1. Fältet Avskrivningsbart belopp anger hur stort belopp som ska skrivas av, d v s Avskrivningsunderlaget minskat med beloppet i fältet Skriv av till restvärde.
  2. Fältet Avskrivningsunderlag innehåller uppgifter som programmet använder vid beräkning av avskrivning enligt plan. Du kan ändra detta värde efter att du har sparat tillgången, genom att välja Kommando - Tillgång - Korrigera avskrivningsunderlag. Avskrivningsunderlaget korrigerar du endast om du har använt fondmedel eller fått bidrag vid anskaffandet av tillgången.
  3. Programmet uppdaterar fältet Avskriven till och med när du väljer att arbeta med avskrivningar. Första gången föreslår programmet sista datumet innan räkenskapsårets början.
  4. Fälten Nyttjandeperiod kvar och Helt avskriven uppdateras automatiskt.
  5. I fältet IB ack avskrivning visas det ingående värdet för avskrivningar vid räkenskapsårets början. Programmet hämtar uppgiften från avskrivningar gjorda tidigare år. Årets avskrivning beräknas automatiskt.
  6. Fältet Redovisat värde uppdateras automatiskt.
  7. Tillgång under uppförande. Genom att markera denna ruta får tillgången status Under uppförande. Detta innebär att inga avskrivningar görs på tillgången, samt att inga värden beräknas utifrån angivna uppgifter.
  8. I fälten Tillgångsinformation och Anteckningar finns möjlighet att skriva in upp till 1000 tecken i respektive fält.
  9. En direktutskrift av tillgången får du om du klickar på knappen Skriv ut tillgången.
  10. Du kan koppla ett valfritt dokument till en tillgång, t ex en underhållsinstruktion, bruksanvisning etc. Du kan välja mellan alternativen Koppla fil, Koppla mapp och Koppla webbsida. Du kopplar genom att bläddra till en fil på hårddisken. Läs mer i avsnitten Koppla dokument/webbsida till en tillgång och Visa kopplat dokument.

När ett dokument är kopplat till en tillgång tänds Visa dokument längst ned i tillgångsbilden. Genom att klicka på knappen visas det dokument du har kopplat. Du tar bort kopplingen till ett dokument genom att välja Ingen koppling i dialogrutan Koppla dokument.

Läs mer i avsnittet Tillgångar, fliken Värde.

Här har du möjlighet att ange:

  • Fabrikat/märke.
  • ID-nummer.
  • Leverantör. Genom att klicka på listpilen kommer du till registerlistan för leverantörer och kan där markera och plocka valfri leverantör. Om leverantören inte finns upplagd kan du lägga upp den genom att klicka på Ny.
  • Försäkrad hos.
  • Försäkringsnummer.
  • Återanskaffningsvärde. I det här fältet skriver du in beloppet för beräknat återanskaffningsvärde. Återanskaffningsvärdet används framförallt för att få ett korrekt försäkringsbelopp.
  • Garantin upphör. Om du vill ha med en uppgift om garantin för tillgången, kan du skriva in det datum då garantin upphör att gälla. När du skriver in datumet måste du använda någon av formerna ÅÅÅÅ-MM-DD, ÅÅ-MM-DD eller ÅÅMMDD.
  • Varna. Programmet varnar för att garantitiden löper ut genom att indikera på tillgångskortet liksom i trädstrukturen. För att använda funktionen fyller du i datum i fältet Garantin upphör. Därefter markerar du i rutan Varna och anger Antal månader innan datum i fältet Garantin upphör som varning ska ske. Varning indikeras på tillgångskortet och i tillgångsträdet. Genom att avmarkera rutan Varna tas indikering och varningstext bort.
  • Antal etiketter vid utskrift. Ange antal etiketter du vill skriva ut.
  • Etikett är utskriven. Om en etikett för tillgången har skrivits ut, är den här rutan markerad. Om du redan skrivit ut en etikett för tillgången men vill skriva ut den igen, tar du bort markeringen och väljer Ej Utskrivna för etiketter i Utskriftscentral, för att skriva ut den på nytt.
  • Placering. Har du många tillgångar blir det enklare att hålla reda på dem om du anger var de finns, dvs deras placering. De platser du vill använda måste finnas upplagda iVisma Anläggningsregister.Finns platsen upplagd klickar du på listpilen och hämtar rätt placering i registerlistan för placeringar. Finns den inte upplagd kan du lägga upp den genom att klicka på Ny i fönstret för placeringar.
  • Avdelning. Fält där du kan koppla en tillgång till en post i registret Avdelning.
  • Rum. Fält där du kan koppla en tillgång till en post i registret Rum.
  • Användare. Fält där du kan koppla en tillgång till en post i registret Användare.
  • Användare. Fält där du kan koppla en tillgång till en post i registret Användare.
  • Anteckning. Här finns möjlighet till ytterligare uppgifter om tillgången.

Läs mer i avsnittet Tillgångar, fliken Övrigt.

  • Bildtext. Text som ska visas tillsammans med inläst bild.
  • Hämta bild. Här kan du hämta en bild eller foto. Klicka på knappen och bläddra, markera bilden du vill infoga. Vi stödjer formaten bmp, jpg och wmf. För att kunna se hela bilden utan att behöva använda rullningslister, rekommenderas bredd max 320 pixlar och höjd max 240 pixlar. Rekommenderad upplösning max 300 dpi.
  • Anpassa bildstorlek. Om bilden är större eller mindre än 320 * 240 pixlar, kan du genom att markera denna ruta anpassa bilden till fönstret.

Läs mer i avsnittet Tillgångar, fliken Bild.

Under fliken Historik ser du vad som skett med den här tillgången, vilka avskrivningar som har gjorts och vilka justeringar som eventuellt har gjorts.

Du kan göra urval för vad som ska visas i historiken genom att markera/avmarkera alternativen Visa planenliga avskrivningar och Visa ångrade händelser. Samma urval kan göras vid utskrift av historik.

Läs mer i avsnittet Tillgångar, fliken Historik.

Nästa steg är att gruppera dina tillgångar. Anledningen till detta är att du ska kunna ha överblick och för att det ska gå lätt att hitta tillgångarna i programmet. För att ytterligare strukturera kan du skapa undergrupper. Du kan exempelvis skapa huvudgrupper efter var anläggningstillgångarna finns placerade och därefter skapa undergrupper efter typ av anläggningstillgång.

  1. För att skapa första gruppen markerar du katalogen med företagets namn.
  2. Välj Kommando - Grupp - Ny grupp.
  3. Här skriver du in den nya gruppens namn.
  4. Klicka på OK.

Du gör på samma sätt för att skapa nästa grupp.

Tänk på att den katalog du vill skapa kommer att hamna under den katalog som du har markerad i den vänstra delen av bildskärmen när du väljer Kommando - Grupp - Ny grupp.

När du registrerar tillgångar i programmet krävs uppgift om tillgångstyp. Tillgångstyper används för att du ska kunna gruppera tillgångarna och för att få en enhetlig och korrekt kontering.

  1. Välj Register - Tillgångstyper.

Här hittar du 12 tillgångstyper som följer med programmet:

  1. För att skapa en ny tillgångstyp klickar du på Ny.

De fält som är markerade med asterisk är obligatoriska.

  1. Registrera fälten för Tillgångstyp och Benämning.
  2. I fältet för Avskrivningstyp väljer du ett av de alternativ som finns inlagda i programmet. Du klickar på listpilen till höger om fältet för att få upp en lista över tillgängliga alternativ. Du får en närmare beskrivning av avskrivningstyperna i handboken eller genom att trycka på F1-tangenten i dialogrutan Tillgångstyper. Ditt val av avskrivningstyp styr det förslag på skattemässiga avskrivningar som programmet ger. Det är därför viktigt att du väljer rätt avskrivningstyp. Är du osäker är det bäst att rådgöra med din revisor.
  3. Du väljer därefter på vilka konton som tillgångstypen ska konteras. Du kan antingen välja ett befintligt konto genom att klicka på listpilen eller skapa ett nytt genom att klicka på Ny. Även här är det bästa att kontakta din revisor om du känner dig osäker på vilka konton du ska välja.
  4. Du sparar tillgångstypen genom att klicka på OK.

Relaterade avsnitt

Registrera gamla tillgångar

Supportforum