Registera sjukfrånvaro med snabbvalet Sjuk

Ett smidigt sätt att registrera avvikelser i kalendariet är att använda programmets snabbval. Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Snabbval kan du ändra inställningar för snabbvalen. Läs mer i avsnittet Snabbval, företagsinställningar.

Gör så här för att registrera sjukfrånvaro i kalendariet vid heltids- eller deltidssjukskrivning:

  1. Välj Lönearbete - Kalendarium.
  2. Välj anställd i listan.
  3. Markera datum när registreringen ska gälla och välj Sjuk under Snabbval .

Vad som visas i bilden beror på vilka inställningar som gäller för den anställde du arbetar med, exempelvis om den anställde är arbetare eller tjänsteman och har fast månadslön eller timlön.

  1. Om sjukfrånvaron gäller del av dag kan du markera Timmar/dag och ange antal timmar för frånvaron. Om du istället vill ange sjukfrånvaro för del av dag i procent, markerar du Procent av dag och anger en procentsats, exempelvis 50 om sjukfrånvaron gäller halv dag. Om sjukfrånvaron gäller hel dag behöver du inte ange något här eftersom 100 procent av dag är förvalt.

Under Lönearter som kommer att skapas visas vilka lönearter som kommer att skapas på lönebeskeden när du skapar en lönekörning för den aktuella perioden och för vilka dagar sjukfrånvaro kommer att registreras. Om du vill ändra perioden för sjukfrånvaron kan du göra det vid fälet Datumintervall.

Om du vill byta ut eller lägga till lönearter i listan väljer du Koppla löneart till snabbvalstyp. I avsnittet Egna lönearter finns en lista med de vanligaste typerna av lönearter som du enkelt kan skapa själv i programmet.

  1. Klicka på OK.

Sjukfrånvaron är nu registrerad i kalendariet och kommer automatiskt med på lönekörningen för perioden.

Exempel på registrering av sjukfrånvaro 100 %

Marianne Nilsson, tjänsteman som arbetar 80 % fördelat på 8 timmar/dag i fyra dagar har varit sjuk 3 hela dagar. När registrering av sjukfrånvaron är gjord i kalendern använder programmet dessa lönearter för avvikelsen.

Löneart Detta händer vid registreringen
3104 - Karens månadsavlönad

Avdrag görs som motsvarar 20% av sjuklönen för en vecka enligt följande formel:
-0,8*(((MånadslönEfterLöneväxling + RörligLönGenomsnittMånad)*Avtalsfaktor)/(52*Veckoarbetstid))

Avtalsfaktor kallar vi den faktor som används i Visma Lön 600 när vi beräknar karensavdrag, sjuklön och sjukavdrag för månadsavlönade som är anslutna till avtalet IF Metall eller har valet Ej specificerat som Typ av kollektivavtal i anställningsregistret.
3107 - Sjukavdrag per dag 100% dag 1 - 14, månadsavlönade

Sjukavdrag görs för alla timmarna i sjukperioden
(i detta exempel blir det 24 timmar, d v s 8 timmar * 3 dagars sjukfrånvaro)

 
3157 - Sjuklön dag 1 - 14, 80% månadsavlönad

Sjuklön betalas ut för alla timmar i sjukperioden
(i detta exempel blir det 24 timmar, d v s 8 timmar * 3 dagars sjukfrånvaro)

I avsnittet Karensavdrag finns exempel på hur karensavdrag beräknas.

Exempel med registrering av sjukfrånvaro 50 %

Siw Eriksson, tjänsteman som arbetar 100% fördelat på 8 timmar/dag fem dagar per vecka, är sjukskriven 50% i tre veckor.

I dialogen Snabbval - Sjuk anger man datumintervall och anger 50 i fältet Procent per dag.

När registrering av sjukfrånvaron är gjord i kalendern använder programmet dessa lönearter för avvikelsen.

Löneart Detta händer vid registreringen

3104 - Karens månadsavlönad

Karensavdrag görs med 20% av sjuklönen för en vecka. Det innebär att det görs ett helt karensavdrag även om sjukfrånvaron är 50%.

3107 - Sjukavdrag per dag 100% dag 1 - 14, månadsavlönade

Sjukavdrag görs med 50% för 50% sjukfrånvaro.

3157 - Sjuklön dag 1 - 14, 80% månadsavlönad

Sjuklön betalas ut för 50% sjukfrånvaro.

I avsnittet Karensavdrag finns exempel på hur karensavdrag beräknas.

Långtidssjukskrivning över två semesterår

Sjukfrånvaro är semestergrundande i upp till 180 kalenderdagar per semesterår. När du registrerar sjukfrånvaro med snabbvalet Sjuk används rätt lönearter automatiskt och dagarna räknas av. De 180 dagarna räknas från den dag den anställda blev sjuk, inte per semesterår. När ett nytt semesterår börjar nollställs därför inte räknaren automatiskt.

Om sjukskrivningen fortsätter in i ett nytt semesterår behöver du lägga till lönearterna för de semestergrundande dagarna manuellt på lönekörningen.

Exempel 1 – sjukskrivning börjar i september

I det här exemplet börjar semesteråret den 1 april. Den anställde blir sjuk den 1 september.

Period

Semestergrundande

Åtgärd

1 september – 27 februari (180 dagar)

Ja

Ingen, snabbvalet hanterar detta automatiskt.

28 februari – 31 mars

Nej

Ingen, lönearter väljs automatiskt för ej semestergrundande sjukfrånvaro.

1 april och 180 dagar framåt (nytt semesterår)

Ja

Lägg in lönearter manuellt på lönekörningen:

  • Månadsavlönade, dag 15-90: 3114 - Sjukavdrag dag 15-90, månadsavlönad
  • Månadsavlönade, dag 91-180: 3136 - Sjukavdrag dag 91-180, månadsavlönad
  • Timavlönade, dag 15-180: 3177 - Sjuk dag 15-180, timavlönad

Därefter

Nej

Byt manuellt till lönearter för ej semestergrundande sjukfrånvaro:

  • Månadsavlönade: 3146 - Sjukavdrag >180 kaldgr, månadsavlönad
  • Timavlönade: 3183 - Sjuk > 180 kaldgr, timavlönad

Exempel 2 – sjukskrivning börjar i februari

I det här exemplet börjar semesteråret den 1 april och den anställde blir sjuk den 1 februari.

Snabbvalet räknar 180 dagar från den 1 februari, vilket innebär att dagarna tar slut den 30 juli. Det nya semesteråret börjar den 1 april och ger 180 nya semestergrundande dagar, men snabbvalet känner inte av det automatiskt.

Dagarna mellan den 31 juli och den 27 september är därför semestergrundande i det nya semesteråret och behöver hanteras manuellt.

Period

Semestergrundande

Åtgärd

1 februari – 30 juli (180 dagar)

Ja

Ingen, snabbvalet hanterar detta automatiskt.

31 juli – 27 september

Ja

Lägg in lönearter manuellt på lönekörningen:

  • Månadsavlönade, dag 15-90: 3114 - Sjukavdrag dag 15-90, månadsavlönad
  • Månadsavlönade, dag 91-180: 3136 - Sjukavdrag dag 91-180, månadsavlönad
  • Timavlönade, dag 15-180: 3177 - Sjuk dag 15-180, timavlönad

Från 28 september

Nej

Byt manuellt till lönearter för ej semestergrundande sjukfrånvaro:

  • Månadsavlönade: 3146 - Sjukavdrag >180 kaldgr, månadsavlönad
  • Timavlönade: 3183 - Sjuk >180 kaldgr, timavlönad

Under Kommentar kan du skriva in en förklarande text till registreringen. Kommenteren visas på lönebeskedet.

Skriv in den period avvikelsen gäller för. Du får alltid förslag på det datum som du står på i kalendariet när du väljer ett snabbval. Om avvikelsen sträcker sig över flera dagar behöver du oftast bara ändra slutdatum. Du kan också ange hela perioden i kalendariet genom att hålla ner Shift-tangenten och markera alla dagarna innan du väljer Snabbval.

I fältet visas ordinarie arbetstid för den anställde. Här kan du ange frånvaron i antal timmar om den anställde inte varit frånvarande hela ordinarie arbetsdagen.

I fältet visas frånvaron i procent av den ordinarie arbetsdagen. Här kan du ange frånvaron i procent om den anställde inte varit frånvarande hela ordinarie arbetsdagen.

Rutan kan markeras om den anställde har ansökt om, och beviljats, särskilt högriskskydd. Högriskskyddet ger rätt till sjuklön från första dagen av sjuklöneperioden. Läs mer på forsakringskassan.se.

I dessa fall är rutan markerad och går inte att avmarkera:

  • den anställde har haft 10 karensavdrag under de senaste 12 månaderna
  • den anställde har börjat arbeta igen efter sin sjukskrivning och insjuknar på nytt inom 5 kalenderdagar

På fliken Lön i anställningsregistret kan du välja vilken Resultatenhet en anställds lön ska bokföras på. Om du har valt en resultatenhet på en anställd visas den i snabbvalet.

Du kan byta Resultatenhet när du arbetar med att snabbval och du kan också fördela lönen på flera resultatenheter.

Läs mer i dokumenten Fördelning på Resultatenhet i snabbval och Fördelning på Projekt i snabbval.

På fliken Lön i anställningsregistret kan du välja vilket Projekt en anställds lön ska bokföras på. Om du har valt ett projekt på en anställd visas det i snabbvalet.

Du kan byta Projekt när du arbetar med att snabbval och du kan också fördela lönen på flera projekt.

Läs mer i dokumenten Fördelning på Resultatenhet i snabbval och Fördelning på Projekt i snabbval .

I listan visas vilka lönearter som kommer att skapas på lönebeskeden när du skapar en lönekörning för den aktuella perioden. Vad som visas beror på vilka inställningar som gäller för den anställde du arbetar med, exempelvis om det är arbetare eller en tjänsteman och om den anställde fast månadslön eller timlön.

Om du vill byta ut eller lägga till lönearter i listan väljer du Koppla löneart till snabbvalstyp. I avsnittet Egna lönearter finns en lista med de vanligaste typerna av lönearter som du enkelt kan skapa själv i programmet.

Klicka på Koppla löneart till snabbvalstyp för att byta ut eller lägga till en eller flera lönearter till listan Lönearter som kommer att skapas. Läs mer i avsnittet Koppla löneart till snabbvalstyp.

När du vill ta bort registrering som har gjorts med ett snabbval markerar den aktuella registreringen i kalendariet och klickar på knappen Ta bort snabbval. Det går även att markera dag i kalendariet där snabbvalet är registrerat, högerklicka och välja Ta bort snabbval.

Klicka på knappen Korrigera snabbval för att korrigera snabbval. Knappen är endast aktiv för snabbval som ingår i en avslutad lönekörning. Ett korrigerat snabbval visas med omvänt tecken på nästa lönekörning. Läs mer i avsnittet Ändra felaktig registrering från tidigare lönekörning.

Om en anställd har annan ordinarie arbetstid för helgdagar, övriga arbetsfria dagar eller för arbetsdagar med förkortad arbetstid än vad som är inställt för företaget, ändras den anställdes arbetstid genom att välja Ändra arbetstid. Skriv in arbetstiden i fältet Ny arbetstid. Läs mer i avsnittet Ändra arbetstid för en dag.

Relaterade avsnitt

Ändra arbetstid för en dag

Koppla löneart till snabbvalstyp

Registrera lönehändelser i kalendariet

Registrera lönehändelser direkt på lönekörningen

Ändra felaktig registrering från tidigare lönekörning

Snabbval, företagsinställningar

Egna lönearter

Fördelning på Projekt i snabbval

Fördelning på Resultatenhet i snabbval

Arbeta smartare

Webbinarium - Lönekörning i Visma Lön 600

Smart och enkel lönehantering

Lönekörning? Bästa tipsen för din lönehantering!

Boka kurs för att lära dig Visma Lön 600

Filmer

Anställd är sjuk

Betala ut lön med Visma Lön 600

Se alla filmer om Visma Lön 600

Lönehantering

Få hjälp med dina frågor om lönehantering i vårt forum

Supportforum

Smart och enkel lönehantering