Detta kommer med på faktura- och bokföringsunderlagen
Programdelen finns under Arbeta med - Faktura-/bokföringsunderlag.
Om registrerad tid kommer med på fakturaunderlag eller på bokföringsunderlag styrs av vilken typ av bearbetning som är vald för projektet. Du kan välja att det du registrerar på projektet kommer med enbart på fakturaunderlag, enbart på bokföringsunderlag, på både och eller att de inte kommer med på några underlag alls.
Om du registrerar tid som är kopplad till en extern kund, men inte till ett projekt, kommer registreringen av tiden med på fakturaunderlag men de kan inte komma med på något bokföringsunderlag.
Här är en kort översikt över vad som kommer med på fakturaunderlag respektive bokföringsunderlag.
Fakturaunderlag
På fakturaunderlagen kan du ta med alla tidsregistreringar och utlägg som är registrerade på respektive projekt. Du kan även ta med den tid som är registrerad på en kund utan att projekt finns angivet.
Grundinställningar för fakturaunderlagen kan du göra både i företagsinställningarna och i kundregistret. När du arbetar med fakturaunderlaget kan du både lägga till och ta bort rader och förändra detaljnivån, t ex om du på fakturan vill redovisa bara projektet som helhet, varje aktivitet inom ett projekt, vad varje medarbetare har registrerat på respektive projekt eller per registreringsdatum. Om du använder arbetsläget Redovisnings-/revisionsbyrå kan du dessutom välja att specificera fakturan per kundens räkenskapsår. Läs mer i avsnitten Fakturainställningar, detaljinformation och Kunduppgifter, detaljinformation.
Om du har valt att arbeta med resultatenheter kommer även de resultatenheter som finns angivna i tidsregistreringen med på fakturaunderlagen. En förutsättning är att du under Fakturainställningar i företagsinställningarna har valt resultatenheter som koddel för fakturaunderlag. Läs mer i avsnittet Fakturainställningar, detaljinformation.
Vid fastpris- eller a conto-fakturering gäller att det innehåll på fakturaunderlaget som visas i läget Visa fakturarader under Justera/godkänn underlag, skapas enligt de uppgifter som har lagts in på fliken Fakturering på i projektet- eller kundregistret. Läs mer i avsnitten Fakturering, detaljinformation och Kunduppgifter, detaljinformation om dessa inställningar.
Fakturera alla underlag för en kund på samma faktura (samfakturera)
Genom att markera rutan Fakturera alla underlag för en kund på samma faktura (samfakturera) i läget Skapa underlag, kommer samtliga projekt samt utlägg och tider utan projekt för en och samma kund att hamna på samma fakturaunderlag vid överföringen till Visma Administration. Du kan samfakturera projekt under förutsättning att de har samma typ av bearbetning vald, d v s Med på fakturaunderlag eller Med på faktura- och bokföringsunderlag i projektregistret. Funktionen kan exempelvis vara användbar om du har gett kunden ett fast pris för ett projekt, och att det sedan finns ytterligare projekt hos kunden som ska faktureras löpande. Dessa kan nu sammanställas på ett och samma fakturaunderlag. Läs mer i avsnittet Grunduppgifter, detaljinformation om hur du väljer typ av bearbetning.
Samfakturering fungerar även då visst arbete för en kund hänförs och registreras på projekt, medan annat arbete bara registreras på Kund och Aktivitet.
Arbetar du som redovisnings-/revisionsbyrå och har angett fastpris- eller a conto-fakturering på kundnivå kan även dessa faktureras på samma faktura som ett projekt där faktureringen istället styrs av inställningen på projektet. Dock gäller även här att de projekt som ingår i faktureringen på kundnivå måste ha samma typ av bearbetning vald som övriga projekt.
Delfakturaunderlag
Är det flera projekt som ska ingå i ett fakturaunderlag, d v s då det är aktuellt med samfakturering, skapar programmet ett delfakturaunderlag per projekt. Detta gäller alltså även om det är två projekt med löpande fakturering som ska faktureras. Delfakturaunderlagen benämns exempelvis FU10_1, FU10_2 enligt exemplet i bilden nedan - d v s ett delfakturaunderlag per projekt, medan benämningen på fakturaunderlaget enbart är FU10.
I Justera/godkänn underlag bearbetar du varje delfakturaunderlag var för sig, d v s du gör eventuella justeringar och redigerar extra fakturatexter på vanligt sätt. Detta innebär att när du växlar till Visa/justera detaljer kommer du bara att se ett projekts uppgifter i taget. Samma gäller när du går till arbetsläget Visa fakturarader. Under Justera/godkänn underlag har underlagen samma fakturaunderlagsnummer följt av_1, _2 o s v.
Det är först när du från listläget väljer att förhandsgranska något av fakturaunderlagen som du ser hur fakturaunderlaget ser ut i sin helhet och totalsumman för fakturan. Likaså när du väljer att exportera dina underlag så sker en sammanslagning av alla delfakturaunderlag till ett faktura-/eller orderunderlag, vilket innebär att bara en faktura eller order skapas i ditt ekonomisystem. I exemplet ovan heter fakturaunderlaget som förs över till Visma Administration enbart FU10 (enligt vårt exempel). Vid uppföljning av statistiken i Visma Tid har du möjlighet att skriva ut rapporter per delfakturaunderlag eller per fakturaunderlag. Under fliken Statistik/Spårning i kortläget på kund visas dock alltid fakturaunderlaget i sin helhet.
Om det enbart är ett projekt som ska faktureras skapas ett fakturaunderlag för det projektet och benämns exempelvis FU11.Bokföringsunderlag
Det som kommer med på bokföringsunderlagen är konteringar per projekt. Vilka konton som ska användas anger du i företagsinställningarna. Läs mer i avsnittet Bokföringsunderlag, detaljinformation. De konterade beloppen är registrerade timmar gånger kalkylkostnaden för respektive medarbetare, med hänsyn tagen till eventuell omräkningsfaktor angiven på tidkoden. Kalkylkostnaden anger du i medarbetarregistret, läs mer i avsnittet Medarbetare, detaljinformation.
Alla godkända registreringar per projekt kommer med på ett och samma bokföringsunderlag. Varje projekt redovisas separat på bokföringsunderlaget.
Om du i företagsinställningarna har valt att ha med projekt och/eller resultatenhet som koddel på fakturaunderlaget följer denna information med fakturaraderna vid exporten till ekonomisystemet. Det är dock inte några uppgifter som syns på kundens faktura. Läs mer i avsnittet Fakturainställningar, detaljinformation om inställningar för koddel.
Om du väljer att exportera till Visma Administration skapas en SI-fil som innehåller en verifikation motsvarande innehållet i bokföringsunderlaget. Verifikationstexten refererar till bokföringsunderlagets nummer i Visma Tid. Numret (BU nr) ser du även i historiken.
Se även
