Fastpris- och a conto-fakturering på kundnivå

Denna funktion är endast tillgänglig när du valt företagstyp Redovisnings-/revisionsbyrå i företagsinställningarna. Läs mer i avsnittet Företaget, detaljinformation.

I programmet finns möjlighet att ange fastpris med delfakturering eller a conto-fakturering på kundnivå. Detta är användbart då avtal om fastpris eller a conto-fakturering sluts med kunden som gäller flera uppdrag/projekt under ett visst räkenskapsår för kunden. För en redovisningsbyrå skulle det exempelvis kunna innebära att en kund ska faktureras ett fast belopp per månad för att byrån sköter kundens löpande redovisning och löneadministration. I Visma Tid är uppdragen Löpande redovisning och Löneadministration upplagda på två olika projekt. För att arbeta med fastpris eller a conto-fakturering på kundnivå gör du enligt följande.

Företagsinställningar - Registrering tider/utlägg

Följande inställningar måste göras i företagsinställningarna.

Välj Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar.
Välj företagstypen Redovisnings-/revisionsbyrå under Företaget. Läs mer i avsnittet Företaget, detaljinformation.
Välj Registrering tider/utlägg. Räkenskapsår måste vara invalt som ett fält i registreringsbilden för tider och utlägg på sidan. Markera Visa och Obligatorisk vid Räkenskapsår. Fältet blir nu obligatoriskt och detta innebär att räkenskapsår måste anges för alla tid- och utläggsregistreringar. Läs mer i avsnittet Registrering tider/utlägg, detaljinformation.

Obs!

Om ni vill ha möjlighet att fakturera löpande mot projektet så ska räkenskapsår inte markeras som obligatoriskt i företagsinställningarna. Registreringar med räkenskapsår kommer att följa faktureringstypen på kundnivå och registreringar som saknar räkenskapsår kommer att följa faktureringstypen på projektnivå. Om fastpris eller a conto väljs på projektnivå kommer ingen varning ifall räkenskapsår inte anges på faktureringstillfällena.

Inställningar i Kundregistret

Följande inställningar måste göras i kundregistret.

Välj Register - Kunder m m -Kunder.
Välj fliken Kunduppgifter och lägg upp räkenskapsår på kunden. Läs mer i avsnittet Kunduppgifter, detaljinformation.
Välj fliken Fakturering. Ange för vilket av kundens räkenskapsår fastpris- eller a contofaktureringen avser. Du kan lägga upp en faktureringsplan per räkenskapsår. Du kan även välja annan typ av fakturering från ett räkenskapsår till ett annat. Läs mer i avsnittet Fakturering, detaljinformation.
Markera vilka av kundens projekt som ska ingå i faktureringen på kundnivå under Ingående projekt.
Upprätta faktureringsplanen under Faktureringsplan och ange fakturadatum, belopp, fakturatext och koppling till artikelnummer. Läs mer i avsnittet Fakturering, detaljinformation. Vid Fastpris med delfakturering är det är valfritt att ange ett totalt fastprisbelopp. I övrigt fungerar upprättandet av faktureringsplanen för fastpris eller a conto-fakturering på samma sätt som för projekten.

Inställningar på projekt kontra inställningar på kund - så fungerar det

Om något av projekten du väljer in på kundnivå redan ha en faktureringsplan på projektnivå där fakturatillfällena är kopplade till samma räkenskapsår som faktureringsplanen på kundnivå avser, kommer du att få ett meddelande om detta när du klickar på Spara. Ett sådant projekt är ej tillåtet att välja in för det aktuella räkenskapsåret. Nedan visas exempel på detta.

Anta att företaget tidigare har lagt upp fastprisfakturering på projektnivå gällande räkenskapsår 2012. Om du på kundnivå på fliken Fakturering väljer in kundens räkenskapsår 2012 och lägger upp fastpris med en faktureringsplan och väljer Spara får man felmeddelande enligt bilden nedan.

Däremot går det bra att fr o m räkenskapsår 2013 gå över till att istället ange a conto eller fastpris med delfaktureringar på kundnivå istället. Det kan se ut enligt följande:

Går du därefter tillbaka och tittar på hur det ser ut på projektet så framgår det i rutan Projektet faktureras på Kundnivå för följande räkenskapsår de räkenskapsår för vilka du valt att styra faktureringen från kundnivå istället.

I faktureringsplanen på projektet är det nu inte heller tillåtet att lägga upp nya fakturatillfällen och ange att de tillhör 2013 eftersom det räkenskapsåret är faktureringen styrd utifrån inställningar på kundnivå.

Projektregistret

För projekt som ingår i fakturering på kund under ett eller flera räkenskapsår tillkommer ett K i kolumnen Fakturering i listläget projektregistret.

Skapa fakturaunderlag

När fakturadatum angivet i faktureringsplanen på kundnivå ingår i den period som anges i arbetsläget Skapa underlag kommer fakturaunderlag att skapas. I kolumnen Typ av faktura står då FP (K), vilket innebär att fakturering sker utifrån inställning på kunden. I exemplet nedan är fastpris angivet på kundnivå för projektet 30-Administration/Löner och projektet 10-Löpande redovisning. Du markerar vilka underlag som ska skapas och arbetar vidare precis på samma sätt som vi vanlig fakturering.

Fastpris- och a conto-fakturering på kundnivå kan även samfaktureras med vanliga projekt eller då registreringar har skett på bara Kund och Aktivitet. I de fall du vill samfakturera ser du bara till att du har en markering i rutan Fakturera alla underlag för en kund på samma faktura. Därefter markerar du i kolumnen Skapa vilka underlag du vill ska hamna på samma faktura för en och samma kund. I exemplet nedan skapar programmet tre delfakturaunderlag som du kan bearbeta under Justera/godkänn underlag. Dessa slås sedan samman till ett fakturaunderlag i samband med förhandsgranskning och vid exporten. Läs mer om Samfakturering i avsnittet Detta kommer med på faktura- och bokföringsunderlagen.