Toimittajarekisterin tuonti tai vienti

Voit päivittää toimittajarekisteriäsi tehokkaasti ja helposti käyttämällä Visma eAccounting Standard -ohjelman tietojen vienti ja tuonti -toimintoa. Jotta toimittajarekisteri voitaisiin tuoda ohjelmaan, tiedosto on luotava luetteloerottimella erotettavaksi CSV-tiedostoksi. Voit lukea alta lisää tietojen tallentamisesta CSV-muodossa.

Kun CSV-tiedosto tuodaan Visma eAccounting Standard -ohjelmaan, tuonnin onnistumisen kannalta on tärkeää, että kussakin sarakkeessa on oikea otsikko, että sarakkeet ovat oikeassa järjestyksessä, käyttävät oikeaa koodausta ja että pakollisissa kentissä on arvo. Sarakkeen otsikko edustaa Visma eAccounting Standard -ohjelmassa uutta toimittajaa luotaessa löytyviä kenttiä. Lisätietoja saat alla olevista kenttien selityksistä. Lisätietoja saat alla olevista kenttien selityksistä. Helppo tapa luoda tiedosto oikeilla otsikoilla ja oikeassa formaatissa on viedä toimittajarekisteri, jota käytetään mallina tuontia varten. Lue lisää miten tuonti ja vienti tiedostot on oikein muotoiltu CSV-tiedostoon.

Toimittajarekisterin lisääminen tai päivittäminen

Päivittääksesi toimittajarekisteriä, voit viedä sen CSV (Excel) tiedostoon, päivittää toimittajatiedot siihen, ja sitten tuoda tiedoston takaisin ohjelmaan. Huomaa, että jos arvo on ainutlaatuinen (esimerkiksi toimittajanumero), arvo ei muutu ohjelmassa, jos se muutetaan CSV-tiedostossa. Jos ainutlaatuiseen arvoon tehdään muutoksia, ohjelma lisää uuden toimittajan tiedostoa tuotaessa, ja jättää alkuperäisen toimittajan muuttamatta.

Toimittajien poistaminen

Rekisteristä ei voi poistaa toimittajia viemällä ja tuomalla. Rivit, jotka on poistettu viedystä tiedostosta ja jotka on jälleen tuotu Visma eAccounting Standard -ohjelmaan, näkyvät edelleen Visma eAccounting Standard -ohjelmassa.

Oletusarvo

Uusia toimittajia lisättäessä on olemassa kenttiä, jotka eivät ole pakollisia, mutta joissa on silti oletusarvo, esimerkiksi kenttä Maksuehto. Jos CSV-tiedostoon lisätään rivejä, mutta arvoja ei lisätä ennen tiedoston tuontia Visma eAccounting Standard -ohjelmaan, ohjelma lisää oletusarvon puolestasi.

Jotta saataisiin aikaiseksi oikein muotoiltu CSV-tiedosto, toimi seuraavasti:

  1. Luo uusi toimittaja Visma eAccounting Standard -ohjelmassa. Lue lisää kohdassa Toimittajan lisääminen.
  2. Valitse toimittajarekisterin vienti. Lue lisää kohdassa Tietojen tuonti ja vienti (CSV-tiedosto).

Silloin luodaan luetteloerottimella erotettava CSV-tiedosto, jossa on viety toimittajarekisteri.

  1. Poista toimittaja ohjelmasta. Lue lisää kohdassa Toimittajien poistaminen.

Tiedostoa voidaan nyt käyttää tietojen tuontiin.

  1. Valitse Tallenna nimellä luetteloerottimella erotetun CSV-tiedoston muodossa vaadittuun kohtaan.
  2. Nyt voit aloittaa Visma eAccounting Standard -ohjelmaan tuotavaksi haluamiesi toimittajatietojen liimauksen CSV-tiedoston eri kenttiin.

Jotta tuonti ohjelmaan onnistuisi ongelmitta, kaikki tiedot on tallennettava oikealla tavalla luetteloerottimella erotettavaan CSV-tiedostoon. Tiedostossa tiedot erotetaan puolipisteillä. Microsoft kutsuu tiedostoa nimillä "CSV comma separated" tai "CSV comma delimited" asentamastasi Office-paketista riippuen. Macissä sama formaatti on nimellä "CSV".

Formaatti, johon viety tieto on luotu, voi vaihdella hieman ohjelmasta riippuen, mutta voit muotoilla ne niin, että tiedot voidaan siirtää Visma eAccounting Standard -ohjelmaan.

Alla olevat kenttien selitykset antavat lisätietoja siitä, mitkä kentät on sisällytettävä, jotta ohjelma kykenee hyväksymään viennin, ja kuinka nämä kentät on koodattava. On tärkeää, että nämä luetaan, jotta oikea koodaus on varmistettu.

Tietyt luettelossa olevat kentät ovat pakollisia. Näiden on oltava mukana, jotta tuonti Visma eAccounting Standard -ohjelmaan onnistuu.

Kentän nimi tiedostossa Kentän nimi Visma eAccounting Standard -ohjelmassa Arvo tiedostossa Kommentti
IsActive Aktiivinen tai passiivinen True, kun on aktiiviinen
False, kun ei ole aktiivinen		  
SupplierNumber Toimittajan numero   Pakollinen ja uniikki
Name Toimittajan nimi   Pakollinen
CorporateIdentityNumber Yrityksen Y-tunnus    
Address 1 Postiosoite    
Address 2      
PostalCode Postinumero    
City Kaupunki    
CountryCode Maa Koodit Koodi vaaditaan
Telephone Puhelin    
MobilePhone Matkapuhelin    
EmailAddress Sähköpostiosoite    
WwwAddress Kotisivu    
Note Muistiinpanot    
ContactPersonName Nimi    
ContactPersonEmail Sähköpostiosoite    
ContactPersonPhone Puhelin    
ContactPersonMobile Matkapuhelin    
TermsOfPaymentCode Maksuehto Koodit Koodi vaaditaan
CurrencyCode Valuutta Koodit Koodi vaaditaan
Iban IBAN    
AutomaticPaymentService Älä lähetä ostolaskuja pankkiin    
BankName Pankki    
BankCountryCode Maa Koodit  
BankBic BIC    
BankIban IBAN    
BankBban BBAN    
BankCode Pankki    
BankFeeCode Kulukoodi Koodit Koodi vaaditaan
PayFromBankAccount Maksa pankkitililtä    

Jotta ohjelmaan voidaan tuoda erilaisia maksuehtoja, niin ne tulee koodata allaolevan taulukon mukaisesti.

Maksuehto ohjelmassa Koodi CSV-tiedostossa
0 pv netto 0
14 pv netto 10
30 pv netto 20
45 pv netto 30
60 pv netto 40
90 pv netto 50
120 pv netto 60
Käteinen 70

Jotta ohjelma kykenisi lataamaan maakoodeja, ne on syötettävä ISO-standardin mukaisesti. Käytettävät koodit löytyvät osoitteesta countrycode.org ISO-maakoodien sarakkeesta. Koodit on määriteltävä kahdella kirjaimella.

Esimerkki: Brunei = BN

Jotta ohjelma kykenisi lataamaan valuuttakoodeja, ne on syötettävä kansainvälisen standardin mukaisesti. Koodit, joita on käytettävä, löytyvät osoitteesta nationsonline.org. Koodit on määriteltävä kolmella kirjaimella.

Esimerkki: Euro = EUR

Jotta ohjelma kykenisi tuomaan tiedon siitä, kuka pankkikulut maksaa, sarake on koodattava taulukossa määritetyllä tavalla.

Pankkikulukoodi ohjelmassa Koodi CSV-tiedostossa
Lähettäjä maksaa kaikki pankkikulut 1
Vastaanottaja maksaa kaikki pankkikulut 2
Vastaanottaja maksaa ulkomaiset kulut 3

Liittyvät aiheet

Tietojen tuonti ja vienti (CSV-tiedosto)
Tuotteiden tuonti tai vienti
Asiakasrekisterin tuonti tai vienti
Tilikartan tuonti tai vienti

Hakusana: Tukkupäivitys