Verkoopfactuur aanmaken

Als je wil controleren hoe de factuur eruitziet, kun je een voorbeeld bekijken voordat je de factuur verzendt. De Customer Identification Number (KID) van de factuur en factuurnummers worden niet getoond in de voorbeeldweergave. Die worden pas toegevoegd nadat de factuur is geboekt. Als je de optie Boeking selecteert, dan kun je de boeking bekijken nog voordat de factuur is bewaard. Het is ook mogelijk om de boeking van bewaarde conceptfacturen, geboekte facturen en periodieke facturen te bekijken.

Alleen zichtbaar als de automatische-incassomodule is ingeschakeld. Als de automatische incasso bij de debiteur is ingeschakeld en de vervaldatum van de factuur vóór de eventueel ingestelde einddatum ligt, dan wordt de automatische incasso standaard voor nieuwe facturen ingeschakeld. Als je dat wil, dan kun je hiervan nog afwijken door het aankruisvakje Automatische incasso op de conceptfactuur te demarkeren, zodat er een reguliere factuur wordt aangemaakt die de klant handmatig moet betalen.

Markeer Mijn bedrijf factureert als tussenpersoon (ABC-transacties binnen EU) als de factuur betrekking heeft op een ABC-transactie.

De kolom wordt weergegeven als je Mijn bedrijf factureert als tussenpersoon (ABC-transacties binnen EU) hebt gemarkeerd bij Instellingen - Bedrijf - Facturering.

In het tekstvak kun je informatie over de factuurregel invoeren. Deze informatie wordt getoond op het boekstuk dat voor de factuur wordt aangemaakt. In het venster Analyse kun je zoeken in de teksten die je in de tekstvakken hebt ingevoerd.

Bij verkoopfacturen komt in het tekstvak standaard te staan naar welke debiteur de factuur is verzonden.

Deze kolom wordt alleen getoond als je de optie Omschrijvingen op factuurregels inschakelen hebt gemarkeerd bij Instellingen - Bedrijf - Boekhouding.

Wanneer je de voorraadmodule hebt ingeschakeld, worden er automatisch uitgaande artikelen aangemaakt bij het aanmaken van een verkooporder of verkoopfactuur. De voorraad wordt dan automatisch verlaagd met het aantal artikelen dat is besteld of gefactureerd.

Je opbrengsten worden geboekt op de rekening die in de lijst met artikelen bij het artikel is vastgelegd. Wanneer je een nieuw artikel toevoegt, moet je de verkoopcategorie voor het artikel selecteren. Op basis van de gegevens die je over het artikel opslaat, helpt Visma eAccounting Standaard je om de opbrengsten op de juiste rekening te boeken wanneer je een factuur verzendt. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen goederen en diensten en de verschillende btw-tarieven.

De in het document gebruikte valuta en taal worden bepaald door de instellingen die je voor de debiteur hebt ingevoerd in het debiteurenbestand. Als er voor de debiteur geen valuta wordt gespecificeerd, wordt altijd gebruik gemaakt van EUR. Voor buitenlandse debiteuren zijn de documentteksten automatisch in het Engels. Om verkoopdocumenten in het Engels aan buitenlandse debiteuren te verzenden, selecteer je Engels voor Taal van verkoopdocument bij de debiteur.

Lees meer in Inkomende betalingen handmatig afstemmen.

Als je een verkoopdocument voor een buitenlandse debiteur registreert en de artikelnaam in het Engels wil, dan moet er in de artikelgegevens een Engelse artikelnaam voor het artikel zijn ingevoerd. Als je een verkoopdocument in een andere valuta registreert, dan wordt de prijs van de artikelen automatisch tegen de actuele koers geconverteerd op het moment waarop het document wordt aangemaakt.

Lees meer in Artikelen aanmaken.

Deze datum wordt toegevoegd op basis van de Betalingsvoorwaarden die je hebt ingesteld voor de geselecteerde debiteur. Als je de betalingsvoorwaarden permanent wil wijzigen, dan doe je dat in Verkoop - Debiteuren.

Als je een factuur gaat maken die de debiteur direct moet betalen, bijvoorbeeld via Visa, Mastercard of American Express, dan moet je de betalingsvoorwaarde voor de debiteur selecteren voordat de factuur wordt aangemaakt.

Lees meer in Inkomende betalingen handmatig afstemmen.

Als je een tijdelijke wijziging wil aanbrengen in het post- of afleveradres, dan klik je op de naam van de debiteur in het veld Debiteur . De door jou ingevoerde wijzigingen gelden alleen voor dit document. Permanente wijzigingen maak je bij Verkoop - Debiteuren.

Als je met kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen werkt, kun je in de documentkop aangeven of het gehele document naar dezelfde kostenplaatsgroep en kostenplaats moet worden geboekt. Als het document naar verschillende kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen moet worden geboekt, specificeer je dit per artikelregel.

Lees meer in Kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen.

Als je een standaardtekst op je documenten wil, dan voeg je deze toe onder Instellingen - Bedrijfsinstellingen op het tabblad Overige. Houd er rekening mee dat standaardteksten voor verkoopdocumenten maximaal 180 tekens lang mogen zijn.

Voeg een artikelregel toe door op Enter te drukken of door aan het einde van de artikelregel op de plusknop te klikken. Verwijder een artikelregel door op de minknop te klikken. Klik op Nieuwe tekstregel om een tekstregel toe te voegen. Je kunt de volgorde van tekst en artikelregels wijzigen door op de drie streepjes te klikken en met verslepen en neerzetten de regel op de gewenste plaats te zetten.

Je kunt bijlagen toevoegen aan facturen die je per e-mail verzendt. Voeg de bijlage toe door deze naar de factuur te slepen wanneer je de factuur aan het maken bent, of door een bestand te kiezen door te klikken op Koppel document. De bijlage wordt bewaard bij concept-facturen en bij facturen die je naar debiteuren hebt verzonden. De bijlage moet een pdf zijn.. Je mag aan elke factuur maximaal 4 bijlagen toevoegen met een maximale grootte van 5 MB per bijlage.

Als je goederen hebt verkocht en de debiteur een korting wil aanbieden, kun je dat doen door negatieve regels toe te voegen aan de factuur. Voor een aanbieding "drie kopen, twee betalen", bijvoorbeeld, voeg je een artikelregel toe aan de factuur waarbij je 3 invoert in de kolom Aantal. Op de volgende regel voeg je hetzelfde artikel toe maar voer je in de kolom Aantal -1 in. Op die manier ziet de debiteur op de factuur duidelijk dat je de korting in mindering hebt gebracht.

Let op het volgende:

• Het is niet mogelijk een negatieve waarde in te stellen voor de prijs per stuk.
• Je kunt de factuur alleen boeken als het totaalbedrag van de factuur positief is.
• Als je een factuur crediteert waarin een negatieve regel staat, wordt de negatieve regel positief op de creditfactuur. Je kunt de creditfactuur echter alleen boeken als het totaalbedrag van de factuur negatief is.
• Als je beschikt over een koppeling met Webshop, dan heeft het artikel met minteken geen invloed op de voorraad.

Als je een vaste korting voor een debiteur wil instellen, dan kun je een kortingspercentage toevoegen in Vaste korting in de debiteurgegevens, waarna de korting op alle artikelen zal worden toegepast die aan deze debiteur worden gefactureerd. In de factuur kun je ook een vast bedrag als korting opnemen door binnen het veld Korting op het blauwe vak te klikken. De korting die je op de artikelregel zet, is de totale korting voor dat artikel, ongeacht het aantal.

Onder de knop Voorbeeld bevindt zich de optie Boeking waarmee je kunt zien hoe de factuur zal worden geboekt.

Als je in de bedrijfsinstellingen meer dan één factuurachtergrond hebt, kun je hier selecteren welke je wil gebruiken. Dit wordt de lay-out van de factuur die naar je klant wordt verzonden. Houd er rekening mee dat deze optie niet verschijnt als je slechts één factuurachtergrond hebt of als je geen aangepast sjabloon voor je verkoopdocumenten gebruikt.