Offertes aanmaken

De in het document gebruikte valuta en taal worden bepaald door de instellingen die je voor de debiteur hebt ingevoerd in het debiteurenbestand. Als er voor de debiteur geen valuta wordt gespecificeerd, dan wordt altijd gebruikgemaakt van EUR. Voor buitenlandse debiteuren zijn de documentteksten automatisch in het Engels.

Als je een verkoopdocument voor een buitenlandse debiteur registreert en de artikelnaam in het Engels wil, dan moet er in de artikelgegevens een Engelse artikelnaam voor het artikel zijn ingevoerd. Als je een verkoopdocument in een andere valuta registreert, dan wordt de prijs van de artikelen automatisch tegen de actuele koers geconverteerd op het moment waarop het document wordt aangemaakt.

Lees meer in Artikelen aanmaken.

Als je een tijdelijke wijziging wil aanbrengen in het post- of afleveradres, dan klik je op de naam van de debiteur in het veld Debiteur . De door jou ingevoerde wijzigingen gelden alleen voor dit document. Permanente wijzigingen maak je bij Verkoop - Debiteuren.

Als je met kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen werkt, kun je in de documentkop aangeven of het gehele document naar dezelfde kostenplaatsgroep en kostenplaats moet worden geboekt. Als het document naar verschillende kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen moet worden geboekt, specificeer je dit per artikelregel.

Als je een standaardtekst op je documenten wil, dan voeg je deze toe onder Instellingen - Bedrijfsinstellingen op het tabblad Overige. Houd er rekening mee dat standaardteksten voor verkoopdocumenten maximaal 180 tekens lang mogen zijn.

Voeg een artikelregel toe door op Enter te drukken of door aan het einde van de artikelregel op de plusknop te klikken. Verwijder een artikelregel door op de minknop te klikken. Klik op Nieuwe tekstregel om een tekstregel toe te voegen. Je kunt de volgorde van tekst en artikelregels wijzigen door op de drie streepjes te klikken en met verslepen en neerzetten de regel op de gewenste plaats te zetten.

Als je goederen hebt geoffreerd en de debiteur een korting wil aanbieden, dan kun je dat doen door negatieve regels toe te voegen aan de offerte. Voor bijvoorbeeld de aanbieding "drie kopen, twee betalen", voegt je een artikelregel aan de offerte toe waarbij je 3 invoert in de kolom Aantal. Op de volgende regel voeg je hetzelfde artikel toe maar voer je in de kolom Aantal -1 in. Op die manier ziet de debiteur op de offerte duidelijk dat je de korting in mindering hebt gebracht.

Let op het volgende:

• Het is niet mogelijk een negatieve waarde in te stellen voor de prijs per stuk.
• Je kunt de offerte alleen boeken als het totaalbedrag daarvan positief is.
• Als je een factuur crediteert op basis van een offerte waarin een negatieve regel staat, dan wordt de negatieve regel positief op de creditfactuur. Je kunt de creditfactuur echter alleen boeken als het totaalbedrag van de factuur negatief is.
• Als je beschikt over een koppeling met Webshop, dan heeft het artikel met minteken geen invloed op de voorraad.

In de offerte kun je ook een vast bedrag als korting opnemen door binnen het veld Korting op het blauwe vak te klikken. De korting die je op de artikelregel zet, is de totale korting voor dat artikel, ongeacht het aantal.

Je kunt bijlagen toevoegen aan offertes die je per e-mail verzendt. Voeg de bijlage toe door deze naar de offerte te slepen, of door een bestand te kiezen door op Koppel document te klikken. De bijlage wordt bij de offerte bewaard, zowel wanneer je deze als concept bewaart als wanneer je deze naar de debiteur verzendt. De bijlage moet een pdf-bestand zijn. Je mag aan elke offerte maximaal vier bijlagen toevoegen met een maximale grootte van 5 MB per bijlage.

Als je in de bedrijfsinstellingen meer dan één factuurachtergrond hebt, kun je hier selecteren welke je wil gebruiken. Dit wordt de lay-out van de factuur die naar je klant wordt verzonden. Houd er rekening mee dat deze optie niet verschijnt als je slechts één factuurachtergrond hebt of als je geen aangepast sjabloon voor je verkoopdocumenten gebruikt.