Visma eAccounting Standaard
Crediteurgegevens importeren of exporteren
U kunt uw crediteurgegevens met de export- en importfunctionaliteit van Visma eAccounting Standaard op een efficiënte en gemakkelijke manier actualiseren. Om een bestand te kunnen importeren, moet het in csv-formaat zijn. U leest hieronder meer over het bewaren van gegevens in csv-indeling.
Wanneer u een csv-bestand in Visma eAccounting Standaard importeert, is het voor een geslaagde import belangrijk dat elke kolom de juiste header heeft, in de juiste volgorde staat, de juiste codering gebruikt en waarden bevat in de verplichte velden. De kolomheader vertegenwoordigt de velden die u in Visma eAccounting Standaard aantreft wanneer u een nieuwe crediteur aanmaakt. Zie de veldtoelichtingen hieronder voor meer informatie. Zie de veldtoelichtingen hieronder voor meer informatie. Een gemakkelijke manier om een bestand met de correcte headers en de juiste indeling aan te maken, is het exporteren van de gegevens van een crediteur, zodat u die als sjabloon kunt gebruiken voor het importbestand. Lees hieronder meer over hoe u een correct csv-bestand voor het exporteren en importeren aanmaakt.
Crediteurgegevens toevoegen of wijzigen
Om uw crediteurgegevens te wijzigen exporteert u een csv-bestand (Excel), waarna u de crediteurgegevens bijwerkt en dit bestand vervolgens weer importeert. Houd er rekening mee dat wanneer een waarde uniek is (bijvoorbeeld een crediteurnummer) en u deze in het csv-bestand wijzigt, deze niet zal worden gewijzigd. Er zal in dat geval een nieuwe crediteur worden toegevoegd wanneer u het csv-bestand importeert.
Crediteuren verwijderen
Het is niet mogelijk om crediteuren door middel van exporteren en importeren uit de crediteurgegevens te verwijderen. Regels die uit een geëxporteerd bestand worden verwijderd, zijn na het importeren van dit bestand in Visma eAccounting Standaard nog steeds aanwezig in Visma eAccounting Standaard.
Standaardwaarde
Wanneer u crediteuren toevoegt, zijn er velden die niet verplicht zijn, maar die een standaardwaarde bevatten, bijvoorbeeld Betalingsvoorwaarden. Als u regels aan een csv-bestand toevoegt, maar daar geen waarde in zet voordat u het bestand in Visma eAccounting Standaard importeert, zal het programma er voor u de standaardwaarde in zetten.
Crediteuren uitnodigen om e-invoices te verzenden
Wanneer u nieuwe crediteuren importeert, kunt u ze uitnodigen om e-invoices te verzenden. In de laatste stap van het importeren is het aankruisvak hiervoor al gemarkeerd. Maak maximaal gebruik van het gemak van e-invoices.
Correcte csv-bestanden maken
Om een csv-bestand te verkrijgen dat de juiste indeling heeft, gaat u als volgt te werk:
- Maak een nieuwe crediteur aan in Visma eAccounting Standaard. Lees meer in Crediteur toevoegen.
- Exporteer de crediteurgegevens. Lees meer in Gegevens importeren of exporteren (csv-bestand).
Er wordt dan een kommagescheiden csv-bestand met de geëxporteerde crediteurgegevens aangemaakt.
- Verwijder de toegevoegde crediteur. Lees meer in Crediteuren verwijderen.
Het bestand kunt u nu gebruiken voor het importeren van gegevens.
- Selecteer Bewaar als en sla het bestand op met de indeling 'kommagescheiden csv-bestand' op een door u gewenste locatie.
- Voeg nu de crediteurgegevens toe aan de diverse velden van het csv-bestand dat u in Visma eAccounting Standaard wilt importeren.
Gegevens bewaren in csv-formaat
Om zonder problemen met geïmporteerde gegevens te kunnen werken, moeten alle gegevens op de juiste wijze in een kommagescheiden csv-bestand worden bewaard. In zo'n bestand wordt informatie gescheiden door puntkomma's. In programma's van Microsoft worden deze bestanden 'CSV (gescheiden door komma)' of 'CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken)' genoemd, afhankelijk van het Office-pakket dat u heeft geïnstalleerd. In Mac-omgevingen wordt hetzelfde formaat 'Door lijstscheidingstekens gescheiden Windows-tekst (.CSV)' genoemd.
De notatie waarin uw geëxporteerde informatie wordt aangemaakt, kan enigszins variëren afhankelijk van het programma, maar u kunt de bestanden opmaken, zodat de informatie in Visma eAccounting Standaard kan worden geïmporteerd.
Veldtoelichtingen
De onderstaande veldtoelichtingen geven meer informatie over welke velden verplicht zijn voor een succesvolle import en hoe u ze moet invullen. Voor een juiste codering is het belangrijk dat u die informatie leest.
Toelichting op de velden voor het geëxporteerde bestand
Bepaalde velden in de lijst zijn verplicht. Die moeten zijn opgenomen om te kunnen importeren naar Visma eAccounting Standaard.
| Veldnaam in bestand | Veldnaam in Visma eAccounting Standaard | Waarde in bestand | Opmerking |
|---|---|---|---|
| IsActive | Ingeschakeld of uitgeschakeld | True voor ingeschakeld False voor uitgeschakeld |
|
| SupplierNumber | Cred.nr. | Verplichte en unieke waarde | |
| Name | Crediteurnaam | Verplicht | |
| CorporateIdentityNumber | KvK-nummer | ||
| Address1 | Adres 1 | ||
| Address2 | |||
| PostalCode | Postcode | ||
| City | Plaats | ||
| CountryCode | Land | Codes | Code is vereist |
| VatNumber | BTW-nr |
Voorbeeld: |
|
| Telephone | Telefoon | ||
| MobilePhone | Mobiel | ||
| EmailAddress | E-mailadres | ||
| WwwAddress | Website | ||
| Note | Notities | ||
| ContactPersonName | Name | ||
| ContactPersonEmail | E-mailadres | ||
| ContactPersonPhone | Telefoon | ||
| ContactPersonMobile | Mobiel | ||
| TermsofPaymentCode | Betalingsvoorwaarden | Codes | Code is vereist |
| CurrencyCode | Valuta | Codes | Code is vereist |
| IBAN | IBAN | ||
| AutomaticPaymentService | Verzend inkoopfacturen niet naar bank | ||
| BankName | Bank | ||
| BankCountryCode | Land | Codes | |
| BankBic | BIC | ||
| BankIban | IBAN | ||
| BankBban | BBAN | ||
| BankCode | Bankcode | ||
| BankFeeCode | Kostencode | Codes | Code is vereist |
Codes betalingsvoorwaarden
De verschillende betalingsvoorwaarden kunnen alleen worden geïmporteerd als zij volgens onderstaande tabel zijn gecodeerd.
| Betalingsvoorwaarden in programma | Code in csv-bestand |
|---|---|
| Factuurdatum +0 dagen | 0 |
| Factuurdatum +7 dagen | 170 |
| Factuurdatum +10 dagen | 140 |
| Factuurdatum +14 dagen | 70 |
| Factuurdatum +15 dagen | 130 |
| Factuurdatum +20 dagen | 80 |
| Factuurdatum +21 dagen | 60 |
| Factuurdatum +30 dagen | 110 |
| Factuurdatum +45 dagen | 180 |
| Factuurdatum +60 dagen | 160 |
| Einde maand van factuurdatum +10 dagen | 20 |
| Einde maand van factuurdatum +14 dagen | 120 |
| Einde maand van factuurdatum +15 dagen | 150 |
| Einde maand van factuurdatum +20 dagen | 10 |
| Einde maand van factuurdatum +21 dagen | 30 |
| Einde maand van factuurdatum +30 dagen | 100 |
| Einde maand van factuurdatum +45 dagen | 190 |
| Einde maand van factuurdatum +60 dagen | 40 |
| Contante betaling | 90 |
| Mollie | 50 |
Landcodes
U kunt alleen landcodes laden die volgens de ISO-norm zijn opgesteld. De codes die moeten worden gebruikt vindt u op countrycode.org in de kolom ISO CODES. De codes moeten uit twee letters bestaan.
Voorbeeld: Brunei = BN
Valutacodes
U kunt alleen valutacodes laden die volgens internationale standaarden zijn opgesteld. De codes die moeten worden gebruikt, vindt u op nationsonline.org. De codes moeten uit drie letters bestaan.
Voorbeeld: euro = EUR
Codes bankkosten
De betaler van de bankkosten kan alleen worden geïmporteerd als zij volgens onderstaande tabel zijn gecodeerd.
| Code bankkosten in programma | Code in csv-bestand |
|---|---|
| Verzender betaalt transactiekosten | 1 |
| Ontvanger betaalt transactiekosten | 2 |
| Ontvanger betaalt kosten van betaling in vreemde valuta | 3 |
Verwante onderwerpen
|
Gegevens importeren of exporteren (csv-bestand) |
|
|
Artikelgegevens importeren of exporteren |
|
|
Debiteurgegevens importeren of exporteren |
|
|
Rekeningschema importeren of exporteren |
Zoekwoord: meerdere gegevens updaten