Lön
Löneinställningar, fliken Löner och utbetalningar
Under Inställningar - Löneinställningar gör du anpassningar som gäller för företagets lönehantering. Många av dessa inställningar gör du när du börjar använda löneprogrammet, men du kan alltid gå tillbaka och ändra dem senare.
På fliken Löner och utbetalningar gör du företagsinställningar för löneutbetalningar.
Löne- och avvikelseperiod
Här väljer du för vilken period händelser från kalendern ska hämtas när du skapar lönekörningar.
Om de anställda gör registreringar i Anställd går det inte att ha ett till och med-datum som ligger efter utbetalningsdatum.
Följande kombinationer är vanligast för anställda med fast månadslön
| Löneperiod | Avvikelseperiod |
|---|---|
| Innevarande månad | Föregående månad |
| Innevarande månad | T.o.m. dag i månaden (egen avvikelseperiod) |
| Föregående månad | Föregående månad |
I kolumnen Löneperiod väljer du vilken period lönen avser. I kolumnen Avvikelseperiod väljer du i vilken period avvikelser som exempelvis
Du kan inte ändra löne- eller avvikelseperiod så länge det finns lönekörningar som inte är klarmarkerade.
Olika inställningar för tjänstemän och arbetare
Du kan till exempel ha inställning för att tjänstemän ska ha innevarande månad som löneperiod och föregående månad som avvikelseperiod, medan arbetare kan ha innevarande månad för båda perioderna.
MånadslönInnevarande månad
Om lönen ska betalas ut samma månad som den tjänas in ska valet Innevarande månad vara valt. Exempelvis så betalas lönen för januari ut omkring den 25 januari vid detta val.
Föregående månad
Om lönen ska betalas ut månaden efter att den har tjänas in ska valet Föregående månad vara valt. Exempelvis så betalas lönen för januari ut omkring den 25 februari vid detta val.
T.o.m. dag i månaden
Valet T.o.m. dag i månaden innebär att du själv kan välja löneperiod, till exempel från dag 15 i en månad till och med dag 14 i nästa månad. Exempelvis så betalas lönen för perioden 15 januari till 14 februari ut omkring den 25 februari vid detta val.
TimlönDet går inte att välja Innevarande månad som löneperiod för timavlönade, eftersom den anställde får betalt för arbetade timmar under löneperioden. Vid utbetalning exempelvis den 25 januari vet man fortfarande inte för perioden 25-31 januari om en timavlönad kommer att arbeta eller vara frånvarande, vilket gör att det inte går att betala ut timlön för innevarande löneperiod.
Föregående månad
Om lönen ska betalas ut månaden efter att den har tjänas in ska valet Föregående månad vara valt. Exempelvis så betalas lönen för januari ut omkring den 25 februari vid detta val.
T.o.m. dag i månaden
Valet T.o.m. dag i månaden innebär att du själv kan välja löneperiod, till exempel från dag 15 i en månad till och med dag 14 i nästa månad. Exempelvis så betalas lönen för perioden 15 januari till 14 februari ut omkring den 25 februari vid detta val.
MånadslönHär kan du inte välja innevarande månad eftersom det inte går att registrera avvikelser förrän de har skett.
Föregående månad
Valet Föregående månad innebär att på den lön som exempelvis betalas ut omkring den 25 februari finns avvikelser från januari månad registrerade.
T.o.m. dag i månaden
Valet T.o.m. dag i månaden innebär att du själv kan välja period. Om du sätter 14 som dag i månaden kan du ta med avvikelser från och med exempelvis den 15 januari till och med den 14 februari på den lön som betalas ut omkring den 25 februari. Fältet T.o.m. dag i månaden blir inte aktivt förrän du väljer den avvikelseperioden. Den dag i månaden du väljer bör inte ligga efter utbetalningsdatum.
TimlönEftersom avvikelseperioden alltid sammanfaller med löneperioden för anställda med timlön, både för fast anställd personal och extra personal, går det inte att göra några inställningar vid detta fält. De val som görs vid Löneperiod - Timlön gäller även för avvikelseperioden och det är de inställningarna som visas här. Läs mer under Löneperiod.
Utbetalningar
Utbetalningskonto
Har du valt alternativet Export av betalningsfil blir det kontonummer som är knutet till ditt primära företagskonto under Inställningar - Kassa- och bankkonton automatiskt valt som utbetalningskonto på bokföringsunderlaget.
Har du valt Manuell utbetalning kan utbetalningen antingen göras från företagskontot eller kassakontot.
Utbetalningssätt
Export av betalningsfil
Välj Export av betalningsfil om du vill att en betalningsfil skapas vid löneutbetalningen. Vilket filformat som används styrs av vilken bank du valt under Inställningar - Kassa- och bankkonton.
Danske Bank, Handelsbanken, Nordea och SEB
Filen skapas enligt standarden ISO 20022 i XML-format, som används för betalningar i Sverige och internationellt.
Nordea
Fyll i SignerID (1-13 tecken) och CCM Avtalsnummer (5-18 tecken) som du fått från banken.
Filen skapas enligt standarden ISO 20022 i XML-format, som används för betalningar i Sverige och internationellt.
Länsförsäkringar
Du kan välja mellan LB och XML.
| LB |
Om du inte har valt format eller saknar avtal för XML skapas en LB-fil. |
| XML |
Markera XML (ISO 20022) om XML är filformatet i ditt avtal med banken. Filen skapas enligt standarden ISO 20022 i XML-format, som används för betalningar i Sverige och internationellt. |
Swedbank och Sparbanken
Du kan välja mellan XML, SUS och LB.
| XML |
Markera XML (ISO 20022) och fyll i avtalsnummer (16 tecken) och SignerID (1-16 tecken) som du fått från banken. Filen skapas enligt standarden ISO 20022 i XML-format, som används för betalningar i Sverige och internationellt. Tänk på att avtalet gäller specifikt för löneutbetalningar. Har du redan ett avtal för leverantörsbetalningar via XML‑fil hos Swedbank eller Sparbankerna behöver du teckna ett separat avtal för löneutbetalningar. Läs mer i avsnittet Hur gör jag löneutbetalningar via Swedbank eller Sparbankerna med XML-fil? |
| SUS |
Markera SUS och ange det sexsiffriga avtalsnumret från Swedbank. Läs mer i avsnittet Vad är SUS? |
| LB | Om du inte valt format, eller saknar avtal för XML eller SUS, skapas en LB-fil. |
Övriga banker
En LB-fil skapas automatiskt.
Bankkoppling
Valet visas bara om du har aktiv bankkoppling mot SEB, Nordea, Handelsbanken eller Danske Bank. Läs mer i avsnittet Gör inställningar för bankkoppling.
Manuell utbetalning
Välj Manuell utbetalning om du vill göra utbetalningen manuellt. Vi rekommenderar att du skriver ut en banklista att ha som underlag när du gör utbetalningen manuellt till internetbanken.
Arbetssätt för registreringar
Funktionen Lönebesked ingår i Lön, men det tillkommer en kostnad per anställd som fått lönebesked under månaden, oberoende av om lönebeskeden skickas via Lönebesked eller ej.
Anställda registrerar tider och avvikelser
För att underlätta arbetet för dig som löneadministratör kan de anställda själva registrera och följa upp sina arbetstider och avvikelser i Anställd på webben eller i mobilappen Spiris Anställd. De får även full koll på frånvaro, övertid och semester. Vid lönekörning
Klicka på knappen Få tillgång till funktionen vid Låt de anställda registrera sina tider och avvikelser. Gör sedan inställningar för respektive anställd under Lön - Anställda, fliken Anställning. Läs mer i avsnittet Anställda, fliken Anställning.
När företaget har tillgång till Anställd tillkommer en kostnad för alla anställda som fått lön under månaden. Det gäller även de anställda som inte har tillgång till funktionen i anställningsregistret. Läs mer på spiris.se.
Anställda registrerar utlägg
Du kan effektivisera ditt arbete genom att låta de anställda registrera utlägg, representation, milersättning och traktamente direkt på webben eller i mobilappen Spiris Resor & Utlägg. Vid lönekörning hämtas uppgifterna automatiskt och läggs in på de anställdas lönebesked. Ta gärna en titt på filmen Det här är Resor & Utlägg för att se hur enkelt det är.
Klicka på knappen Få tillgång till funktionen vid Låt de anställda registrera sina utlägg. Gör sedan inställningar för respektive anställd under Lön - Anställda, fliken Anställning. Läs mer i avsnittet Anställda, fliken Anställning.
Importera registreringar när lönekörning skapas
Markera rutan om du alltid vill importera registreringar från Anställd, Tid & Projektplanering, Resor & Utlägg eller Byråstöd när du skapar en ny lönekörning.
Vill du istället välja om importen ska göras vid varje lönekörning eller när du registrerar lönehändelser kan du läsa om hur du gör i avsnittet Lönekörningar.
Integration med Arbetsgivarintyg.nu
API-nyckel
För att kunna skicka arbetsgivarintyg digitalt till Arbetsgivarintyg.nu behöver du ange API-nyckel. Uppgiften får du när företaget registreras hos arbetsgivarintyg.nu. Om du redan har konto hos Arbetsgivarintyg.nu hittar du företagets API-nyckel genom att logga in på ditt konto.
Arbetsgivar-id
För att kunna skicka arbetsgivarintyg digitalt till Arbetsgivarintyg.nu behöver du ange Arbetsgivar-id. Uppgiften får du när företaget registreras hos arbetsgivarintyg.nu. Om du redan har konto hos Arbetsgivarintyg.nu hittar du företagets Arbetsgivar-id genom att logga in på ditt konto.
Övriga regler för företaget
Avtalstid
Ange alltid avtalstiden som heltid, oavsett den anställdes sysselsättningsgrad.
Värdet ligger vanligtvis mellan drygt 150 och 175 timmar per månad och är detsamma varje månad under året, oavsett hur många arbetsdagar eller arbetstimmar det är i månaden.
Om ditt företag inte omfattas av kollektivavtal eller något branschavtal rekommenderar vi att du använder 175 timmar.
Om avtalstiden inte är densamma för alla anställda kan du skriva in en egen avtalstid på fliken Anställning under Lön - Anställda.
På fliken Lön visas timlönen som räknas ut automatiskt genom att månadslönen delas med avtalstiden.
Lönebesked
Nettobelopp
Ange regler för avrundning av nettobelopp på lönebesked. I lönesammanhang avrundar man alltid uppåt till den anställdes fördel. Om ditt avtal inte anger något annat rekommenderar vi att du väljer Avrunda uppåt till hel krona.
Slå ihop likadana lönearter
Markera rutan om du vill att lönearter som du använt flera gånger vid löneregistreringen ska slås ihop på utskriften av lönebeskedet. Lönearter med à-pris kan bara slås ihop om de har samma löneartsnummer och samma à-pris. För lönearter med belopp räcker det att löneartsnumret är detsamma.
Sjukfrånvaro
Avtalsfaktor sjuklön dag 1-14 månadsavlönad
Som standard är avtalsfaktorn 12. I fältet kan du lägga in om ditt avtal räknar med en annan avtalsfaktor, exempelvis 12,2.
Du kan även välja avtalsfaktor per anställd under Lön - Anställda, fliken Anställning, genom att markera Egen inställning vid fältet Avtalsfaktor sjuklön dag 1-14 månadsavlönad.
Avtalsfaktor kallar vi den faktor som används i Lön när vi beräknar karensavdrag, sjuklön och sjukavdrag för anställda med månadslön.
Benämningen avtalsfaktor används alltså inte i något kollektivavtal utan enbart i Lön. För att du ska veta vilken faktor ditt kollektivavtal räknar med behöver du kontrollera vilka beräkningsformler som används för sjuklön, sjukavdrag och karensavdrag där.
Sjuklönens beräkningsformel ser ut så här:
0,8 x (((MånadslönEfterLöneväxling + RörligLönGenomsnittMånad) x Avtalsfaktor) / (52 x Veckoarbetstid))
Företaget betalar 10% av sjuklönen efter dag 14
Markera denna ruta om företaget ska betala 10 procent av sjuklönen dag 15-90 för tjänstemän.
Rapportering
Avtalsnummer Fora årsrapportering
Här lägger du in det sjusiffriga avtalsnumret för Fora årsrapportering (rapportering av löner för tjänstemän). Du hittar avtalsnumret i ditt försäkringsavtal.
Sorteringsordning på rapporter
Som standard sorteras programmets rapporter utifrån anställningsnummer. Om du hellre vill sortera rapporterna utifrån för- eller efternamn ändrar du sorteringsordningen här. Läs mer om rapporterna i avsnittet Rapporter.
Företagets uppmärkning
Uppmärkningen börjar med FOK eller TAG och följs av sex siffror.
Beskrivningen visas när du ska välja uppmärkning för de anställda, så det är bra om den är så tydlig som möjligt, till exempel FOK301123 - Arbetare utan kollektivavtal. Ett tips är att kopiera beskrivningen (Ctrl+C) på Mina sidor på fora.se och sedan klistra in i fältet Beskrivning (Ctrl+V).