Byråstöd

Kom igång med Ärendehantering

Hantera kundärenden strukturerat, tidsbesparande och transparent – med full kontroll.

Med Ärendehantering kan du dela ärenden inom byrån, ge kunderna tydliga uppdateringar och följa upp alla steg med full spårbarhet. Dialogen med din kund sker GDPR-säkert.

Checklista innan du aktiverar

Här är några punkter du behöver kontrollera och gå igenom innan du sätter igång.

Kontrollera huvudkontakt i Byråstöd

Säkerställ att rätt person i kundens företag är satt som huvudkontakt på fliken Kontakter.

Kontrollera huvudkontaktens e-postadressen är korrekt i Byråstöd.
Kontrollera att företagets adress är korrekt under Kunduppgifter.

Kontrollera administratörsrollen i Spiris för kunden

Om kunden redan har ett Spiris-konto måste huvudkontakten i Byråstöd vara Administratör i kundens Spiris-konto för att kunna godkänna inbjudan till Ärendehantering.

Om du som konsult redan har rollen Administratör i kundens Spiris-konto, kan du kontrollera detta själv. I annat fall behöver du kontakta din kund. Läs mer i Hantera användare.

Rensa kundlistan

Inaktivera kunder som inte är aktuella. Läs mer i hjälpavsnittet Inaktivera kund.
Du betalar för byråns aktiva kunder, privatpersoner undantagna.

Köp och aktivera
funktionen

För att kunna aktivera måste du vara administratör i Spiris och ha full behörighet för Underhåll i Byråstöd.

1. I vänstermenyn väljer du Ärendehantering.

2. Klicka på knappen Köp nu.

Nu visas uppgifter över hur många kunder kostnaden baseras på och aktuell månadskostnad.

Läs mer under Vad kostar Ärendehantering?.

3. Välj Köp nu.

Nu kan du börja bjuda in kunder.

Bjud in dina kunder

En medarbetare som har Full behörighet kan bjuda in alla kunder. Läs mer om vad olika behörigheter ger tillgång till i avsnittet Ställ in behörighet på medarbetare.

Nu är det dags att bjuda in dina kunder genom att klicka på Bjud in kund. I listan som visas väljer du den kund du vill bjuda in. Ett mejl skickas då till kundens huvudkontakt.

Kunden accepterar i Spiris

Huvudkontakten hos kunden måste acceptera din inbjudan innan du kan börja skicka ärenden. I inbjudan framgår det att de måste logga in på Spiris. Det är också här de kommer att hantera sina ärenden som byrån skickat.

Under Underhåll - Ärendehantering i Byråstöd visas en lista över alla de kunder som du skickat en förfrågan till. Under fliken Godkända inbjudningar visas de kunder som valt att godkänna, under Skickade inbjudningar visas de som ännu inte svarat inbjudan.

Skapa ärende - Byrå

För att kunna skicka ärenden till kundens medarbetare måste de dels vara upplagda under fliken Kontakter i Byråstöd och dels vara registrerade på kundens företag på Spiris.

När kunden accepterat din inbjudan kan du börja att skapa och skicka ärenden. Läs mer i Bjud in och skapa ärenden i Ärendehantering .

I ärendet du skapar kan du använda färdiga mallar. För återkommande ärenden för en effektivare hantering kan du enkelt skapa egna mallar. Läs mer i Mallar i Ärendehantering .

Ta emot ärenden - Kund

Kunder följer upp och hanterar sina ärenden via Spiris, där informationen visas under ett nytt menyval, Byråärenden, så snart de accepterat inbjudan och fått sitt första ärende.

Mer hur de arbetar med ärenden finns i hjälpen för Spiris i avsnittet Byråärenden. Dela gärna länken med din kund., så att de enklare kommer igång.

Vad kostar Ärendehantering?

För att få en överblick av hur mycket funktionen kommer att kosta kan du klicka på Köp nu. Då visas en översikt med priser och du kan välja att gå vidare genom att fortsätta med ditt köp eller att avbryta. Ärendehantering debiteras per aktiv kund, undantaget privatpersoner. Debitering sker i slutet av den nästkommande månad efter att du aktiverat funktionen.