Bjud in och skapa ärenden i Ärendehantering

När du har köpt funktionen kan du bjuda in kunder, skapa ärenden och skapa egna mallar.

Bjud in kunder

Inbjudan gäller hela kundföretaget. Den skickas till huvudkontakten, som företräder företaget.

1. Välj Ärendehantering i menyn.

2. Välj Bjud in kund.

Ett nytt fönster öppnas med kunderna i kundlistan.

3. Välj kunden i listan.

   Om kunden visas utgråad och inte går att välja i listan behöver du kontrollera kundens uppgifter. Läs mer i avsnittet Jag kan inte skicka en inbjudan till en kund i Ärendehantering.

4. Välj Skicka.

Inbjudan skickas nu till e-postadressen för kundens huvudkontakt. Huvudkontakten loggar in på Mitt Spiris och godkänner villkoren för att aktivera funktionen.

Skapa och skicka ärenden

Så snart kundens huvudkontakt har godkänt inbjudan i Mitt Spiris kan du börja skicka ärenden till kunden.

1. Välj Ärendehantering i menyn.

2. Välj Nytt ärende. Välj en mall om du vill använda en.

   Det finns ett antal standardmallar att välja mellan under Underhåll - Ärendehantering och fliken Mallar. Om du ändrar en mall när du skapar ett ärende gäller ändringen bara för det aktuella ärendet. Du kan anpassa mallarna efter byråns behov. Läs mer i Mallar i Ärendehantering.

3. Välj Ärendetyp. Ditt val av ärendetyp avgör också vilka fält som aktiveras och visas i ärendet.

   Ärendetyper och när du använder dem

   Det finns fem olika ärendetyper. Tillsammans med de färdiga standardmallarna som följer med funktionen kan du skapa ärenden utan att börja från noll.

   Ärendetyp	Användningsområde
   Information	Används när du vill ge kunden information. Kunden kan lämna en kommentar men behöver inte göra något mer.
   För attest	Välj den här när något behöver godkännas, till exempel ett löneunderlag. Kunden kan Attestera eller Avvisa, men också skriva kommentarer. Om kunden har avvisat ett underlag kan du ersätta underlaget med ett nytt utan att skapa ett nytt ärende.
   Underlag saknas	Används när ett kvitto eller annat underlag saknas. Om ni har ett samarbete i Bokföring & Fakturering kan du också använda mallen Underlag saknas - Ladda upp i Bokföring/Fakturering för att tydligt visa vad kunden behöver göra.
   Materialinsamling	Används när du behöver underlag för en lönekörning eller vill skicka en checklista inför årsbokslut. Kombinera ärendetypen med en passande mall, till exempel Checklista inför årsbokslut, så får du anpassade förslag på materialinsamling. Kunden ser tydligt vilka underlag som ska laddas upp och vilka frågor som ska besvaras.
   Fråga	Används när du har en enkel fråga, som vad ett inköp gäller. Kunden svarar i kommentarsfältet i ärendet via sin inloggning till Mitt Spiris.

   Tips!
   Så här bifogar du en bild i ett ärende:
   Skapa ett ärende med till exempel mallen Underlag saknas - Ladda upp i Bokföring & Fakturering. Ta en skärmbild av Kassa- och bankhändelser i Bokföring & Fakturering. Kopiera bilden och klistra in den genom att trycka på Ctrl + V i fältet Beskrivning.
   Du kan också klistra in bilder på samma sätt i kommentarer och andra typer av ärenden, men inte i ärendetypen För attest.
   

4. Välj Kund och Mottagare.

5. Välj Uppdrag.

   När du kopplar ärendet till ett uppdrag kan andra medarbetare ta del av ärendet. Vem som ser ärendet styrs av medarbetarens behörighet till kunden och till Ärendehantering och av om medarbetaren deltar i uppdraget. Läs mer i avsnittet Ställ in behörighet på medarbetare.

6. Ange Ämne och mer information i fältet Beskrivning.

7. När du är klar väljer du Skicka, Spara utkast eller Avbryt.

Relaterade avsnitt

	Kom igång med Ärendehantering
	Redigera ärenden i Ärendehantering
	Påminnelser i Ärendehantering
	Ärendehantering
	Mallar i Ärendehantering
	Ställ in behörighet på medarbetare
	Frågor om Ärendehantering
	Skapa ärende

Sökord: bjud in kund, inbjudan, skapa ärende, nytt ärende, ärendetyp, mallar, attest, materialinsamling, byråärenden, ärendehantering