Bjud in och skapa ärenden i Ärendehantering

Efter att du köpt funktionen kan du börja med att bjuda in kunder, skapa ärenden och skapa egna mallar.

Bjud in kunder

Det är inte enbart huvudkontakten som bjuds in, utan huvudkontakten fungerar snarare som ansvarig representant för företaget. Det är alltså själva kunden (företaget) som bjuds in via huvudkontakten.

  1. Välj Ärendehantering i menyn.

  2. Klicka på Bjud in kund.

Ett nytt fönster öppnas som visar de kunder du har i kundlistan.

  1. Välj kunden i listan.

    Visas kunden som utgråad och inte valbar i listan, kan du behöva kolla igenom kundens uppgifter. Läs mer i avsnittet Jag kan inte skicka en inbjudan till en kund i Ärendehantering?

  2. Välj Skicka.

Nu skickas inbjudan till kunden via deras huvudkontakts e-postadress. För att godkänna behöver huvudkontakten logga in på Spiris och godkänna villkoren för funktionen för att aktivera.

Skapa och skicka ärenden

Så snart kundens huvudkontakt godkänt inbjudan i Spiris kan du börja att skicka ärenden till dem.

En inbjudan skickas alltid till en kund (företag/organisation), medan ett ärende skickas till en kundkontakt - en person som är kopplad till kunden. För att allt ska fungera smidigt, se gärna till att alla som ska ta emot ärenden finns upplagda som Kontakter i Byråstöd och ha ett konto på Spiris.
Både byrån och kunden kan skapa ärenden.
En kund kan skapa ärenden, men bara skicka till personer på byrån som kunden haft ärenden med tidigare.

  1. Välj Ärendehantering i menyn.

  2. Välj Nytt ärende. Välj en mall om du vill använda det.

    Det finns ett antal standardmallar att välja mellan under Underhåll - Ärendehantering och fliken Mallar. Om du gör ändringar i en mall när du skapar ett ärende gäller ändringen bara för det aktuella ärendet. Mallarna kan enkelt anpassas för just er byrås behov. Läs mer i Mallar i Ärendehantering

  3. Välj Ärendetyp. Ditt val av ärendetyp avgör också vilka fält aktiveras och visas i ärendet.

    Det finns fem olika ärendetyper. Tillsammans med de färdiga standardmallar som följer med funktionen, går det riktigt enkelt och snabbt att skapa ärenden.

    Ärendetyp Användningsområde
    Information Används när du vill ge kunden information. Du förväntar dig inget mer från kunden än att de eventuellt lämnar en kommentar.
    För attest Välj denna när något behöver godkännas, till exempel ett löneunderlag. Kunden kan Attestera eller Avvisa men också komplettera med att skriva kommentarer.
    Underlag saknas

    Används när ett kvitto eller annat underlag saknas. Om ni har ett samarbete i Bokföring & Fakturering kan du också använda mallen Underlag saknas - Ladda upp i Bokföring/Fakturering, för att tydligt visa kunden vad de behöver göra.
    Materialinsamling När du behöver underlag för en lönekörning eller vill skicka en checklista inför årsbokslut. Kombinera ärendetypen med en passande mall, till exempel Checklista inför årsbokslut, så får du anpassade förslag på materialinsamling. Kunden ser enkelt vad som behöver skickas in, vilka underlag de ska ladda upp underlag eller svara på frågor.
    Fråga Används när du har en enkel fråga, som vad ett inköp gäller. Kunden svarar enkelt i kommentarsfältet i ärendet via sin inloggning till Spiris.
    Tips!
    Om du snabbt och enkelt vill bifoga en bild i ett ärende kan du göra så här:
    Skapa ett ärende med till exempel mallen Underlag saknas - Ladda upp i Bokföring & Fakturering. Ta en skärmbild av Kassa- och bankhändelser i Bokföring & Fakturering. Kopiera bilden och klistra in den genom att trycka på Ctrl + V i fältet Beskrivning.
    Du kan också klistra in bilder på samma sätt i kommentarer och andra typer av ärenden, men inte i ärendetypen För attest.

  4. Välj Kund och Mottagare.

  5. Välj Uppdrag.

    Genom att koppla ärendet till ett uppdrag, kan andra medarbetare ta del av ärendet. Tillgång till ärenden styrs av behörighetsnivå, dels till kunden och dels till Ärendehantering, men även om medarbetaren deltar i det aktuella uppdraget. Läs mer i avsnittet Ställ in behörighet på medarbetare.

  6. Ange Ämne och i mer information i fältet Beskrivning.

  7. När du är färdig, välj något av följande val Skicka, Spara utkast eller Avbryt.

Alla aktiva ärenden visas under Ärendehantering. När du klickar på ett ärende visas hela innehållet. Ärenden sorteras efter datum för senaste uppdatering och olästa är markerade i fetstil. Vilken status som visas beror både på vilken ärendetyp som används och var i processen ärendet befinner sig.

Baserat på det datum som angetts i Klar senast i ärendet, kan du enkelt följa upp ärenden med varningar via kolumnen Klar senast.

  • Förfaller snart visas två arbetsdagar innan datumet för Klar senast passerat

  • Förfallen visas dagen efter angivet datum för Klar senast.

Dina kunder kan också skapa ärenden via menyvalet Byråärenden i Spiris för att dem skicka till sin byrå. Dessa ärenden visas med status Nytt från kund. Kunden kan bara välja mottagare bland de medarbetare som tidigare har skickat ett ärende till dem.

Relaterade avsnitt

Kom igång med Ärendehantering
Ärendehantering
Mallar i Ärendehantering
Ställ in behörighet på medarbetare
Frågor om Ärendehantering

Skapa ärende

Arbeta smartare

Allt om digitala samarbetstjänster

Utbildningar för redovisningsbyråer

Filmer

Se alla filmer om Byråstöd

Supportforum

Kolla in andra användares frågor och funderingar i vårt forum

Spiris Smarta Byrån