Checklista när du byter till Spiris - som redovisningsbyrå

Dubbelkolla kundens företagsuppgifter

1. Kontrollera att du har rätt uppgifter om kundens företag, som till exempel organisationsnummer, bankgiro och bankkontonummer. Det gör du under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar.

 

Kontrollera kundens databas

1. Rensa databasen från gamla och felaktiga uppgifter, det kan vara bra att göra när man har jobbat länge i sitt program. Läs hur du gör i avsnittet Kontrollera företagets databas.

Gå igenom kundens register

1. Inaktivera de poster du inte vill föra över. Det är bara aktiva poster som förs över. Se till att du inte har dubletter.
2. Se till att alla leverantörer har namn, organisationsnummer och bankgironummer.
3. Se till att alla kunder har namn, postnummer och ort eftersom det är obligatoriskt i Spiris.
4. Se till att alla artiklar har namn, artikelnummer, enhet och en konteringskod eftersom det är obligatoriskt i Spiris. Om du inte använder artikelkonteringar måste du skapa sådana och massuppdatera ditt artikelregister. Läs mer om artikelkonteringar i avsnittet Artikelkonteringar, kortläge.
5. Se till att konton som är kopplade till en konteringskod har en momsrapportkod. Även om du inte redovisar moms behöver du ha en momsrapportskod, välj då 42 - Övrig momsfri försäljning m m. Detta gör du under Bokföring - Kontoplan.
6. Se till att dina utländska kunder har en landskod.
7. Kontrollera att dina prislistor har ett namn/nummer och en benämning. Prislistan flyttas över om det finns priser på artiklarna i prislistan.

Se över kundfakturorna

1. Se till att alla kundfakturor är utskrivna.
2. Registrera alla inbetalningar som är utförda.
3. Skriv ut fakturajournal och inbetalningsjournal så att bokföringen är uppdaterad.
4. Säkerställ att nummerserien för fakturorna fungerar på lång sikt. I Spiris går det inte att byta nummerserie, så brukar kunden till exempel byta nummerserie varje år och inleda fakturanumren med innevarande år (2024XXXX) så är det bra att se över detta. Du ändrar nummerserie under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Nummerserier.

Få koll på leverantörsfakturorna

1. Se till att alla leverantörsfakturor är attesterade.
2. Om du använder dig av betalfiler skapar du betalfiler för fakturorna i Visma Administration 2000. Du kan även skapa betalfiler i Spiris, men då gäller det att vara uppmärksam på att du inte skickar samma leverantörsfaktura för betalning två gånger.
3. Registrera alla utbetalningar som är utförda.
4. Skriv ut leverantörsfakturajournal och utbetalningsjournal så att bokföringen är uppdaterad.

Tar kunden emot e-fakturor från sina leverantörer?

1. Se till att alla leverantörsfakturor är inlästa. Det gör du genom att välja kommandot Hämta nya underlag under Inköp - Inläsning underlag.
2. Ta bort markeringen för Ta emot e-fakturor under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster- Digitala fakturor och dokument.

Gör klart bokföringen!

1. Om du arbetar med periodiseringar ska du se till att du har gjort periodiseringarna för den sista perioden innan du byter program.
2. Bokför den pågende perioden och gör momsrapporten.
3. Se till att alla bildunderlag du önskar få med i flytten är kopplade till en verifikation. Du kan också spara undan dem och koppla dem själv i Spiris efter flytten.

 

Arbetar du med andra funktioner?

Säkerhetskopiera företaget

1. Ta en säkerhetskopia via Arkiv - Säkerhetskopiering - Aktivt företag innan du för över uppgifterna till Spiris.

Starta överföringsprogrammet - Flytthjälp

Du startar Flytthjälp via ditt Visma Administration.

1. Starta Visma Administration.
2. Välj Arkiv - Export - Överför uppgifter till Visma eEkonomi i ditt Visma Administration.
3. Klicka på Starta guide för överföring.
4. Följ stegen i guiden och du är igång!

Startar inte överföringsprogrammet? Klicka på länken Ladda ner Flytthjälp (2024.0 och senare).
Har du version 2023.3 eller äldre klickar du istället på Ladda ner Flytthjälp - äldre versioner.

Vilka verifikationsserier ska användas?

1. Kontrollera att de verifikationsserier du ska använda finns upplagda. Det gör du under Inställningar - Företagsinställningar, fliken Bokföringsuppgifter.

Var ändrar jag mina verifikationsserier och måste jag ha det?

Verifikationer

Stäm av konton och saldon

1. Gå igenom kontona och kontrollera att de har rätt momsrapportkod.
   När uppgifterna fördes över så fick standardkontona i kontoplanen de standardmomsrapportkoder som gäller i Spiris. Har du skapat egna konton i Visma Administration 2000, eller använt konton som normalt inte finns i Spiris, så kommer dessa konton att sakna momsrapportkod. Läs om hur du ändrar momskod.

2. Gå igenom de verifikationer som du ännu inte har skapat momsrapport för och kontrollera att de har rätt momsrapportkoder. Lägg in korrekt momsrapportkod direkt på raderna där det saknas eller eventuellt är fel kod.

3. Stäm av balans- och resultatrapporterna i Spiris mot Visma Administration 2000. Kontrollera att kontona stämmer och att sista raden i de bägge rapporterna ser korrekt ut.

4. Stäm av skattekontot.

5. Kopiera och klistra in kontoutdragen från banken och kontrollera att saldot stämmer. Du kopierar uppgifter från och med senaste avstämda saldo till och med det datum du bytte program. Läs hur du gör i Kopiera och klistra in kontoutdrag.

Kontrollera kundens register

Gå igenom kundens register efter flytten till Spiris.

Kundregister	Om det saknas uppgifter i kundregistret så kommer de att fyllas i med standarduppgifter i Spiris. Därför är det viktigt att du kontrollerar att det stämmer. Kontrollera också att kunderna har rätt prislista.
Artikelregister	Kontrollera att artikelkonteringen stämmer på artiklarna, det är den som styr vilket bokföringskonto som används när artikeln läggs in på fakturan. Artikelkontering
Leverantörsregister	Om det saknas uppgifter i leverantörsregistret så kommer de att fyllas i med standarduppgifter i Spiris. Kontrollera att leverantörsregistret stämmer. Leverantörsregistret förs inte över till Fakturering.
Försäljningsprislistor	Har du Bokföring & Fakturering + förs upp till 19 prislistor över. Prislistorna kommer att få andra nummer, men det går lätt att ändra i Bokföring & Fakturering +. Har du en annan funktion är det endast standardprislistan som förs över.

Aktivera bankkopplingen

Med en bankkoppling förs bankhändelserna automatiskt över från bankkontot till Spiris. Ett smidigt arbetssätt som sparar tid och minimerar risken för dubbelregistrering eller att du missar någon transaktion.

Läs avsnittet Arbeta med bankkoppling för att komma igång rätt från början.

Hantera rot- och rutfakturor

De rot- och rutfakturor som är skapade i Visma Administration 2000 innan uppgifterna fördes över till Bokföring & Fakturering, skapar du ansökningar för i Visma Administration eller manuellt på Skatteverkets hemsida. De inbetalningar du får från kunder och från Skatteverket ska registreras i Spiris.

I Spiris måste artiklar som används för utfört arbete ha artikelkonteringen Tjänst X% moms.

1. Kontrollera att artiklarna har rätt artikelkontering.

Arbetar du med periodiseringar?

Om du vill arbeta vidare med periodiseringar i Spiris behöver du starta upp dem på nytt.

1. Skapa en manuell verifikation där du återför hela summan till rätt kostnadskonto, dvs nollar 17XX-kontot mot det aktuella kostnadskontot. När du periodiserar väljer du sedan vilket 17XX-konto summan ska bokas mot, datum för första periodisering och antal perioder/månader. Förslaget som visas kan du sedan jämföra med det du har haft i Visma Administration 2000.

Skapa manuell verifikation

Periodisera en verifikation

Andra funktioner och integrationer?

Har Visma Administration varit integrerat med andra funktioner? Läs här.

Webshop

Om Visma Administration har varit kopplat till Webshop kontaktar du vår support för att få hjälp att koppla om den till Spiris.

Webshop

AutoCollect blir Påminnelse Direkt

Har påminnelsehanteringen skötts via AutoCollect i ditt Visma Administration? I så fall kan samma hantering fortsätta i Spiris, men där heter det iställetPåminnelse Direkt.

Har du inte kommit igång med den här än? Det är inte för sent! Upptäck hur smidigt det är att låta någon annan ta hand om påminnelsehanteringen för dina förfallna fakturor.

Påminnelse Direkt

Ta emot e-faktura

Klart du ska fortsätta ta emot e-fakturor - se till att du aktiverar funktionen först bara! Det gör du under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter, där du markerar Ta emot e-fakturor.

Och för dig som inte har börjat ta emot leverantörsfakturor digitalt än - tveka inte att hoppa på tåget!

E-fakturor

Ta emot e-fakturor