Lägg till en ny kund

Gör så här för att lägga till en ny kund:

  1. Gå till Kunder i huvudmenyn.
  2. Välj knappen Ny kund.

Nu öppnas en guide och du kan ange kundens uppgifter. Om du följer guiden steg för steg missar du inte att ange uppdrag och prissättning. Om du behöver komplettera informationen senare kan du göra det på flikarna i Kundöversikten.

Du kan välja Spara och stäng om du vill avsluta guiden innan du har fyllt i alla uppgifter.

Steg i guiden

  1. Kunduppgifter: Fyll i kundens grundläggande information. Under Huvudkontakt lägger du upp en ny kontakt eller väljer en befintlig från kontaktregistret. Läs mer i Ange eller byt huvudkontakt.
  2. Övrig kundinformation: Fyll i ytterligare uppgifter om kunden.
  3. Lägg till uppdrag: Ange vilka uppdrag som ska utföras för kunden, vem som är uppdragsansvarig och vilka som deltar.
  4. Lägg till prissättning: Välj den prissättningstyp som ska gälla för uppdraget. Du kan välja mellan Timpris, Transaktionspris och Fastpris. Här visas alla uppdrag som du lade till i steg 3.

Om du lägger till ett fastpris för något av uppdragen får guiden ett steg till.

  1. Fastpris: Här anger du de uppgifter som ska gälla för uppdraget. Du kan inte spara och avsluta förrän du har fyllt i alla uppgifter för uppdragen med fastpris.

Om du inte har lagt till något fastpris och vill avsluta guiden innan du har fyllt i alla uppgifter kan du välja Spara och stäng.

Lägg till fler uppdrag med fastpris, till exempel med olika fakturaintervall

  1. Ta bort de uppdrag som inte ska ingå i faktureringsplanen. Klicka på knappen Knappen Ta bort, en cirkel med minustecken längst till höger i listan över uppdrag med fastpris i steg 5.

  2. Välj Lägg till faktureringsplan.

  3. Gå igenom faktureringsplanen och lägg till de uppdrag med fastpris som du vill ska ingå.

  1. Välj Spara och stäng när du är klar.

Läs mer om fastpris under Fastpris i Prissättning på ett kunduppdrag.

Kundöversikten öppnas och du kan komplettera med fler uppgifter. Kundöversikten består av följande:

Panelen är ett informationsfält som visas överst på varje kundsida. Här visas en del av kundens uppgifter, såsom kundnamn, organisationsnummer och e-postadress till huvudkontakten.

På fliken Översikt visas bevakningslistor för de uppdrag som är valda för kunden. Om du klickar på ett uppdrag i bevakningslistan öppnas en dialog där du kan klarmarkera bevakningspunkter. Du ser också de att göra-anteckningar med klar senast-datum som är kopplade till kunden. Diagrammen ger en överblick över faktureringen och de planerade och nedlagda timmarna på kunden. Klicka på kugghjulet om du vill göra fler inställningar och urval för diagrammen.

Den här fliken visar grunduppgifter såsom Företagsform, Kundansvarig, Adress och Räkenskapsår, men även mer information som Momsperiod och Bokföringsmetod. Här kopplar du också kunden till den prislista som ska gälla.

Läs mer om hur du ändrar räkenskapsåret i Hur kan jag ändra räkenskapsår för en kund?

Om du vill skapa en gruppstruktur där du kopplar ett huvud- eller moderbolag till andra kunder i kundregistret markerar du kryssrutan under Gruppstruktur. Fler fält visas, och där lägger du till kunder under Kopplade kunder.

Läs mer om hur du använder funktionen i Lägg till gruppstruktur.

På fliken Kontakter kan du se vilka kontakter som finns kopplade till kunden. Du kan lägga till en kontakt genom att antingen hämta en befintlig från kontaktregistret eller lägga upp en helt ny. Här anger du också vilken roll kontakten har hos kunden och vilken kontakt som är huvudkontakt.

På fliken Uppdrag kan du se vilka uppdrag redovisningsbyrån utför åt kunden. Du kan lägga till uppdrag på kunden genom att välja Lägg till uppdrag. I dialogen som visas väljer du uppdrag och vem som är uppdragsansvarig. Du kan också lägga till andra medarbetare som deltar i uppdraget. Ska du lägga upp helt nya uppdrag gör du det under Underhåll - Uppdrag.

Jobbar du med tidredovisning ska du också ange vilken typ av prissättning som gäller för uppdraget. Läs mer i Prissättning på ett kunduppdrag.

Här kan du redigera den valda prissättningen för kunden. Du kan också lägga till nya prissättningar, såsom Timpris, Transaktionspris och Fastpris. Läs mer i avsnittet Prissättning på ett kunduppdrag.

På fliken Händelser kan du se alla anteckningar, e-postmeddelanden och sms som har skapats eller skickats från Byråstöd och kopplats till kunden. Här kan du också spara e-post som du har skickat eller tagit emot i ett annat e-postprogram. Läs mer i Skriv en anteckning och Skicka e-post.

Du kan spara alla dokument som tillhör kunden i Dokumentation - Dokumentarkiv. Arkivet är till för att samla kundens dokument på ett ställe, inte för att skapa eller redigera dokument. Sparade dokument bör därför vara färdigredigerade. Du kan också koppla kategorier till dokumenten för att gruppera dem efter den struktur som byrån använder. Läs mer i Dokumentkategorier.

På fliken Resursplanering kan du planera antalet arbetstimmar direkt från respektive kund. Hur du kan fördela timmar beror på vilken behörighet du har för resursplaneringen. Har du full behörighet kan du fördela timmar på alla kunders uppdrag och underliggande aktiviteter och på alla medarbetare som deltar i uppdraget. Det enklaste sättet att planera tid per medarbetare är via Resursplanering i menyn till vänster. Läs mer i Resursplanering.

Här kan du välja de funktioner som du vill samarbeta i med dina kunder. Välj en funktion och följ instruktionerna. Läs mer i Samarbeta med dina kunder via Byråstöd.

Ange eller byt huvudkontakt

Varje kund har en huvudkontakt. Ange en person på kundens företag, inte en medarbetare på byrån. Huvudkontaktens e-postadress visas i kundpanelen och används bland annat när du:

  • bjuder in kunden till ett samarbete – inbjudan skickas till huvudkontakten
  • bjuder in kunden till Ärendehantering – inbjudan skickas till huvudkontakten
  • skapar ett uppdragsbrev – kunden måste ha en huvudkontakt

Byt huvudkontakt så här:

  1. Gå till fliken Kontakter på kunden.
  2. Öppna den kontakt som ska bli huvudkontakt. Finns kontakten inte i listan väljer du Lägg till kontakt.
  3. Markera kryssrutan Huvudkontakt och välj Spara.

Den tidigare huvudkontakten blir då en vanlig kontakt på kunden. Du kan inte avmarkera Huvudkontakt på den nuvarande huvudkontakten, eftersom kunden alltid måste ha en.

Relaterade avsnitt

Koppla prislista till kund
Prissättning på ett kunduppdrag
Koppla uppdrag till kund
Lägg till gruppstruktur

Sökord: ny kund, lägga till kund, skapa kund, kundguide, kundöversikt, kundkort, kundregister, gruppstruktur, fastpris, faktureringsplan, huvudkontakt, byta huvudkontakt, kontaktperson

Arbeta smartare

Allt om digitalt samarbete

Utbildningar för redovisningsbyråer

Filmer

Se alla filmer om Byråstöd

Supportforum

Kolla in andra användares frågor och funderingar i vårt forum

Spiris Smarta Byrån