Visma Administration 2000

Hantera inbetalning för påminnelsehantering

När du har skickat ett påminnelseärende bevakas betalningen från din kund. När kunden betalar till Visma Amili sätts de inbetalda beloppet in på det konto du har angett i företagsinställningarna. I samband med detta skapar programmet automatiskt en betalning på fakturan. Betalningen innehåller vanligtvis en betalrad för fakturabeloppet och en för räntan. Fakturabeloppet konteras på det konto som är angett för betalsättet BG under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning - Betalsätt. Räntan konteras på det konto för ränteintäkter du har angett under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Kontonummer. Det är hälften av den debiterade dröjsmålsräntan som betals ut till dig.

När ett ärende som har gått vidare till bevakning blir slutbetalt, betalar Visma Amili ut hela fakturabeloppet till ditt konto. Därefter skickar de en faktura till dig på 15% av fakturabeloppet (max 2 000 kr), vilket är avgiften för bevakningsärendet. Läs mer i Registrera ett slutbetalt bevakningsärende.

Om hela fakturan har blivit betald ändras statusen på ärendet till Slutbetald. En slutbetald faktura flyttas till fliken Avslutade ärenden. I vissa fall drivs ärendet vidare för att få in ränta och eventuella obetalda avgifter, men det är inget som påverkar dig.

Om fakturan har blivit delbetald skapas en betalrad för delinbetalningen och ärendet behåller sin nuvarande status.

När Visma Amili får en inbetalning från kunden använder de sig av en avräkningsordning som innebär att betalningen ska täcka i första hand fakturabeloppet, i andra hand avgifterna och sist räntan. Om ditt ärende har status Kronofogden kan avräkningsordningen istället bli först omkostnader, i andra hand ränta och sist kapital. Detta gäller till exempel om ärendet ligger för utmätning hos Kronofogden. Skulle det vara så att din kund har gjort en direktbetalning till dig blir avräkningsordningen först kapitalet, i andra hand räntan och sist omkostnader. Allt beroende på hur mycket inbetalningen täcker.

När en faktura är betald/delbetald får du en notifiering i programmets sidopanel om att statusförändringar har skett.

Gör så här för att se vilka fakturor som har blivit betalda:

Klicka på länken i notifieringen eller välj Betalningar - Påminnelsehantering, fliken Pågående ärenden.

Om du har fått en inbetalning visas en informationsruta där du kan se vilka ärenden som har blivit betalda.

Klicka på Stäng.

Vill du kontrollera de betalrader som har skapats på din faktura klickar du på förstoringsglaset vid fakturanumret. För slutbetalda fakturor gör du det på fliken Avslutade ärenden och för delbetalda fakturor gör du det på fliken Pågående ärenden. Fakturan öppnas och du hittar betalraderna på fliken Spårning.

När du skriver ut en inbetalningsjournal kommer betalraderna från påminnelsehanteringen att hanteras som vanliga inbetalningar.

Om kunden betalar direkt till dig

Om din kund betalar direkt till dig, trots att fakturan är under påminnelsehantering, så registrerar du inbetalningen genom att göra en direktbetalning. Detsamma gäller om du använder dig av funktionen Återrapportering inbetalningar och filen som du läser in innehåller inbetalningar för ett pågående påminnelseärende.

När du gör en direktbetalning synkas den automatiskt över till Visma Amili. Gör så här:

Välj Försäljning - Kundfakturor.
Markera den aktuella fakturan i listan och välj kommandot Direktbetala.

I dialogrutan Direktbetala visas uppgifter som har med ditt ärende att göra, påminnelseavgift, vilken ränta som har debiterats kunden och vilket totalbelopp kunden är skyldig.

Ange det belopp som kunden har betalat in i fältet Betalt.

Programmet räknar ner saldot för fakturan. Om kunden har betalat in räntan och avgifterna till ditt konto registrerar programmet betalrader även för det. Eventuell ränta och avgift konteras på det konto för ränteintäkt respektive påminnelseavgift du har angett under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Kontonummer.

Välj Lagra när du är klar.

Programmet bearbetar betalningsinformationen och meddelar Visma Amili att fakturan är betald direkt till dig. Skulle kunden av misstag ha betalat in påminnelseavgiften direkt till dig kommer du att få en faktura från Visma Amili på den avgiften.

När hela fakturan är betald får ärendet status Betald till företaget. Överstiger ränta och avgifter ett visst belopp driver Visma Amili ärendet vidare.

Vid delbetalning får ärendet samma status som det hade innan betalningen gjordes.

Om du har registrerat en direktinbetalning och statusen trots det inte ändras kan du kontrollera följande:

Är det rätt person som är inloggad i programmet (om du använder inloggning)?
Är rätt e-postadress och lösenord under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Spiris funktioner och har den personen behörighet till Påminnelsehantering?
Är rätt uppgifter inlagda under Påminnelsehantering?
Testa att göra en förändring i företagsinställningarna, du kan t ex ta bort en bokstav i företagsnamnet och lägga till den igen. På så sätt görs en uppdatering och en ny synkronisering automatiskt.