Visma Lön 600

Checklista när du byter till Lön i Spiris - som redovisningsbyrå

När du bjudit in din kund till ett samarbete i Spiris kan du enkelt föra över dina uppgifter från Visma Lön 600.

Redo att flytta? Ta gärna en sista check!

Vad kul att du vill flytta från Visma Lön 600 till Lön i Spiris! Innan vi släpper dig vidare till checklistan vill vi säkerställa att allt är klart så att din start blir så smidig som möjligt.

Om du planerar att flytta data till Bokföring & Fakturering i Spiris, exempelvis från Visma Administration, rekommenderar vi att du börjar med den flytten innan du för över uppgifterna från Visma Lön 600.

Använder du Tid eller Resor & Utlägg tillsammans med Visma Lön 600 idag kan det vara bra att veta att kopplingen fungerar lite annorlunda i Lön. Hör gärna av dig om du funderar på att byta, så hjälper vi dig att se till att kopplingen i Lön passar dina behov.

Kolla om du behöver:

Nettosemester för anställda som inte jobbar alla dagar i veckan
Kunna importera TLU-filer
Automatisk beräkning av arbetstidsförkortning/arbetstidskonto

Om något av detta stämmer in på ditt företag vill vi att du fortsätter i ditt nuvarande program ett litet tag till. Ha tålamod – vi jobbar för fullt och är snart redo att välkomna dig till Lön i Spiris!

I avsnittet Jämför Visma Lön 600 med Spiris Lön hittar du en komplett översikt över skillnaderna mellan Visma Lön 600 och Lön i Spiris.

Är du osäker? Ring oss gärna så hjälper vi dig.

1 Checklista inför byte

Första stegen mot att göra lönerna i Lön

Innan uppgifterna förs över ska du gå igenom checklistan nedan. Gör du det kommer bytet att gå smidigt och lätt!

Uppgifter som kommer föras över

Anställda

Anställningsregistret
Ingångsvärden
Uppgifter om lön och skatt
Bilförmån
Inställningar för semester
Inställningar för månadsrapportering till Fora
Inställningar för Bygglösen

Inställningar

Löne- och avvikelseperiod
Bokföringsinställningar
Semestervillkor

Du som använder Anställd får dessutom med dig:

Arbetsschema
Avtal

Du kan inte arbeta med import av TLU-filer när du har fört över uppgifterna till Lön.

Säkerhetskopiera företaget

Börja med att ta en säkerhetskopia av företaget under Arkiv - Säkerhetskopiering - Ny säkerhetskopia. Läs mer i avsnittet Säkerhetskopiera.

Dubbelkolla kundens företagsuppgifter

Kontrollera att du har rätt uppgifter om kundens företag under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar.

Alla anställda måste ha samma löneperiod och avvikelseperiod. Du gör inställningarna på fliken Löner och utbetalningar. Se till att samma inställningar är gjorda under Månadslön och Timlön.

Gå igenom kundens anställningsregister

Välj Personal - Anställda, fliken Personuppgifter och kontrollera att fälten Namn, Adress, Postadress, Ort, Telefon arbete, Telefon privat och Mobiltelefon inte innehåller några otillåtna tecken. I avsnittet Hur ändrar jag namn eller e-postadress i Anställd/Lönebesked/Resor & Utlägg? kan du läsa om hur du gör om du behöver ändra namnet för en anställd som använder någon av Spiris funktioner.
Om det finns anställda som inte ska föras över till Lön ska den anställde markeras som avslutad innan överföringen. Välj Personal - Anställda, fliken Anställning. Lägg in ett datum i Anställd t o m datum och markera rutan Har slutat och slutlön är utbetald.
Ska funktioner inte användas i Lön behöver tillgången tas bort innan överföringen.

Teknikavtalet IF Metall och Detaljhandeln stöds inte i Lön. Om det finns anställda som är anslutna till dessa avtal behöver du ändra följande inställningar innan bytet:
1. Välj Personal - Anställda, fliken Anställning och välj Ej specificerat vid Typ av kollektivavtal.
2. Välj fliken Semester och se till att inget av semestervillkoren 40 - Teknikavtalet IF Metall eller 50 - Detaljhandeln är valt. Läs mer i avsnittet Byt semestervillkor.

Det finns inte stöd för nettosemester i Lön. Om företaget använder nettosemester och har intermittent anställda behöver du räkna om semestervärdena till bruttosemester och lägga in dem manuellt för dessa anställda. Vi rekommenderar att du skriver ut rapporten Nettosemestervärden under Utskrifter och Spårning - Utskrifter att ha som underlag.

Se över lönehanteringen

Lönekörningar som har gjorts i Visma Lön 600 kommer inte att flyttas över till Lön. Ingångsvärden flyttas över.

Se till att alla lönekörningar är låsta.
Om ni använder Anställd - Se till att alla perioder är klarmarkerade och attesterade i Anställd och överförda till Visma Lön 600. Perioderna kommer annars att behöva klarmarkeras och attesteras på nytt efter bytet till Lön.
Om ni använder Resor & Utlägg -Se till att det inte ligger några rapporter under Redo att skickas. Innan bytet behöver du antingen skicka över rapporterna till Visma Lön 600 eller skicka tillbaka dem till användaren som får skicka in dem på nytt efter bytet.
Om du ska göra överföringen i samband med semesterårsavslutet behöver du göra det innan du påbörjar flytten. Om du till exempel har generellt semesterår till och med den 31 mars, behöver du se till att alla avvikelser är rapporterade och slutförda i lönekörningen för april. Gör sedan semesterårsavslutet. Läs mer i avsnittet Checklista vid semesterårsavslut.

Säkerhetskopiera företaget igen

Innan du för över uppgifterna är det en bra idé att ta ytterligare en säkerhetskopia av företaget under Arkiv - Säkerhetskopiering - Ny säkerhetskopia. Som standard föreslås ditt företags namn och dagens datum Tänk på att ge den nya säkerhetskopian ett annat namn än säkerhetskopian du skapade tidigare.

2 För över kundens uppgifter

För över kundens uppgifter

När du har gått igenom Checklista inför programbyte är det dags att föra över dina uppgifter från Visma Lön 600 till Lön.

Starta överföringsprogrammet - Flytthjälp

Tänk på att överföringen ska göras från serverdatorn om du arbetar i nätverk.

Ladda ner Flytthjälp
Välj Arkiv - Företagsunderhåll - Överför uppgifter till Lön Smart.
Klicka på Starta guide för överföring.
Följ stegen i guiden och du är igång!

3 Checklista efter byte

Du är snart i mål!

När uppgifterna är överförda till Lön är det bra att du går igenom de här stegen innan du börjar arbeta. Du går bara igenom de steg som berör dig.

Komplettera kundens inställningar

Kontrollera och komplettera dina löneinställningar under Inställningar - Löneinställningar. Läs mer i avsnittet Löneinställningar.
De anställda är sparade som utkast i anställningsregistret. Kontrollera och komplettera med de uppgifter som saknas under Lön - Anställda. Läs mer i avsnittet Anställda.
För anställda som inte använder funktionen Anställd behöver du komplettera inställningarna för arbetsschema och avtal. Läs mer i avsnitten Koppla anställd till arbetsschema och Koppla anställd till avtal.
Om du har skapat egna lönearter i Visma Lön 600 så följer de inte med vid överföringen, utan du behöver skapa dem på nytt i Lön. Läs mer i avsnittet Kan jag skapa egna lönearter i Lön?

Bra att veta

I loggresultatet som du fick efter överföringen ser du vilka kompletteringar du behöver göra.
Om den anställde använder Anställd har inställningar för avtal och arbetsschema förts över automatiskt. I Lön finns två olika anställningstyper - Komplett och Förenklad. Läs mer i avsnittet Jämförelse mellan anställningstyperna Komplett och Förenklad.

Vid överföringen får alla anställda anställningstypen Komplett. För anställda som du bara betalar ut en enklare ersättning som arvode eller annan bruttoersättning för kan du välja Förenklad. Läs mer i avsnittet Välj eller byt anställningstyp.

I avsnittet Vad ska jag tänka på när jag har bytt från Visma Lön 300 eller Visma Lön 600? kan du läsa mer om vad som kan vara bra att veta när du har bytt till Lön.