Byråstöd
Aktivera samarbete i Spiris Lön
Har din kund ett av de nya abonnemangen Starta, Växa, Driva, Skala eller Lyfta finns det några skillnader att känna till för byråsamarbetet. Läs mer i avsnittet Vad innebär de nya abonnemangen för min byrå?
Med Lön får du en lönefunktion med automatiska uträkningar och rapportering.
Titta på filmen Bjud in till samarbete från Byråstöd för att se hur det går till. I filmen Acceptera samarbete ser du vad som händer när en kund får en inbjudan till samarbete.
Du kan samarbeta på två sätt i Lön:
Lön - I det här samarbetet arbetar du och kunden tillsammans i funktionen. Ni bestämmer tillsammans vem som ska göra vad i lönearbetet. Det kan gälla att skapa och ändra arbetsscheman, registrera tider eller göra själva löneutbetalningen. Hur ni fördelar lönearbetet beror på hur du väljer att kunden ska registrera tid. Med det här valet kan antingen redovisningsbyrån eller kunden vara fakturamottagare för samarbetet.
Byråtillgång - I det här samarbetet är det bara du som byrå som har tillgång till funktionen. Med det här valet är det bara byrån som kan vara fakturamottagare.
Om kunden har Egen lön aktiverat i Bokföring & Fakturering och ni aktiverar ett samarbete i Lön där kunden inte har tillgång, inaktiveras kundens åtkomst till Egen lön.
Du väljer mellan två arbetssätt för tidregistrering i båda samarbetena.
-
Du som byråmedarbetare kan registrera tider och avvikelser för kundens anställda med snabbval i lönefunktionen. Via appen Anställd kan de anställda se sina lönebesked, semesterdagar och eventuellt kompsaldo.
-
Din kund låter sina anställda själva registrera sina tider och/eller avvikelser. I det här fallet använder de Anställd antingen via webben eller i mobilen. Innan uppgifterna kommer in i lönefunktionen kan en attestansvarig på företaget godkänna tidrapporterna digitalt, och sedan gör du lönekörningen. De anställda kan också se sina lönebesked, flex- och semestersaldo. Med appen Anställd kan kundens anställda registrera sina tider och ta emot sina lönebesked direkt i mobilen.
I hjälpen för Lön kan du läsa mer om hur du kommer igång i avsnittet Kom igång som byrå i Lön - Bli effektiv med dina kunder! Om du vill ha mer information om funktionerna och priserna kan du läsa mer på sidan Spiris Smarta Byrån.
Välj fakturamottagare
Fakturamottagaren är den som betalar för samarbetet i Lön. När du aktiverar samarbetet väljer du mellan två alternativ under Fakturamottagare:
- Redovisningsbyrån: byrån betalar för samarbetet.
- Kunden: kunden betalar för samarbetet.
Välj det alternativ som stämmer med vad du och kunden har kommit överens om. Med Byråtillgång är byrån alltid fakturamottagare och då finns inget val.
Du kan ändra fakturamottagare senare under Underhåll - Samarbeten, om fältet går att ändra för samarbetet. Det kräver Full behörighet och rollen Administratör i Spiris. Läs mer i Visa/redigera/avsluta aktiva samarbeten.
Redovisningsbyrån finns inte i listan
Vilka alternativ som visas under Fakturamottagare styrs av vad Spiris tillåter för samarbetet, till exempel för den samarbetsform du har valt. Går det bara att fakturera kunden, visas bara Kunden.
Har kunden ett av de nya abonnemangen Starta, Växa, Driva, Skala eller Lyfta äger kunden sitt abonnemang, och byrån kan inte ändra fakturamottagare. Du begär i stället tillgång till kundens funktioner på fliken Samarbeten. Läs mer i Vad innebär de nya abonnemangen för min byrå?
Mottagare och kontaktuppgifter
Inbjudan till samarbetet skickas till kundens huvudkontakt. När en inbjudan skickas visas huvudkontaktens e-postadress under Mottagare i fönstret Aktivera funktion. Ska inbjudan gå till någon annan byter du huvudkontakt på kundens flik Kontakter. Läs mer i Fliken Kontakter på kunden.
Är kunden redan kund hos Spiris måste huvudkontakten vara administratör i kundens konto i Spiris för att kunna godkänna samarbetet.
Är kunden ny hos Spiris och saknas uppgifter om kunden, visas formuläret Kunduppgifter. Där fyller du i det som saknas, till exempel Kontaktpersonens förnamn, Kontaktpersonens efternamn och Kontaktens e-postadress. Uppgifter som redan finns på kundens huvudkontakt fylls i automatiskt. Ange en person hos kunden. E-postadressen får inte vara en adress som en medarbetare i Byråstöd har. Kontaktpersonen blir kundens administratör i Spiris.
Du aktiverar samarbetet på kundens flik Samarbeten i Byråstöd. Hur du aktiverar samarbetet beror på kundens upplägg. Välj det alternativ nedan som passar kunden.
Din kund är redan kund hos Spiris och använder Lön
För att kunna aktivera ett samarbete med en kund måste du först ha ett uppdrag upplagt på kunden i Byråstöd.
- Gå till Kunder.
- Välj den kund du vill aktivera ett samarbete med.
- Välj fliken Samarbeten.
- Klicka på ikonen för Lön.
- Klicka på listknappen till höger om Välj för att välja och aktivera ett alternativ direkt, eller klicka på den stora knappen för att få mer information.
- Välj Aktivera.
Fönstret Aktivera funktion öppnas.
- Välj uppdrag i listan Uppdrag.
- Om du har valt samarbetsvarianten Lön väljer du vem som ska vara fakturamottagare under Fakturamottagare. Om du har valt ett samarbete utan tillgång för kunden är fakturamottagaren alltid Redovisningsbyrån.
- Kontrollera att e-postadressen under Mottagare tillhör rätt person hos kunden. Läs mer i Mottagare och kontaktuppgifter.
- Välj Aktivera.
Nu har du aktiverat samarbetet och ett e-postmeddelande har skickats till kunden. I meddelandet ombeds kunden att logga in på Spiris och godkänna samarbetet. När kunden har godkänt kan ni börja samarbeta.
Kund som du tidigare har samarbetat med i Visma Lön 300/600 och Spiris Anställd/Kivra
Om du har arbetat i Visma Lön 300/600 och har anställda som har Anställd eller Lönebesked/Kivra aktiverat, får du automatiskt över vissa uppgifter när du startar Lön.
Läs mer i avsnittet Kan jag föra över uppgifter från ett annat löneprogram när jag börjar använda Lön? i hjälpen för Lön.
Din kund är redan kund hos Spiris, men har inte använt Lön tidigare
För att kunna aktivera ett samarbete med en kund måste du först ha ett uppdrag upplagt på kunden i Byråstöd.
-
Gå till Kunder.
-
Välj den kund du vill aktivera ett samarbete för.
-
Välj fliken Samarbeten.
-
Klicka på ikonen för Lön.
-
Klicka på listknappen till höger om Välj för att välja och aktivera ett alternativ direkt, eller klicka på den stora knappen för att få mer information.
-
Välj Aktivera.
Fönstret Aktivera funktion öppnas.
-
Välj uppdrag i listan Uppdrag.
- Om du har valt samarbetsvarianten Lön väljer du vem som ska vara fakturamottagare under Fakturamottagare. Om du har valt ett samarbete utan tillgång för kunden är fakturamottagaren alltid Redovisningsbyrån.
- Kontrollera att e-postadressen under Mottagare tillhör rätt person hos kunden. Läs mer i Mottagare och kontaktuppgifter.
- Välj Aktivera.
Ny kund hos Spiris
För att kunna aktivera ett samarbete med en kund måste du först ha ett uppdrag upplagt på kunden i Byråstöd.
-
Gå till Kunder.
-
Välj den kund du vill aktivera ett samarbete för.
-
Välj fliken Samarbeten.
-
Klicka på ikonen för Lön.
-
Klicka på listknappen till höger om Välj för att välja och aktivera en variant direkt, eller klicka på den stora knappen för att få mer information om alternativen.
-
Välj Aktivera.
Fönstret Aktivera funktion öppnas.
- Välj ett uppdrag i listan Uppdrag.
- Om du har valt samarbetsvarianten Lön väljer du vem som ska vara fakturamottagare under Fakturamottagare. Om du har valt ett samarbete utan tillgång för kunden är fakturamottagaren alltid Redovisningsbyrån.
- Om formuläret Kunduppgifter visas fyller du i de uppgifter som saknas om kunden och kundens kontaktperson. Läs mer i Mottagare och kontaktuppgifter.
- Välj Aktivera.
Nu har du aktiverat både samarbetet och funktionen för kunden. Kundens administratör på Spiris har också skapats. Administratören får ett e-postmeddelande om att du har aktiverat funktionen för kunden. I meddelandet ombeds administratören att logga in på Spiris och godkänna villkoren. När administratören har godkänt villkoren kan ni börja samarbeta.
Relaterade avsnitt
Sökord: Lön, lönesamarbete, aktivera samarbete, byråtillgång, Lön Smart, lönekörning, tidregistrering, Lön Anställd, fakturamottagare, välja byrån som fakturamottagare, kontaktperson, huvudkontakt, mottagare av inbjudan, fakturamotagare