Checklista när du byter till Spiris Lön som företag

Arbetar du som redovisningsbyrå följer du istället instruktionerna i avsnittet Checklista när du byter till Spiris Lön som redovisningsbyrå.

Redo att flytta? Ta gärna en sista check!

Vad kul att du vill flytta från Visma Lön 600 till Spiris Lön! Innan vi släpper dig vidare till checklistan vill vi säkerställa att allt är klart så att din start blir så smidig som möjligt.

Om du planerar att flytta data till Bokföring & Fakturering i Spiris, exempelvis från Visma Administration, rekommenderar vi att du börjar med den flytten innan du för över uppgifterna från Visma Lön 600.

Tänk på att avsätta lite extra tid när du byter till Lön. Du behöver till exempel gå igenom inställningarna för varje anställd, eftersom de läggs upp som utkast i anställningsregistret.

Använder du Tid eller Resor & Utlägg tillsammans med Visma Lön 600 idag kan det vara bra att veta att kopplingen fungerar lite annorlunda i Lön. Hör gärna av dig om du funderar på att byta, så hjälper vi dig att se till att kopplingen i Lön passar dina behov.

Kolla om du behöver:

  • Kunna importera TLU-filer
  • Automatisk beräkning av arbetstidsförkortning/arbetstidskonto

  • Stöd för avtalen Teknikavtalet IF Metall och Detaljhandeln

Om något av detta stämmer in på ditt företag vill vi att du fortsätter i ditt nuvarande program ett litet tag till. Ha tålamod – vi jobbar för fullt och är snart redo att välkomna dig till Spiris Lön!

I avsnittet Jämför Visma Lön 600 med Spiris Lön får du en tydlig översikt över skillnaderna mellan Visma Lön 600 och Spiris Lön.

Är du osäker? Ring oss gärna så hjälper vi dig.

Första stegen mot att göra lönerna i Spiris Lön

Innan det är dags att flytta över dina uppgifter ska du gå igenom checklistan nedan. Gör du det kommer bytet att gå smidigt och lätt!

Uppgifter som kommer föras över

Anställda

  • Anställningsregistret

  • Ingångsvärden

  • Uppgifter om lön och skatt

  • Bilförmån

  • Inställningar för semester

  • Inställningar för månadsrapportering till Fora

  • Inställningar för Bygglösen

Inställningar

  • Löne- och avvikelseperiod

  • Bokföringsinställningar

  • Semestervillkor

Du som använder Anställd får dessutom med dig:

  • Arbetsschema

  • Avtal

Du kan inte arbeta med import av TLU-filer när du har fört över uppgifterna till Lön.

1

Säkerhetskopiera företaget

Börja med att ta en säkerhetskopia av företaget under Arkiv - Säkerhetskopiering - Ny säkerhetskopia. Läs mer i avsnittet Säkerhetskopiera.

2

Dubbelkolla företagets uppgifter

Kontrollera att du har rätt inställningar för företaget under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar.

Alla anställda måste ha samma löneperiod och avvikelseperiod. Du gör inställningarna på fliken Löner och utbetalningar. Se till att samma inställningar är gjorda under Månadslön och Timlön.

3

Gå igenom anställningsregistret

 

  1. Välj Personal - Anställda, fliken Personuppgifter och kontrollera att fälten Namn, Adress, Postadress, Ort, Telefon arbete, Telefon privat och Mobiltelefon inte innehåller några otillåtna tecken. I avsnittet Hur ändrar jag namn eller e-postadress i Anställd/Lönebesked/Resor & Utlägg? kan du läsa om hur du gör om du behöver ändra namnet för en anställd som använder någon av Spiris funktioner.

  2. Om ni arbetar med nettosemester för intermittent anställda så kommer inte semesterdagar och semesterdaglöner att flyttas över om värdena är avrundade. Då behöver du fylla i dem manuellt. Använd utskriften Nettosemestervärden som stöd när du registrerar uppgifterna. Du hittar den under Utskrifter och Spårning - Utskrifter - Semester i Visma Lön 600. Läs mer i avsnittet Justera värden för nettosemester för anställda med intermittent arbetstid.

  3. Om det finns anställda som inte ska föras över till Lön ska den anställde markeras som avslutad innan överföringen. Välj Personal - Anställda, fliken Anställning. Lägg in ett datum i Anställd t o m datum och markera rutan Har slutat och slutlön är utbetald.
  4. Ska funktioner inte användas i Lön behöver tillgången tas bort innan överföringen.

    5. Välj Personal - Anställda, fliken Personuppgifter och avmarkera rutan Tillgång till Anställd fr o m för att ta bort tillgången till Anställd.

    Tänk på att synkronisera när du har tagit bort tillgången.

    Välj Personal - Anställda, fliken Lön att välj Papper vid fältet Skicka lönebesked med för att ta bort tillgången till Lönebesked.

    Tänk på att synkronisera när du har tagit bort tillgången.

    Välj Personal - Anställda, fliken Personuppgifter och avmarkera rutan Tillgång till Resor & Utlägg för att ta bort tillgången till Resor & Utlägg.

4

Se över lönehanteringen

 

Lönekörningar som har gjorts i Visma Lön 600 kommer inte att flyttas över till Lön. Ingångsvärden flyttas över.

  1. Se till att alla lönekörningar är låsta.
  2. Om ni använder Anställd - Se till att alla perioder är klarmarkerade och attesterade i Anställd och överförda till Visma Lön 600. Perioderna kommer annars att behöva klarmarkeras och attesteras på nytt efter bytet till Lön.
  3. Om ni använder Resor & Utlägg - Se till att det inte ligger några rapporter under Redo att skickas. Innan bytet behöver du antingen skicka över rapporterna till Visma Lön 600 eller skicka tillbaka dem till användaren som får skicka in dem på nytt efter bytet.
  4. Om du ska göra överföringen i samband med semesterårsavslutet behöver du göra det innan du påbörjar flytten. Om du till exempel har generellt semesterår till och med den 31 mars, behöver du se till att alla avvikelser är rapporterade och slutförda i lönekörningen för april. Gör sedan semesterårsavslutet. Läs mer i avsnittet Checklista vid semesterårsavslut.
5

Säkerhetskopiera företaget igen

Innan du för över uppgifterna är det en bra idé att ta ytterligare en säkerhetskopia av företaget under Arkiv - Säkerhetskopiering - Ny säkerhetskopia. Som standard föreslås ditt företags namn och dagens datum Tänk på att ge den nya säkerhetskopian ett annat namn än säkerhetskopian du skapade tidigare.

Dags att föra över dina uppgifter!

När du har gått igenom Checklista inför programbyte är det dags att föra över dina uppgifter från Visma Lön 600 till Spiris Lön.

1

 

Starta överföringsprogrammet - Flytthjälp

Tänk på att överföringen ska göras från serverdatorn om du arbetar i nätverk.

  1. Ladda ner Flytthjälp
  2. Välj Arkiv - Företagsunderhåll - För över uppgifter till Lön i Spiris.
  3. Klicka på Starta guide för överföring.
  4. Följ stegen i guiden och du är igång!

Du är snart i mål!

När uppgifterna är överförda kan det vara bra att gå igenom de här stegen innan du sätter igång. Du behöver bara gå igenom de steg som berör dig.

1

 

Komplettera dina inställningar

  1. Kontrollera och komplettera dina löneinställningar under Inställningar - Löneinställningar. Läs mer i avsnittet Löneinställningar.
  2. De anställda är sparade som utkast i anställningsregistret. Kontrollera och komplettera med de uppgifter som saknas under Lön - Anställda. Läs mer i avsnittet Anställda.
  3. För anställda som inte använder funktionen Anställd behöver du komplettera inställningarna för arbetsschema och avtal. Läs mer i avsnitten Koppla anställd till arbetsschema och Koppla anställd till avtal.
  4. Om du har skapat egna lönearter i Visma Lön 600 så följer de inte med vid överföringen, utan du behöver skapa dem på nytt i Lön. Läs mer i avsnittet Kan jag skapa egna lönearter i Lön?

Bra att veta

  • I loggresultatet som du fick efter överföringen ser du vilka kompletteringar du behöver göra.
  • Om den anställde använder Anställd har inställningar för avtal och arbetsschema förts över automatiskt. I Lön finns två olika anställningstyper - Komplett och Förenklad. Läs mer i avsnittet Jämförelse mellan anställningstyperna Komplett och Förenklad.

Vid överföringen får alla anställda anställningstypen Komplett. För anställda som du bara betalar ut en enklare ersättning som arvode eller annan bruttoersättning för kan du välja Förenklad. Läs mer i avsnittet Välj eller byt anställningstyp.

I avsnittet Vad ska jag tänka på när jag har bytt från Visma Lön 300 eller Visma Lön 600? kan du läsa mer om vad som kan vara bra att veta när du har bytt till Lön.

2

 

Använder ni andra funktioner?

Om företaget och de anställda hade tillgång till Anställd i Visma Lön 600 har ni tillgång till funktionen i Lön. Du behöver inte göra något, utan de anställda kan registrera sina tider och avvikelser som vanligt och registreringarna förs över till Lön.

Arbetssättet är i stort sett detsamma när du använder Anställd i kombination med Lön. Den stora skillnaden är att du nu gör inställningar för avtal och arbetsscheman i Lön istället för i Anställd.

Har du inte kommit igång än? Upptäck hur smidigt det är att låta de anställda registrera sina tider och avvikelser. Läs mer i avsnittet Kom igång om de anställda ska registrera tider och avvikelser.

Funktionen Lönebesked ingår i Lön, men det tillkommer en kostnad per anställd som fått lönebesked under månaden, oberoende av om lönebeskeden skickas via Lönebesked eller ej.

De anställda kan se sina lönebesked och få en överblick över bland annat övertid och semesterdagar, både på webben och i mobilappen Spiris Anställd. Om företaget använder Kivra skickas lönebeskeden vidare till anställda som har en digitala brevlåda hos dem.

Gör så här:

  1. Välj Personal - Anställda.
  2. Markera den anställde i listan och välj fliken Lön.
  3. Markera med Lönebesked/Kivra under Skicka lönebesked.

Om företaget och de anställda hade tillgång till Resor & Utlägg i Visma Lön 600 har ni tillgång till funktionen i Lön, men du behöver ändra integrationen i Resor & Utlägg. Läs mer i avsnittet Integrationer. När detta är klart kan dina anställda registrera sina utlägg som vanligt och registreringarna förs automatiskt över till Lön.

Har du inte kommit igång än? Upptäck hur smidigt det är att låta de anställda registrera sina utlägg. Läs mer i avsnittet Kom igång om de anställda ska registrera tider och avvikelser.

Även om ni använde funktionen i Visma Lön 600 behöver du göra inställningar i Tid & Projektplanering och göra kopplingen mot Lön. Läs mer i avsnittet Koppling till Lön.

Sökord: byta program, konvertera

Arbeta smartare

Våra utbildningar på Spiris

Webbinarium - Byt till funktionen Lön

Upptäck våra lönekurser!

Rekrytera personal - så här lyckas du

Filmer

Se alla filmer om Lön

Lönehantering

Få hjälp med dina frågor om lönehantering i vårt forum

Supportforum

Smart och enkel lönehantering