Skapa faktura-/bokföringsunderlag, översikt
När du ska skapa fakturaunderlag eller bokföringsunderlag väljer du Arbeta med - Faktura-/bokföringsunderlag - Skapa underlag.
Med hjälp av urvalen längst upp, väljer du vad du vill skapa underlag för. Du kan välja period eller enbart T o m-datum, Kund, Kundansvarig, Projekt och Projektansvarig. Alla urval begränsar gemensamt. Om du exempelvis väljer ett T o m datum (d v s lämnar fältet Fr o m datum tomt) och väljer en kund, visas enbart underlag som är skapade fram till och med det valda datumet och som gäller den valda kunden.
Om du markerar rutan Fakturera alla underlag för en kund på samma faktura (samfakturera) kommer samtliga underlag för en kund att hamna på samma fakturaunderlag vid överföringen till Visma Administration. Läs mer om samfakturering i avsnittet Detta kommer med på faktura- och bokföringsunderlagen.
I kolumnen Typ av faktura ser du vilken typ av fakturering som är vald. LF står för Löpande fakturering, LF m TP står för Löpande fakturering med takpris, FP står för Fastpris och AF står för A conto-fakturering. Om fastpris eller a conto har valts på kundnivå markeras det med ett K - FP (K) respektive AF (K). Längst ut till höger i tabellen ser du om raden gäller ett fakturaunderlag (FU), ett bokföringsunderlag (BU) eller både och.
De underlag du vill skapa markerar du i kolumnen Skapa. När du är klar här klickar du på Skapa underlag för att gå vidare till nästa steg.
Fakturaunderlag för fastpris eller takpris på projektnivå
Två av kolumnerna visar information för projekt med takpris eller fastpris. I Summa fakturerat visas hur mycket som hittills är fakturerat i projektet och i Fastpris/takpris visas angivet takpris eller det totala fastpriset.
För ett projekt med takpris är detta enbart information och du får själv kontrollera att takpriset inte överskrids. När du anger att ett projekt ska faktureras med ett fast pris lägger du in det datum då fakturering ska ske och det belopp som ska faktureras i faktureringsplanen på projektet. När ett fakturadatum infaller i angiven period i Skapa underlag, skapar programmet ett fakturaunderlag per fakturadatum. Läs mer i avsnittet Arbeta med löpande fakturering och löpande fakturering med takpris för projekt.
Alla registrerade tider kommer med när ett fakturaunderlag skapas och är alltid synliga i arbetsläget Visa detaljer. Detta gäller både vid löpande fakturering, fastprisprojekten och a conto-fakturering. Även tidsregistreringar som inte är klarmarkerade kommer med på underlagen.
Kontrollera registreringar
Knappen Kontrollera registreringar ger dig information om vilka dagar som en medarbetare inte har klarmarkerat. Om du tar med registreringar som inte är klarmarkerade visas ett meddelande som gör dig uppmärksam på det. Likaså om det finns felaktiga registreringar.
Så här kan det se ut:
Finns det några felaktiga registreringar visas även meddelande om det.
Du ser signaturen för den eller de medarbetare det gäller samt vilka datum som inte är klarmarkerade. Du kan välja att fortsätta ändå. Om du vill kontrollera registreringarna innan du fortsätter väljer du Avbryt. Om listan är lång kan det vara praktiskt att skriva ut den innan du stänger dialogen.
A conto och fastpris på kundnivå
I programmet finns möjlighet att på kundnivå ange fastpris med delfakturering eller a conto-fakturering.
Obs!
Funktionen är endast tillgänglig när du valt inställningen Redovisnings-/revisionsbyrå i företagsinställningarna. Läs mer i avsnittet Företaget, detaljinformation.
Detta är användbart då avtal om fastpris eller a conto-fakturering sluts med kunden som gäller flera uppdrag/projekt under ett visst räkenskapsår. För en redovisningsbyrå skulle det exempelvis kunna innebära att en kund ska faktureras ett fast belopp per månad för att byrån sköter kundens löpande redovisning och löneadministration. I Visma Tid skulle uppdragen Löpande redovisning och Löneadministration vara upplagda på två olika projekt.
Läs mer i avsnittet Fastpris- och a conto-fakturering på kundnivå om hur du gör för att arbeta med fastpris eller a conto-fakturering på kundnivå.
Se även
