Byråstöd
Arbeta med allmän riskbedömning i KYC
Det här är en extra funktion i Byråstöd. För att aktivera funktionen måste du vara Administratör i Spiris och ha Full behörighet för Byråinställningar. Läs mer i Aktivera KYC.
Den allmänna riskbedömningen är en central del av redovisningsbyråns arbete mot penningtvätt. I den allmänna riskbedömningen ska byråns tjänster analyseras och bedömas utifrån risken att de utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism.
Slutför den allmänna riskbedömningen innan du gör kundspecifika bedömningar. Då förs delar av den över till kundkännedomen. Läs mer i Arbeta med KYC.
Behöver du exempel på riskfaktorer som är kopplade till uppdrag och tjänster? Exempel finns i Möjliga riskfaktorer kopplade till uppdrag och tjänster vid allmän riskbedömning. Kom ihåg att det är du som måste anpassa svaren i den allmänna riskbedömningen efter hur byrån arbetar.
Vem kan se och göra en allmän riskbedömning?
Med behörigheter styr du vilka medarbetare som kan se, redigera eller slutföra den allmänna riskbedömningen. Läs mer om de olika behörigheterna för den allmänna riskbedömningen i Ställ in behörighet på medarbetare.
Starta en allmän riskbedömning
-
Välj KYC i menyn.
Under rubriken Allmän riskbedömning ser du statusen för byråns riskbedömning.
-
Välj Till KYC-översikten.
Ett nytt fönster öppnas och du arbetar nu i KYC.
-
Välj Starta under rubriken Allmän riskbedömning om du inte har startat eller gjort någon riskbedömning tidigare, eller Fortsätt om du har en pågående riskbedömning.
Den allmänna riskbedömningen består av följande delar:
Inledning
Under Verksamhetsspecifika omständigheter svarar du på frågan Beskrivning av byråns verksamhet och organisation och anger de uppgifter som hör till. Under Metod & Källor anger du hur du tar fram uppgifter för den allmänna riskbedömningen och vilka källor du använder.
Tjänster
Ange vilka uppdrag och tjänster byrån utför och vilka riskfaktorer och vilken risknivå du bedömer är kopplade till dem. Använd dina egna ord när du beskriver riskfaktorerna och motivera hur du har bedömt risken. Bilden nedan är ett exempel.
För dig som arbetar med uppdrag i Byråstöd
Om du arbetar med uppdrag synkroniseras de automatiskt från Byråstöd. Du behöver komplettera uppdragen med en bedömning av riskfaktor och en övergripande risknivå.
Lägger du till ett uppdrag efter att den allmänna riskbedömningen är slutförd, behöver du göra en ny allmän riskbedömning. Annars saknar uppdraget riskfaktorer när du gör kundkännedom för en kund som har uppdraget.
Även om du arbetar med uppdrag kan du behöva lägga till fler tjänster (under rubriken Övriga tjänster och produkter) för sådant som inte görs regelbundet, till exempel bolagsbildning.
-
Välj Lägg till riskfaktor för att lägga till fler riskfaktorer.
- Namnge riskfaktorn och beskriv med egna ord hur sannolikt det är att risken inträffar och vilka konsekvenser det kan medföra.
- Bedöm Sannolikhet (Liten, Medel eller Stor) och Konsekvens (Liten, Medel eller Stor). Baserat på dina val visas nivån för Påverkan risknivå automatiskt.
- Motivera med dina egna ord hur du har bedömt risken.
- Använd listan i det övre högra hörnet för att ge varje uppdrag en övergripande Risknivå.
För dig som inte arbetar med uppdrag i Byråstöd
-
Välj Lägg till tjänst under rubriken Övriga tjänster och produkter för att lägga till byråns tjänster manuellt.
-
Namnge tjänsten eller tjänsterna.
-
Välj Lägg till riskfaktor för att komplettera med de riskfaktorer som är kopplade till de olika tjänsterna.
-
Namnge riskfaktorn och beskriv med egna ord hur sannolikt det är att risken inträffar och vilka konsekvenser det kan medföra. Använd listan för att ge varje tjänst en övergripande risknivå.
Kunder
Här beskriver du med egna ord vilka kundgrupper din byrå arbetar med, vilka riskfaktorer som är kopplade till dem och gör en sannolikhets- och konsekvensbedömning. Du kan till exempel definiera kundgrupper baserat på bransch, företagsform, kundkategori, omsättning, risknivå eller geografisk plats.
Geografi
Första frågan är Identifiera och beskriv kundernas geografiska områden. Här besvarar du frågor som är kopplade till byråns geografi, till exempel om byrån bedriver verksamhet utanför Sverige och beskriver i vilka länder byråns tjänster erbjuds och om det finns några större risker med det.
Distribution & leveranssätt
Här beskriver du hur kommunikationen med byråns kunder sker, hur byrån får bokföringsunderlag och hur resultatet kommuniceras till kunden. Är det fysiska möten eller sker det digitalt, till exempel via samarbetstjänster? Har byrån någon underkonsult? Det gäller all sorts information och alla sorters kanaler. Ange hur ID-kontrollen på kunder/företrädare görs. Beskriv med egna ord vilka riskfaktorer som är kopplade till dessa och gör en sannolikhets- och konsekvensbedömning.
Egna verksamheten
Här beskriver du hur byrån arbetar med den allmänna riskbedömningen, hur medarbetarna utbildas i regelverken och vilka kanaler byrån använder för att hålla sig uppdaterad om förändringar. Beskriv med egna ord vilka riskfaktorer/sårbarheter som är kopplade till dessa och gör en sannolikhets- och konsekvensbedömning.
Riskbedömning
Sammanställ en övergripande riskbedömning för byråns verksamhet genom att väga sannolikhet och konsekvens från alla avsnitt i den allmänna riskbedömningen. Utvärdera den kvarvarande (residual) risken för verksamheten efter genomförda åtgärder. Ange också hur byråns riskbedömning har anpassats till verksamhetens storlek och art.
Rutiner & åtgärder
Beskriv med egna ord vilka rutiner, riktlinjer och åtgärder som din byrå tillämpar för att förebygga och motverka penningtvätt och finansiering av terrorism. Ange även vem som ansvarar för att uppdatera den allmänna riskbedömningen, rutinerna, riktlinjerna och åtgärderna. Ange vem som ansvarar för att rapportera till Finanspolisen, oavsett vilken verksamhet byrån bedriver och hur stor den är.
Granska & färdigställ
Här granskar och kompletterar du svaren och färdigställer den allmänna riskbedömningen.
Bara medarbetare med Full behörighet att läsa, skapa och färdigställa den allmänna riskbedömningen kan slutföra den allmänna riskbedömningen.
Uppföljning och nya riskbedömningar
Den allmänna riskbedömningen ska göras om minst en gång per år. Sker det förändringar i verksamheten som kan påverka risknivån, till exempel att byrån erbjuder nya tjänster eller tar in en ny typ av kundgrupp, ska den allmänna riskbedömningen göras om.
Välj Starta ny i översikten i KYC för att göra en ny allmän riskbedömning.
Följ upp den senast färdigställda riskbedömningen efter tre månader. Utvärdera då hur KYC-arbetet går utifrån det du skrev i den senaste bedömningen, till exempel om rutiner och åtgärder följs och om de behöver justeras.
Händelser skapas automatiskt och påminner om när det är dags för uppföljning och årlig genomgång av den allmänna riskbedömningen. De visas i översikten och i händelselistan.
Se tidigare riskbedömningar
Under rubriken Allmän riskbedömning i KYC ser du när den senaste bedömningen och uppföljningen gjordes och när nästa bedömning ska ske. Välj Se all historik för att se de riskbedömningar som tidigare har gjorts på byrån.
Exportera den allmänna riskbedömningen till pdf
Alla medarbetare med tillgång till KYC kan skriva ut och exportera filer till pdf-format. Det gör du från Översikten i KYC.
-
Gå till Översikt - KYC.
-
Välj Till KYC-översikten.
Ett nytt fönster öppnas och du arbetar nu i KYC.
-
Välj Senaste bedömning under rubriken Allmän riskbedömning.
-
Välj den version av riskbedömningen som du vill exportera.
-
Välj Exportera på vänster sida.
Nu skapas filen och sparas på din dator med namnet Allmän riskbedömning_datum.pdf.
Relaterade avsnitt
Filmer
Sökord: Exportera pdf, skriva ut allmän riskbedömning, allmän riskbedömning, ARB, KYC, penningtvätt, riskfaktorer, riskbedömning byrå, uppföljning