Byråstöd
Arbeta med kundkännedom i KYC
Det här är en extra funktion i Byråstöd. För att aktivera funktionen måste du vara Administratör i Spiris och ha Full behörighet för Byråinställningar. Läs mer i Aktivera KYC.
Kundkännedom är en viktig del av redovisningsbyråns arbete mot penningtvätt. Syftet är att kontrollera kundernas identitet, dokumentera dina affärsförbindelser och bedöma de eventuella risker som de kan medföra.
Gör en allmän riskbedömning för byrån innan du påbörjar kundkännedomsprocessen. Då förs delar av riskbedömningen över till kundkännedomen. Läs mer i Arbeta med KYC.
Du betalar en årsavgift för varje kund så snart du startar en KYC-rapport. Bevakning av kunden ingår, och du kan göra hur många kundkännedomsrapporter du vill för kunden under året.
Starta kundkännedomsprocessen (KYC)
-
Välj KYC i menyn.
-
Välj Till KYC-lista.
Ett nytt fönster öppnas och du arbetar nu i KYC. Om du har färdigställt den allmänna riskbedömningen visas uppdragen som du har lagt till på kunden i Byråstöd, och de ingår i rapporten. Om du inte har gjort någon allmän riskbedömning får du en varning om att KYC-rapporten för kunden inte blir fullständig.
-
Välj kunden i KYC-lista.
-
Gå igenom Kundkännedom för kunden och ange information om kunden.
Om du har begränsad behörighet i KYC kan du kanske inte starta processen, eller så kan du starta den men inte avsluta den.
Kundkännedomsprocessen består av följande åtta delar:
Befattningshavare & företrädare
KYC hämtar automatiskt uppgifter om företagets verkliga huvudman och styrelse från svenska bolagsregister, men du kan också själv lägga till verklig huvudman och styrelsemedlemmar. Samtidigt görs automatiska kontroller mot PEP- och sanktionslistor. Om det blir en match vid den automatiska kontrollen kan du klicka och få mer information om personen och vad matchen innebär. Du kan också läsa mer i Analysera en matchning i olika register - Kundkännedom.
-
Välj ID-kontroll för att kontrollera identiteten hos företagsrepresentanterna.
-
Välj om du vill göra kontrollen fysiskt eller skicka den till kunden för verifiering via Bank-ID.
-
Om du gör kontrollen fysiskt (Granska ID-handling i verkligheten) fyller du i de två obligatoriska fälten Granskning utförd av och Granskning utförd.
-
Om du gör kontrollen digitalt via Bank-ID fyller du i mottagarens e-postadress, väljer språk, skriver ett meddelande och väljer Skicka. Mottagaren får ett e-postmeddelande och identifierar sig med Bank-ID.
-
Besvara sedan de kompletterande frågorna om befattningshavare och företrädare.
Verksamhet
Svara på frågorna om Bildandedatum, Företagsform och Bransch. Svara på frågorna om företaget utför husarbete (ROT/RUT eller Grön teknik) och om det importerar eller exporterar varor eller tjänster. Om du svarar ja på någon av frågorna måste du komplettera med mer information. Beskriv kundens verksamhet med egna ord. Ange vilka riskfaktorer som finns i verksamheten, hur sannolika de är och vilka konsekvenser de kan få.
Ekonomi
Här beskriver du med egna ord kundens intäktskällor och vilka typer av parter kunden har transaktioner med. Svara på ja- och nej-frågor om företagets ekonomi, till exempel om företaget gör utlandsbetalningar, hanterar kontanter/kryptovaluta eller tillhandahåller klientmedelskonton. Om du svarar ja på någon av frågorna måste du komplettera med mer information. Identifiera risker med kundens ekonomi och transaktioner och bedöm sannolikhet och konsekvenser. Utgå från de riskfaktorer som har identifierats i byråns allmänna riskbedömning.
Geografi
För juridiska personer anger du säte (land, ort). För fysiska personer anger du folkbokföringsort och eventuella länder där personen är skattskyldig. Ange också i vilka länder kundens verkliga huvudmän är folkbokförda och har skatterättslig hemvist. Här kan du också svara på ja- och nej-frågor om företagets geografi, till exempel om företaget bedriver verksamhet utanför Sverige.
Om du svarar ja på frågan måste du komplettera med mer information.
Syfte & art
Här beskriver du med egna ord affärsrelationens syfte och art. Syfte avser anledningen till affärsförbindelsen, medan art beskriver hur kunden tänker använda byråns tjänster, inklusive omfattning, frekvens och volym. Förväntade mönster gör det lättare att upptäcka avvikelser. Hur mycket information du behöver hämta in beror på den bedömda risken. Hög risk kräver djupare frågor, medan låg risk kan tillåta antaganden baserade på normalt användningsmönster för produkter och tjänster. Under Distribution av byråns tjänster ska du svara på hur tjänsterna ska utföras, hur kunden lämnar underlag till byrån och hur byrån säkerställer att kommunikation och leverans sker med rätt behörig person hos kunden.
Tjänster
Om du arbetar med uppdrag visas de här. Därför är det viktigt att du följer det rekommenderade arbetssättet för funktionen och har angett uppdragen innan du påbörjar kundkännedomen. Om du inte arbetar med uppdrag, eller utför andra tjänster, måste du markera dem under Övriga tjänster och produkter.
Du kan också justera risknivån för de olika uppdragen, välja vilka riskfaktorer som gäller för den specifika kunden och ange om någon riskfaktor behöver kompletteras med kundspecifik information.
Sammanvägd riskbedömning
Här bedömer du affärsrelationens risknivå, motiverar varför du har gjort den bedömningen och ger ytterligare information kopplad till riskbedömningen.
Granska & färdigställ
Här granskar du alla svar och slutför kundkännedomen.
Bara medarbetare med Full behörighet kan avsluta kundkännedomen.
Upprepa kundkännedomsprocessen
Kundkännedomsprocessen måste upprepas minst en gång per år, men beroende på risknivå kan det behöva göras flera gånger per år. Du behöver själv avgöra hur ofta kundkännedomen ska göras. I samband med att du färdigställer kundkännedomen kan du välja när processen ska upprepas och när du ska få en påminnelse.
När du har startat en KYC-rapport för en kund kan du göra processen så många gånger du behöver, utan extra kostnad, under perioden som KYC är aktiv.
Påminnelsen visas i Översikten, i listan med Händelser i KYC och på fliken KYC på kunden i Byråstöd.
Händelser som kan påverka riskbedömningen
KYC kontrollerar löpande om det sker några förändringar bland dina kunders företagsuppgifter, till exempel om en befattningshavare eller verklig huvudman har ändrats, eller om de har lagts till på en PEP- eller sanktionslista. Om förändringarna kan påverka riskbedömningen skapas automatiskt en händelse som visas på fliken KYC på Översikt i Byråstöd och i Händelselistan i KYC.
Utöver den automatiska bevakningen av företagsinformation kan du registrera, hantera och följa upp egna händelser genom att välja Lägg till händelse i översikten.
Om du bedömer att en händelse kan påverka den kundspecifika risknivån bör du göra om kundkännedomen. Det gör du enklast genom att välja Till KYC-lista på fliken KYC för kunden.
Exportera en kundkännedom till pdf
Alla medarbetare med tillgång till KYC kan exportera färdigställda kundkännedomsrapporter till pdf-format. Det gör du från KYC-listan i KYC.
-
Välj KYC i menyn.
-
Välj Till KYC-översikten.
Ett nytt fönster öppnas och du arbetar nu i KYC.
-
Välj KYC-lista.
-
Välj den kund i listan som du vill exportera KYC-rapporten för.
-
Välj Visa för den KYC-rapport som du vill exportera.
-
Välj Exportera på vänster sida.
Nu skapas filen och sparas på din dator med namnet Kundkännedom_företagsnamn_datum.pdf.
Relaterade avsnitt
Filmer
Sökord: Exportera pdf, skriva ut kundkännedom, kundkännedom, KYC, penningtvätt, ID-kontroll, Bank-ID, verklig huvudman, PEP, riskbedömning