Arbeta med kundkännedom i KYC

1. Gå till Översikt och fliken KYC.

2. Klicka på Till KYC-lista.

Ett nytt fönster öppnas och du arbetar nu i KYC. Om du färdigställt den allmänna riskbedömningen, kommer uppdragen som du lagt till på kunden i Byråstöd att visas och ingå i rapporten. Om du inte genomfört en allmän riskbedömning, kommer du att få en varning om att du inte kommer att kunna få en fullständig KYC-rapport för kunden.

3. Välj kunden i KYC-lista.

4. Gå igenom Kundkännedom för kunden och ange information om kunden.

KYC hämtar automatiskt uppgifter om företagets verkliga huvudman och styrelse från svenska bolagsregister, men du kan själv också lägga till verklig huvudman och styrelsemedlemmar. I samband med detta görs automatiska kontroller mot PEP- och sanktionslistor. Om det blir en match i samband med att den automatiska kontrollen sker, kan du klicka och få mer information om personen och vad matchen innebär.  Du kan också läsa mer i Analysera en match i olika register - Kundkännedom.

1. Klicka på ID-kontroll för att kontrollera identiteten hos företagsrepresentanterna.

2. Välj om du vill utföra kontrollen fysiskt eller att skicka den till kunden för verifiering via Bank-ID.

3. Om du väljer att göra en kontroll i verkligheten , Granska ID-handling i verkligheten, behöver du ange information i två obligatoriska fält, Granskning utförd av och Granskning utförd.

4. För att göra en kontroll digitalt via Bank-ID, fyll i mottagarens e-postadress, välj språk och skriv ett meddelande och klicka Skicka.

5. Mottagaren får ett mejl där de enkelt kan identifiera sig med sitt Bank-ID

Fortsätt med att besvara de kompletterande efterföljande frågor gällande befattningshavare och företrädare.

Svara på frågorna om Bildandedatum, Företagsform och Bransch. Gå igenom frågor om företaget utför husarbeten (ROT/RUT eller Grön teknik), om de bedriver import eller export av varor eller tjänster. Om du svarar ja på någon av frågorna, är du tvungen att komplettera med ytterligare information. Beskriv kundens verksamhet i övrigt med egna ord, samt uppge vilka potentiella riskfaktorer som finns i verksamheten, samt hur stor sannolikheten är att dessa risker inträffar och vilka konsekvenser det skulle kunna ha.

Här beskriver du dels med egna ord om kundens intäktskällor, vilken typ av parter kunden har transaktioner. Svara på ja- och nej frågor baserat på företagets ekonomi, till exempel om de gör utlandsbetalningar eller hanterar kontanter/kryptovalgturo eller tillhandahåller klientmedelskonton. Om du svarar ja på någon av frågorna, är du tvungen att komplettera med ytterligare information. Identifiera risker med kundens ekonomi och transaktioner och bedöm sannolikhet och konsekvenser, utgå från de riskfaktorer som har identifierats i byråns allmänna riskbedömning.

Ange för juridiska personer, ange säte (land, ort). För fysiska personer, ange folkbokföringsort och eventuella skattskyldiga länder. Besvara vidare i vilket/vilka länder kundens verkliga huvudmän är folkbokförda respektive deras skatterättsliga hemvist. Här kan du svara på ja- och nej-frågor baserat på företagets geografi, till exempel om de bedriver verksamhet utanför Sverige.

Om du svarar ja på frågan, är du tvungen att komplettera med ytterligare information.

Här beskriver du med egna ord affärsrelationens syfte och art. Syfte avser anledningen till affärsförbindelsen, medan art beskriver hur kunden tänker använda tjänsten, inklusive omfattning, frekvens och volym. Att definiera förväntade mönster hjälper till att upptäcka avvikelser. Informationsinhämtningens omfattning beror på bedömd risk. Hög risk kräver djupare frågor, medan låg risk kan tillåta antaganden baserade på normalt användningsmönster för produkter och tjänster. Under Distribution av byråns tjänster ska du svara på hur tjänster kommer utföras, hur kunden tillhandahåller underlag till byrån och hur byrån säkerställer att kommunikation/leverans sker med rätt/behörig person hos kund.

Om du arbetar med uppdrag, visas de här. Därför är det viktigt att du följer det rekommenderade arbetssättet för tjänsten och har angett uppdragen, innan du påbörjar kundkännedomen. Om du inte arbetar med uppdrag eller istället utför ytterligare tjänster, måste du markera dem under Övriga tjänster och produkter.

Du kan också välja att justera risknivån för de olika uppdragen, välja vilka riskfaktorer som gäller för den specifika kunden, samt om någon riskfaktor behöver kompletteras med ett kundspecifikt tillägg.

Här bedömer du affärsrelationens risknivå, motiverar varför du gjort den bedömningen och ger ytterligare information kopplat till riskbedömningen.

Här kan du gå igenom och granska alla svar och slutföra kundkännedomen.

Kundkännedomsprocessen måste upprepas minst en gång per år, men beroende på risknivå kan det behöva göras flera gånger per år. Du behöver själv avgöra hur ofta kundkännedomen ska göras. I samband med att du färdigställer kundkännedom, kan du välja när processen ska upprepas och när du ska få en påminnelse.

Efter att du initierat KYC-rapport för en kund, kan du utföra processen så många gånger som du behöver under perioden som KYC är aktiv utan extra kostnad

Påminnelsen kommer att visas i Översikten, i listan med Händelser i KYC och på fliken KYC på kunden i Byråstöd.

KYC kontrollerar löpande om det sker några förändringar bland dina kunders företagsuppgifter, till exempel om en befattningshavare eller verklig huvudman ändrats, eller om de lagts till på en PEP- eller sanktionslista. Om det är förändringar som kan påverka riskbedömningen, skapas det automatiskt en händelse som är synlig på fliken KYC på Översikt i Byråstöd och Händelselistan i KYC.

I tillägg till den automatiserade bevakningen av företagsinformation har du möjlighet att registrera, hantera och följa upp egna händelser genom att välja Lägg till händelse i översikten.

Om du bedömer att en händelse kan påverka den kundspecifika risknivån, bör du göra om kundkännedomen. Det gör du lättast genom att klicka på Till KYC-lista på fliken KYC för kunden.

Alla medarbetare med tillgång till KYC kan exportera färdigställda kundkännedoms-rapporter till pdf-format. Det gör du från KYC-lista i KYC-tjänsten.

1. Gå till Översikt - KYC.

2. Klicka på Till KYC-översikten.

Ett nytt fönster öppnas och du arbetar nu i tjänsten KYC.

3. Välj KYC-lista.

4. Välj den kund i listan som du vill exportera KYC-rapporten för.

5. Välj den KYC-rapport som du vill exportera genom att klicka på Visa.

6. Klicka på knappen Exportera på vänster sida.

Nu skapas filen och sparas på din dator med namnet Kundkännedom_företagsnamn_datum.pdf.