Anställd
Checklista när företaget har fått tillgång till Anställd
Detta avsnitt gäller bara dig som är löneadministratör och arbetar i Visma Lön 300 eller Visma Lön 600.
När företaget har fått tillgång till funktionen är det några uppgifter du behöver komplettera med. Denna guide ska hjälpa dig att få till de sista pusselbitarna så att du kommer igång på bästa sätt.
1. Kolla vilka inställningar som gäller för företaget
Det underlättar att göra rätt inställningar från början. Fundera därför över hur företaget vill ni vill arbeta.
- Vilka regler har företaget för övertidsersättning?
- Ska några anställda på företaget arbeta med förtroendetid?
- Ska de anställda registrera tid för lunch eller ej?
- Hur många dagar efter att en period är avslutad måste de anställda senast klarmarkera sina tidrapporter?
- Ska ni arbeta med attest?
- Hur många dagar efter att en period är avslutad ska alla tidrapporter vara attesterade?
- Ska ni skicka lönebeskeden till Lönebesked/Kivra?
2. Gör inställningar för arbetsscheman
Det är viktigt att alla anställda som arbetar regelbundet har ett korrekt arbetsschema eftersom bland annat sysselsättningsgrad, arbetstid per månad, arbetstid per år och karensavdrag beräknas utifrån det.
I löneprogrammet lägger du in hur många timmar den anställde ska jobba enligt arbetsschemat. Vid första synkroniseringen förs alla arbetsscheman som finns upplagda i löneprogrammet över till Anställd. Därefter gör du alla kompletterande inställningar i respektive arbetsschema i Anställd. De anställda kan antingen ha arbetsscheman som baseras på schemalagd eller oregelbunden arbetstid.
När du är klar med inställningarna för arbetsscheman ska du ha checkat av att dessa punkter är gjorda:
|
Inställningar för vilka regler som ska gälla för lunch och övriga raster. |
|
|
Kompletterat inställningarna för heltidsscheman. |
|
|
Kompletterat inställningarna för deltidsscheman. |
|
|
Eventuella inställningar för säsongstider i arbetsscheman med heltid och schemalagd arbetstid. Dessa inställningar kan inte göras i arbetsscheman som har överförts från löneprogrammet. |
Så här gör du
Gör så här för att komplettera uppgifterna:
- Välj Schemaläggning - Arbetsscheman.
Ej kompletta arbetsscheman är rödmarkerade i listan.
- Markera det aktuella schemat.
I kolumnen Anställda kan du se hur många samt vilka anställda som är kopplade till respektive arbetsschema. Här kan du även koppla ett arbetsschema till en eller flera anställda.
Heltid
Schemalagd arbetstid
Arbetsschema med schemalagd arbetstid används för anställda som har regelbunden arbetstid.
- Skriv in start- och sluttid för respektive dag.
- Gör inställningar för vilka tidsregler som ska gälla när den anställde tar rast genom att klicka i kolumnen Lunch, och i kolumnen Rast 1 och Rast 2 om obetalda raster hanteras.
Normaltid är det antal minuter som automatiskt ska dras om den anställde inte stämplar ut och in när det är rast (till exempel 60 minuter för lunchrast).
Min.tid är minst antal minuter som den anställde måste ha rast (till exempel 30 minuter). Om den anställde stämplar ut för lunch och sedan stämplar in efter 20 minuter, kommer det ändå att dras 30 minuter.
Om det ska dras 30 minuter för rasten behöver den anställde både stämpla ut och stämpla in. Om den anställde har flex kommer det att bli 30 minuters plus på flexen.
Tips och trix
För att de anställda inte ska behöva stämpla in och ut när de tar rast, kan du för anställda med schemalagd arbetstid lägga in obetalda raster i arbetsschemat. Valet Hantera obetalda raster måste vara markerat för att fälten för obetalda raster ska visas.
- Gör inställningar för säsongstider om det ska hanteras i arbetsschemat.
Om företagets arbetstid ändras under en viss period av året, klicka på pilen vid Hanterar säsongstider för att öppna de extra fälten. Här väljer du vilken eller vilka perioder säsongstiderna ska gälla för.
- Klicka på Spara.
Oregelbunden arbetstid
Arbetsscheman med oregelbunden arbetstid kan användas för anställda som inte har någon fast arbetstid, exempelvis behovsinkallad personal.
- Gör eventuella inställningar för tidssummering.
- Klicka på Spara.
Deltid
Schemalagd arbetstid
Arbetsschema med schemalagd arbetstid används för anställda som har regelbunden arbetstid.
Alla deltidsscheman ska baseras på ett heltidsschema. Det är viktigt eftersom heltidsschemat används för att beräkna sysselsättningsgrad, mertid, övertid, säsongstider, schema vid helgdagar med mera.
Detta gäller för att du ska kunna koppla deltidsschema till heltidsschema:
- Deltidsschema kan bara kopplas till heltidsscheman som är kompletta.
- Deltidsschema som ska hantera säsongstider måste baseras på ett heltidsschema som har inställningar för det.
- Start- och sluttid för deltidsschemat måste ligga inom heltidsschemats start- och sluttid för respektive dag. I avsnittet Gör inställningar för heltids- och deltidsschema kan du läsa om vad som gäller om du har deltidsschema med flera rullningsveckor. Här finns även exempel på olika arbetsscheman.
- Välj heltidsschema med schemalagd arbetstid under Baserat på heltidsschema för respektive deltidsschema.
- Skriv in start- och sluttid för respektive dag.
Tiderna måste ligga inom start- och sluttid för det schema som är valt under Baserat på heltidsschema.
- Välj rastregler för lunch och eventuella obetalda raster.
Normaltid är det antal minuter som automatiskt ska dras om den anställde inte stämplar ut och in när det är rast (till exempel 60 minuter för lunchrast).
Min.tid är minst antal minuter som den anställde måste ha rast (till exempel 30 minuter). Om den anställde stämplar ut för lunch och sedan stämplar in efter 20 minuter, kommer det ändå att dras 30 minuter.
Om det ska dras 30 minuter för rasten behöver den anställde både stämpla ut och stämpla in. Om den anställde har flex kommer det att bli 30 minuters plus på flexen.
Tips och trix
För att de anställda inte ska behöva stämpla in och ut när de tar rast, kan du för anställda med schemalagd arbetstid lägga in obetalda raster i arbetsschemat. Valet Hantera obetalda raster måste vara markerat för att fälten för obetalda raster ska visas.
- Klicka på Spara.
Oregelbunden arbetstid
Arbetsscheman med oregelbunden arbetstid kan användas för anställda som inte har någon fast arbetstid, exempelvis behovsinkallad personal.
- Gör eventuella inställningar för tidssummering.
- Klicka på Spara.
För att kunna synkronisera till Visma Lön 300/600 måste alla arbetsscheman vara kompletta. Inaktiva arbetsscheman tas inte med vid synkroniseringen. Du kan därför ta bort markeringen vid Aktivt arbetsschema om ett arbetsschema inte ska tas med vid synkroniseringen. Det går bara att göra ett arbetsschema inaktivt om det inte används för någon anställd.
Relaterade avsnitt
3. Gör inställningar för avtal
Alla anställda som arbetar måste ha ett avtal eftersom det bland annat styr reglerna kring hur flextid, OB, övertid och komptid ska beräknas.
Du kan anpassa vilka regler som ska gälla för olika avtal. Det innebär att du kan lägga upp egna perioder, klockslag och vilken typ av övertid, komp eller OB som ska gälla för respektive avtal. Du väljer sedan vilket avtal respektive anställd ska ha.
Typ av kollektivavtal som är valt för den anställde i löneprogrammet styr vilken typ av kollektivavtal användaren får i Anställd, men du kan byta kollektivavtal i Anställd.
Avtalstypen Ej specificerat i Visma Lön 300/600 motsvaras av det heter Tjänsteman och Hotell och Restaurang i Anställd. Om du använder Visma Lön 300 finns det bara kopplingar till dessa avtalstyper.
När du är klar med inställningarna för avtal ska du ha checkat av dessa punkter:
|
|
Anpassat avtalens inställningar till företagets regler. |
|
|
Kollat att rätt avtal är valt för alla anställda. |
Så här gör du
Gå igenom listan över alla avtal för att se om några avtal ska bytas ut eller anpassas till de avtal som finns i Anställd.
Ett avtal kan redigeras eller tas bort så länge det inte används av någon anställd eller ligger i en klarmarkerad eller låst period. Du kan alltid skapa nytt avtal eller kopiera ett befintligt och göra justeringar i det.
- Välj Avtal.
I kolumnen Anställda kan du se hur många, samt vilka anställda som är kopplade till respektive avtal. Här kan du även koppla ett avtal till en eller flera anställda. Läs mer i avsnittet Koppla anställd till avtal.
- Gör inställningar för respektive avtal och anpassa till företagets regler för flex, övertid och obekväm arbetstid.
- Skapa vid behov nya avtal och anpassa till företagets behov.
Typ av avtal
Typ av kollektivavtal som är valt för den anställde i löneprogrammet styr vilken typ av kollektivavtal användaren får i Anställd. Du kan byta kollektivavtal i Anställd under Typ av avtal.
| Typ av kollektivavtal i Visma Lön 600 | Typ av kollektivavtal i Anställd |
|---|---|
|
Detaljhandeln |
Detaljhandeln |
|
Teknikavtalet IF Metall |
Teknikavtalet IF Metall |
|
Ej specificerat |
Tjänsteman och Hotell och Restaurang |
Fridagar för Detaljhandeln
Anställd hanterar inte fridagar för Detaljhandeln. Om en anställd inom Detaljhandeln har arbetat på sin fridag kan löneadministratören manuellt justera ersättning för den arbetade tiden till korrekt övertidsersättning i den anställdes kalender. Läs mer om hur du redigerar resultat i avsnittet Kalender. Det går även att göra denna justering på den anställdes lönebesked i löneprogrammet.
Relaterade avsnitt
4. Gör inställningar för anställda
Under Anställda visas en lista över alla anställda som finns upplagda i anställningsregistret i ditt företag löneprogrammet och som har inställningen att de använder Anställd. För att de anställda ska visas i Anställd ska även synkronisering ha gjorts i Visma Lön 300/600.
När du är klar med inställningarna för anställda ska du ha checkat av dessa punkter:
|
|
Kollat att uppgifterna för alla anställda är korrekta. |
|
|
Gjort inställningar för anställda som ska ha förtroendetid. |
|
|
Kollat att rätt avtal är valt för alla anställda, t ex att anställda som ska ha flex har avtal som stödjer det. |
Så här gör du
Uppgifterna för anställda hämtas från Visma Lön 300/600 men vissa uppgifter kan läggas till och ändras i Anställd.
- Om du ska lägga upp en anställd så måste det göras i Visma Lön 300/600. Läs mer i avsnittet Lägg upp en anställd.
- Namn och anställningsnummer och löneform hämtas från löneprogrammet. Läs mer under Grunduppgifter.
- E-postadress och mobilnummer registreras på spiris.se och läses sedan automatiskt in i Anställd. Läs mer i avsnittet Redigera användaruppgifter.
- Det går inte att ta bort en anställd från Anställd eller från löneprogrammet. När en anställd slutar anges det i anställningsregistret i Visma Lön 300/600. Då kommer den anställde inte längre med på lönekörningar och rapporter, men uppgifterna för den anställde finns kvar i löneprogrammet. När en anställd slutar ska du radera information som inte är nödvändig att spara. Läs mer i avsnitten Anställda, fliken Anställning och Checklista när anställd slutar.
-
Alla justeringar rörande arbetsscheman och avtal ska göras i Anställd.
- Välj Anställda.
- Markera den anställde i listan.
- Kontrollera och justera inställningarna för respektive anställd.
Relaterade avsnitt
5. Gör inställningar om företaget ska arbeta med attest
Om företaget arbetar med attest måste antingen löneadministratören eller den attestansvarige attestera de anställdas tidrapporter innan de kan överföras till löneprogrammet. En attestansvarig har bara rätt att attestera tidrapporter för anställda som han eller hon är ansvarig för, till skillnad från en löneadministratör som har rätt att attestera och ändra i alla anställdas tidrapporter.
När du är klar med inställningarna för attest ska du ha checkat av dessa punkter:
|
|
Gjort inställningar för vilka på företaget som ska vara attestansvariga. Du kan även lägga till nya attestansvariga. |
|
|
Valt attestansvarig för alla anställda. |
Så här gör du
Gör så här för att välja attestansvarig:
- Välj Inställningar och markera Visa Tidrapporter i menyn på fliken Företagsinställningar.
- Välj Attest - Attestansvariga.
- Gör inställningar för vilka anställda som ska ha attestansvar och vem som ska attestera respektive anställds tidrapport.
Relaterade avsnitt
6. Gör inställningar om företaget ska arbeta med påminnelser
Du kan göra inställningar för att påminnelser ska skickas via e-post till anställda och attestansvariga om det finns tidrapporter som inte är klarmarkerade, attesterade eller godkända. Du kan också välja om påminnelserna bara ska skickas en gång eller upprepas varje eller varannan dag tills uppgiften är genomförd.
När du är klar med inställningarna för påminnelser ska du ha checkat av dessa punkter:
|
|
Gjort inställningar för hur företaget ska skicka sina påminnelser. |
|
|
Kollat att alla anställda har korrekt e-postadress och mobilnummer. |
Så här gör du
- Välj Inställningar, fliken Företagsinställningar om du vill göra inställningar för påminnelser som ska gälla för hela företaget.
- Välj Anställda om du vill göra inställningar för påminnelser per anställd.
Relaterade avsnitt
7. Gör inställningar för Kivra
Du kan skicka lönebesked vidare till Kivra till medarbetare som har en digital brevlåda hos dem. Det kostar inget extra, utan ingår i kostnaden för att skicka lönebesked. Läs mer på spiris.se.
Så här gör du
Läs om hur du får tillgång i avsnittet Kom igång med Lönebesked i Visma Lön 300/600!
- Logga in i Anställd/Lönebesked.
Du loggar enklast in genom att öppna Visma Lön 300/Visma Lön 600 och välja fliken Lönearbete. Klicka sedan på Visma Lön Anställd/Visma Min Lön. Du kan även logga in via spiris.se. Även om företaget använder Lönebesked fristående så öppnas funktionen via ikonen Anställd när du loggar in via spiris.se.
- Välj Kivra i menyn.
- Fyll i uppgifterna om ditt företag.
- Markera Jag godkänner Allmänna villkor för Kivra och Jag godkänner Personuppgiftsbiträdesavtal för Kivra. Läs mer i avsnittet Varför behöver jag godkänna Kivras allmänna villkor och personuppgiftsbiträdesavtal?
- Klicka på Tillgång till Kivra.
Uppgifterna som delas när du godkänner Kivras allmänna villkor och personuppgiftsbiträdesavtal hanteras enligt Kivras behandling av personuppgifter.
Nu kommer företaget att registreras som avsändare av digitala lönebesked hos Kivra. I de flesta fall görs registreringen direkt, men om företaget finns registrerat som avsändare hos Kivra sedan tidigare kan det ta några dagar eftersom Kivra ska kopplas ihop med Lönebesked.
När lönebesked skapas i löneprogrammet kommer nu alla lönebesked automatiskt att skickas vidare till Kivra till medarbetare som har en digital brevlåda hos Kivra.
I avsnittet Nu ska vi se till att du kommer igång med Lönebesked/Kivra som anställd! beskriver vi hur de anställda kommer igång.
8. Klart! Nu är det dags att börja jobba i Anställd
Nu är du klar med alla inställningar och kan köra igång att jobba.
Tänk på att vissa inställningar ändras i löneprogrammet och vissa i Anställd eller i Spiris. Läs mer i avsnittet Ska jag ändra uppgifterna i Anställd eller i löneprogrammet?
Det finns vissa skillnader i hur beräkningar görs i löneprogrammet och i Anställd.
- I Anställd görs beräkningar av tid i timmar och minuter och i Visma Lön 300/600 görs beräkningen i hela timmar och hundradels minuter. För att kunna jämföra detta måste därför beräkningen göras om. På spiris.se finns en lönesnurra där du kan se hur du omvandlar minuter till hundradelar.
- Uppgift om antal semesterdagar kan skilja sig åt. Om anställda exempelvis registrerar semesterdagar i förväg i Anställd kan antal semesterdagar där vara färre i Anställd än i löneprogrammet.
- Om företaget använder säsongstid och registrerar frånvaro i procent kan det bli en differens mellan frånvarotiden i Anställd och Visma Lön 300/600. Läs mer i avsnittet Varför blir det en differens mellan frånvarotiden i Anställd och Visma Lön 300/600?
När de anställda har tillgång till Anställd kan de registrera och följa upp sina arbetstider eller sina avvikelser direkt i mobilen eller på webben. Skicka gärna länken till avsnittet Nu ska vi se till att du kommer igång med Anställd som anställd! till de anställda. Där har vi samlat information om hur de kommer igång.
