Byråstöd
Så här jobbar du smart med Uppdrag
Byråstöd är din klienthanterare i Spiris, där du kan starta och redigera samarbeten, följa upp ditt löpande arbete och komma åt både kunduppgifter och dina kunders funktioner. Här ser du hur du använder Uppdrag och hur de hänger ihop med andra funktioner.
Uppdrag ger struktur åt arbetet
Med Uppdrag får du en tydlig struktur över allt arbete som görs för en kund. Du ser arbetet på ett ställe och bevakningspunkterna kan uppdateras automatiskt.
Skapa och lägg upp uppdrag
Du lägger upp nya uppdrag i Underhåll - Uppdrag i huvudmenyn.
Det finns ett antal standarduppdrag som du kan redigera så att de passar din redovisningsbyrå. Du kan också lägga till nya. Fundera på vilka uppdrag byrån behöver. Ju färre uppdrag, desto lättare är det att hålla koll på dem.
När uppdraget är skapat lägger du till det på en kund under Kunder på fliken Uppdrag.
På så sätt bestämmer du arbetsmoment, ansvariga och pris redan från början.
Lägg in bevakningspunkter
Varje uppdrag kan ha en eller flera bevakningspunkter – moment som ska följas upp eller bockas av. Lägg in dem när du skapar eller redigerar uppdraget. En bevakningslista skapas automatiskt för varje uppdrag som har bevakningspunkter.
Lägg helst inte till fler än 5–6 bevakningspunkter per uppdrag och använd korta namn. Då blir bevakningslistan lättare att överblicka.
Automatisera klarmarkeringar
Du kan ange att en bevakningspunkt ska markeras som slutförd automatiskt när en viss händelse sker i funktionerna Bokföring & Fakturering, Skatt & Bokslut eller Spiris Lön.
Exempel:
En bevakningspunkt för Momsdeklaration skickad kan markeras slutförd automatiskt när momsrapporten skickas i funktionen Bokföring & Fakturering. Då behöver du inte bocka av punkten själv.
Klarmarkera dina uppdrag/bevakningspunkter
Koppling till kund – all information samlad
Uppdrag är arbetsinsatser som byrån utför för en viss kund. Genom att lägga till medarbetare på ett uppdrag styr du vilka funktioner medarbetaren ska ha tillgång till för kunden.
Alla uppdrag sparas på Kunder under fliken Uppdrag, vilket ger en samlad vy över vad som görs och till vilket pris.
När du skapar eller ändrar ett uppdrag anger du:
-
Vilken medarbetare som är ansvarig.
-
Vilka medarbetare på byrån som deltar i uppdraget.
På fliken Prissättning anger du också om uppdraget ska ha fastpris, timpris eller transaktionspris. Det gäller även om du har angett en prislista för kunden.
Prissättning på ett kunduppdrag
Koppla tidregistreringar till ett uppdrag
Medarbetarna registrerar sin tid på uppdragets aktiviteter för tidregistrering. Kontrollera och matcha aktiviteterna med artiklarna som du har i ditt löneprogram eller redovisningssystem. Läs mer i avsnittet Aktiviteter för tidregistrering.
Uppdrag och bokföringskonto
Det finns inget fält för bokföringskonto på ett uppdrag. På uppdraget och på aktiviteterna för tidregistrering anger du i stället det artikelnummer som du använder i ditt ekonomiprogram. Artikelnumret används på fakturaunderlaget. Vilket konto fakturan bokförs på styrs sedan av artikeln i ekonomiprogrammet. Läs mer i Skapa fakturaunderlag.
Uppdragsbrev
Ett uppdragsbrev är grunden för samarbetet mellan dig och din kund. Det klargör vad som ska göras, vem som ansvarar för vad, när det ska vara klart och vad det kostar. I uppdragsbrevet kommer du och kunden överens om villkoren från början.
Håll koll på dina uppdrag
Alla uppdrag kan följas upp via Bevakningslistor och på Kunder under fliken Uppdrag.
I listorna ser du status per period (t.ex. Klar, Pågående, Ej påbörjad). Du kan filtrera och sortera uppdragen och se vilka bevakningspunkter som är klara och vilka som behöver följas upp.
Du får också en översikt i rapporter och kundvyer, med nedlagda timmar, planerade timmar och faktureringsstatus.
Se om ett uppdrag är aktivt
På kundens flik Uppdrag visar knappen under Aktiv om uppdraget är aktivt för kunden. Inaktiva uppdrag visas bara när du markerar Visa även inaktiva. Ett uppdrag kan också vara aktivt för kunden men inaktiverat under Underhåll - Uppdrag. Då kan du inte längre lägga till uppdraget på kunder eller använda det i tidregistreringen.
KYC - Allmän riskbedömning och Kundkännedom
I den allmänna riskbedömningen analyserar och bedömer byrån sina tjänster och uppdrag utifrån risken att de utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism.
Den Allmänna riskbedömningen är kostnadsfri för din byrå.
För Kundkännedom betalar byrån per kund och år.
Läs mer om varför du ska aktivera KYC i avsnittet KYC - Kundkännedom.
Sökord: uppdrag, skapa uppdrag, lägga upp uppdrag, bevakningspunkter, bevakningslista, prissättning, uppdragsbrev, tidregistrering, tidsregistrering, upddrag, aktivt uppdrag, inaktivt uppdrag, bokföringskonto, konto, artikelnummer