Byråstöd
Så här jobbar du smart med Uppdrag
Byråstöd är din klienthanterare i Spiris, där du kan starta och redigera samarbeten, följa upp ditt löpande arbete och komma åt både kunduppgifter och dina kunders funktioner. I det här avsnittet går vi lite djupare in på hur du bäst kan använda Uppdrag och hur de hänger ihop med andra funktioner.
Uppdrag – så skapar du kontroll, effektivitet och trygghet
Att arbeta med Uppdrag ger en tydlig struktur över allt arbete som görs för en kund. Du får bättre kontroll, högre kvalitet i leveranserna och minskad risk för missade deadlines – särskilt eftersom bevakningspunkter kan uppdateras helt automatiskt.
Skapa och lägga upp uppdrag
Du lägger upp nya uppdrag i Underhåll - Uppdrag i huvudmenyn.
Det finns ett antal standarduppdrag, som du kan redigera så de passar dina syften eller så lägger du bara till nya. Vilka uppdrag tänker ni arbeta med? Begränsa antalet och lägg inte till för många, det gör det svårare att ha koll på.
När uppdraget är skapat kan det läggas till på en specifik kund via Kunder och fliken Uppdrag.
Det innebär att alla arbetsmoment definieras, ansvariga utses och rätt pris säkras från början.
Lägg in bevakningspunkter
Varje uppdrag kan ha en eller flera bevakningspunkter – moment som ska följas upp eller bockas av. Lägg in dem när du skapar eller redigerar uppdraget, det skapas automatiskt en bevakningslista för varje uppdrag som har bevakningspunkter kopplat till sig.
Ett tips är att inte lägga till mer än 5-6 bevakningspunkter per uppdrag och använd korta namn. Det gör att bevakningslistan blir överskådligare!
Automatisera klarmarkeringar
Du kan ange att en bevakningspunkt ska markeras som slutförd automatiskt när en viss händelse sker i funktionerna Bokföring & Fakturering, Skatt & Bokslut eller Spiris Lön.
Exempel:
En bevakningspunkt för Momsdeklaration skickad kan markeras slutförd automatiskt när momsrapporten skickas i funktionen Bokföring & Fakturering. Det blir mindre manuell administration, minskad risk för missade moment och ökad leveranstrygghet.
Klarmarkera dina uppdrag/bevakningspunkter
Koppling till kund – all information samlad
Uppdrag är en tjänst eller arbetsinsats som utförs för en viss kund. Genom att lägga till medarbetare på ett uppdrag, styr du vilka funktioner medarbetaren ska ha tillgång till för kunden.
Alla uppdrag sparas på Kunder under fliken Uppdrag, vilket ger en samlad vy över vad som görs och till vilket pris.
När du skapar/ändrar ett uppdrag anger du:
-
Vilken medarbetare som är ansvarig.
-
Vilka medarbetare på byrån som deltar på uppdraget.
Du behöver också ange vilken prissättning som gäller för uppdraget på fliken Prissättning, även om du har angett en prislista för kunden.
-
Ange om uppdraget ska ha fast pris, timpris eller transaktionspris.
Prissättning på ett kunduppdrag
Koppla tidsregistreringar till ett uppdrag
Aktiviteterna för tidsregistrering på ett uppdrag används av medarbetarna för att registrera sin tid. Kontrollera och matcha aktiviteterna med artiklarna som du har i ditt löneprogram eller redovisningssystem. Läs mer i avsnittet Aktiviteter för tidsregistering.
Uppdragsbrev - trygghet och tydlighet från start
Ett uppdragsbrev är grunden för ett smidigt samarbete mellan dig och din kund. Det klargör snabbt vad som ska göras, vem som ansvarar för vad, när det ska vara klart och vad det kostar. Med ett tydligt avtal redan från början slipper ni missförstånd och lägger grunden för långvariga kundrelationer.
Håll koll på dina uppdrag
Alla uppdrag kan följas upp via Bevakningslistor och på Kunder under fliken Uppdrag.
I listorna ser du status per period (t.ex. Klar, Pågående, Ej påbörjad). Uppdragen kan filtreras, sorteras och du ser vilka bevakningspunkter som är klara och vilka som behöver följas upp.
Översikt finns även i rapporter och kundvyer – med nedlagda timmar, planerade timmar och faktureringsstatus.
KYC - Allmän riskbedömning och Kundkännedom
I den allmänna riskbedömningen ska företagets tjänster/uppdrag analyseras och bedömas utifrån risken att utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism.
Den Allmänna riskbedömningen är kostnadsfri för din byrå.
Kundkännedom - betalar ni per kund och år.
Läs och lär dig mer om varför du ska aktivera KYC i avsnittet KYC - Kundkännedom.
