Byråstöd
Kom igång som administratör
Här ser du vad du som administratör gör innan redovisningsbyrån börjar arbeta med Byråstöd.
Innan du börjar
Kontrollera i Spiris att dina kollegor har tillgång till Byråstöd. I Spiris loggar du in och administrerar användarnas tillgång.
Om du vill ha hjälp med att importera dina kunder från ett annat program kontaktar du support.
Gör inställningar för byrån
Inställningarna är viktiga. Om du gör dem rätt från början sparar du tid senare.
|
Gör alla nödvändiga inställningar för din byrå under Underhåll - Byråinställningar. |
|
|
Gå igenom faktureringsinställningarna. Där väljer du vilken detaljnivå du vill använda för fakturaunderlaget. |
|
|
Lägg in kontorstider under helgdagar. Helgdagsschemat talar om hur helgdagarna ska påverka medarbetarnas normala arbetstid. |
Om du vill använda lokalt installerade program, till exempel Visma Administration, Visma Bokslut eller Visma Skatt, startar du dem via Visma Advisor Connect. Gå till Underhåll - Byråinställningar - Övriga inställningar för att ladda ner Visma Advisor Connect.
Visa eller dölja fält i Tid- och utläggsregistrering
Ladda ner och installera Visma Advisor Connect till Byråstöd
Lägg till medarbetare och behörigheter
Du lägger till medarbetare under Underhåll - Medarbetare. När administratören ger medarbetaren tillgång via Spiris, läggs medarbetaren automatiskt upp här.
Nu kan du lägga till arbetsschema för varje medarbetare på fliken Arbetsschema.
Administrera tillgång till funktion och användare
Lägg till arbetsschema på medarbetaren
Behörigheter
Ange behörighetsnivåer, så att medarbetarna får tillgång till de delar de behöver arbeta med.
Ställ in behörighet på medarbetare
Åtkomst till kundens funktioner
Behörigheten styr vad medarbetaren kan göra i Byråstöd. Åtkomsten till en kunds funktion i ett samarbete, till exempel
- Gå till Kunder och välj kunden.
- Välj fliken Uppdrag.
- Lägg till medarbetaren som uppdragsansvarig eller deltagande medarbetare på det uppdrag som är kopplat till samarbetet.
- Välj Spara. Då uppdateras medarbetarnas åtkomst till samarbetet i Spiris.
Ska en extern revisor få tillgång kan du registrera en användare med rollen Revisor i Spiris.
Vad gör jag om medarbetaren inte kommer åt ett samarbete för en kund?
Lägg upp uppdrag
Uppdragen behövs både när medarbetarna registrerar tid och när du skapar bevakningslistor. I bevakningslistorna får du en överblick över aktuell status.
Det finns ett antal standarduppdrag som du kan redigera efter behov. Du kan också lägga till nya. Fundera på vilka uppdrag byrån behöver. Ju färre uppdrag, desto lättare är det att hålla koll på dem.
Lägg till bevakningspunkter på uppdragen
I ett uppdrag anger du bevakningspunkter, som gör det enklare att följa upp arbetet. Gå igenom de standardiserade bevakningspunkterna och anpassa dem efter byråns behov.
Lägg helst inte till fler än 5–6 bevakningspunkter per uppdrag och använd korta namn. Då blir bevakningslistan lättare att överblicka.
Förenkla arbetet genom att lägga till automatiskt uppdaterade bevakningspunkter där det är möjligt. Läs mer i avsnittet Klarmarkera dina uppdrag/bevakningspunkter.
Så här jobbar du smart med Uppdrag
Koppla tidregistreringar till ett uppdrag
Medarbetarna registrerar sin tid på uppdragets aktiviteter för tidregistrering. Kontrollera och matcha aktiviteterna med artiklarna som du har i ditt löneprogram eller redovisningssystem. Läs mer i avsnittet Aktiviteter för tidregistrering.
Lägg till prislistor och utlägg
När du lägger upp en prislista är det aktiviteterna som finns upplagda på respektive uppdrag som du prissätter. Beroende på hur aktiviteterna är definierade under Underhåll - Uppdrag kan en aktivitet antingen prissättas per timme eller per transaktion. Läs mer i Prislistor och Lägg till en ny prislista. Ska du uppdatera dina priser? Läs mer i Lägg upp en ny period inför en prisförändring.
Använd så få prislistor som möjligt. Då har du färre listor att underhålla och uppdatera.
Har byrån utlägg som återkommer ofta? Skapa ett register för återkommande byråutlägg. Då hämtar du utläggen därifrån och informationen fylls i automatiskt.
KYC - Allmän riskbedömning och Kundkännedom
Den allmänna riskbedömningen är en central del av byråns penningtvättsarbete. I den allmänna riskbedömningen analyserar och bedömer byrån sina tjänster utifrån risken att de utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. Slutför helst den allmänna riskbedömningen innan du går vidare med de kundspecifika bedömningarna. Då förs delar av den över till kundkännedomen, vilket gör arbetet avsevärt enklare för alla medarbetare som arbetar med Kundkännedom.
Den Allmänna riskbedömningen är kostnadsfri för din byrå.
För Kundkännedom betalar byrån per kund och år.
Läs mer om varför du ska aktivera KYC i avsnittet KYC - Kundkännedom.
Nu har du gjort de grundläggande inställningarna för att kunna börja arbeta. Det finns fler inställningar som du kan ha nytta av, till exempel rutiner och egna fält.
Lägg till rutiner för byrån
Som administratör kan du lägga till rutiner för din byrå. I rutinerna hittar medarbetarna till exempel information om hur kunderna ska administreras och vad de ska tänka på när de bjuder in en kund till ett samarbete. Rutinerna svarar på medarbetarnas frågor även när du inte är på plats.
Egna fält - lägg till användbar information i kundregistret
Behöver du spara information om en kund som det inte finns något fält för? Skapa egna fält. Du kan också sortera och filtrera kunduppgifterna på dem. Du kan till exempel lägga till ett fält som anger vilket regelverk en kund följer för årsredovisningen. Det här är information som är enkel att ange och lätt att hitta.
Gå vidare till nästa steg: Kom igång som användare
Sökord: kom igång, administratör, admin, byråinställningar, medarbetare, behörigheter, uppdrag, prislistor, bevakningspunkter, rutiner, åtkomst till kund, åtkomst till funktion, behörighet Skatt & Bokslut, behörighet Bokföring & Fakturering, deltagande medarbetare, uppdragsansvarig, revisor