Byråstöd
Kom igång som användare
Här ser du hur du kommer igång med det dagliga arbetet i Byråstöd.
Innan du börjar
Vad du har tillgång till och kan se beror på vilken behörighet din administratör bestämt att du ska ha. Det finns behörighetsnivåer för följande delar: Underhåll, Kunder, Tider och utlägg, Fakturering, Resursplanering, Rapporter
Har du behörigheten Behörighet till kunder där medarbetaren är kundansvarig, uppdragsansvarig eller deltar i ett uppdrag kan du uppdatera de kunder där du har någon av de rollerna. Övriga kunder kan du se men inte uppdatera. Behöver du arbeta med en viss kund kan du läggas till som deltagare i ett uppdrag på kunden, eller så kan administratören ändra din behörighet. Läs mer i Ställ in behörighet på medarbetare.
Lägg till dina kunder
|
|
Gå igenom guiden under Kunder i huvudmenyn för att lägga till kundinformation. |
|
Lägg till uppdrag på kunden och lägg till uppdragsansvarig och deltagare. Antingen gör du det via guiden när du lägger till kunden eller via fliken Uppdrag. |
|
|
Lägg till prissättning för uppdraget. Antingen gör du det via guiden när du lägger till kunden eller via fliken Prissättning. |
|
|
Starta en KYC (Kundkännedom) för att fastställa din kunds identitet innan du skapar ett uppdragsbrev eller förbinder dig att utföra uppdragen. |
|
|
Skapa ett uppdragsbrev på kunden under fliken Dokumentation - Uppdragsbrev. Beskriv vilket arbete som ska göras, vem som ansvarar för vad, tidsplanen och vad arbetet kostar. Har du redan ett färdigt uppdragsbrev, till exempel ett signerat, sparar du det under Dokumentation - Dokumentarkiv på kunden. |
Aktivera samarbeten
Aktivera samarbeten med dina kunder. Då behöver ni inte längre skicka data mellan er manuellt, eftersom båda parter har tillgång till samma information direkt. Som användare kan du alltid starta ett samarbete. För att redigera eller avsluta ett samarbete måste du ha full behörighet för kunder i Byråstöd och administratörsroll för funktionen i Spiris.
Har du samarbeten? Lägg till genvägen Starta funktioner på Översikten, så startar du kundernas funktioner med färre klick. Välj Lägg till diagram och sedan Starta funktioner.
Registrera tid och utlägg
Du registrerar tid löpande på de uppdrag och aktiviteter du utför för kunden. På så sätt säkerställer du att alla timmar finns registrerade när det är dags att fakturera. Du kan registrera tid manuellt eller med funktionen Start och stopp. Läs mer i avsnitten nedan.
Vill du registrera tid som ska följas upp men inte faktureras på ett uppdrag med timpris? Ange den arbetade tiden i Tid och 0 i Fakturerbar tid. Visas inte fältet Fakturerbar tid är det avstängt under Underhåll - Byråinställningar, fliken Tider och utlägg. Be i så fall administratören att slå på det. Tid som du lägger på byråns eget arbete registrerar du på Intern kund. Läs mer i Hur registrerar jag intern tid?
Registrera tid via Start- och Stoppklocka
Registrera tid via ikonen för Tidregistrering
Registrera tid manuellt via dag- eller veckovy
Registrera utlägg
När du registrerar ett utlägg kopplar du det till kund och uppdrag och anger om det ska faktureras. Utlägg som ska faktureras kommer med när du skapar fakturaunderlag för kunden.
Få en överblick med bevakningslistan
Bevakningslistor ger dig en bra överblick över dina kunduppdrag. Du kan se status, följa upp att alla uppdrag blir genomförda och se när de slutfördes.
Om du har ett samarbete i Bokföring & Fakturering
Om du fakturerar
Har du behörighet att skapa fakturor? I de här avsnitten får du hjälp att komma igång.
Bra jobbat! Nu har du grunderna för att börja arbeta. Här är några fler funktioner som du kan ha nytta av.
Översikt - din sida
Börja gärna arbetsdagen på Översikt. Den visar olika diagram, en anslagstavla och praktiska funktioner som Uppdragsöversikt och att göra-anteckningar. Du kan också anpassa sidan genom att välja dina diagram och ordna dem som du vill.
Rutiner - ett bra sätt att hitta information
Om din administratör har lagt till rutiner kan de förenkla det dagliga arbetet för dig. I rutinerna hittar du till exempel information om hur kunderna ska administreras och vad du ska tänka på när du bjuder in en kund till ett samarbete. Rutinerna svarar på många frågor, även när dina kollegor är upptagna.
Ska du komma igång som administratör i Byråstöd? Läs Kom igång som administratör.
Sökord: kom igång, användare, lägga till kund, samarbete, registrera tid, tidregistrering, tidsregistrering, utlägg, bevakningslista, fakturera